受信トレイ（および同僚）を幸せに保つための5つの電子メール習慣
公開: 2017-03-28早くオフィスに着くのは、珍しい、美しい月曜日です。あなたの通勤はいつもほど厄介ではなく、コーヒーはまだ暑く、まだ誰もいません。あなたの心は、通常の気を散らすことなく実際の仕事を成し遂げるこのおいしい機会に競います。
ラップトップを剥がすためにラップトップを開き、27の未読メールを発見します。あなたの肩は絶望して倒れます。これらのうち何も重要ですか？それらのいずれか？もしあなたがそれを見逃したらどうしますか？ふるいを始める方が良い。
これらの数十があなたにまったく関係していないことに気付くと、あなたの欲求不満は上昇します。別の部門の誰かが、鍼cup師が転送した記事の議論について「ループ」することを決めました。下にスクロールして、それは前だった、見てみましょう。 。 。他の6人が叫びました、返信スタイル。 argh。深呼吸。
電子メールのゴーシリーと摂動は多くありますが、私たちは特に逆にされているいくつかのことに気づきました。例で同僚をリードしてください：留意してください。
5 CCの過密を避けてください
あなたの会社の新しいコピーライターであるチェットは、設計部門のポーリーンが使用するためにいくつかの言葉を起草しています。ポーリーンの副、ブランドンは木曜日に彼女のために記入するので、チェットも彼をコピーします。徹底的にしなければなりません。
チェットはまた、彼が次のリリースのグウィンの説明を正確に要約していることを確信していないので、説明のために彼女をコピーしてみませんか？グウィンは、法的審査が必要な文言について何かを言ったので、チェットの理由は、それらの人たちのより良いループを繰り返します。そして、プロジェクトマネージャーのミアは、何が起こっているのかわからないことを嫌っています。送信ボタンから離れて、チェット。
賢明でなければ、比較的小さなタスクは、全スタッフの受信トレイの悪夢に急速に膨らむ可能性があります。そして、あなたがよく意味があり、正当な理由があるとしても、そうでなければ、まともな人間は、返信ボタンでわいせつなことをすることがあります。あなたはそれを危険にさらすことをいとわないですか？
一度に多くの人にメールを送信することが重要な場合は、アドレスをBCCフィールドに配置することを検討してください。そうすれば、対応する人は他の数十個の受信トレイを詰まらせません。
Chetのもう1つのソリューションは、このタスクをより小さなピースに分割することです。デザイナーを1つのメールで更新し、Gwynに別のメールでチェックインし、Legal Corralでポップして、いつか話すことができるかを尋ね、Tamingの午後の計画会議でMiaを尋ねます。そういえば。 。 。
4いつ、いつ電子メールを送信しないかを知っています
電子メールは素晴らしいツールですが、それは多くの場合、リアルタイムの会話の代わりに不十分です。特に、フォローアップの質問をしたり、答えたり、進むにつれて明確にする余地が必要な種類です。いくつかの例：
- あなたの新しい保険プランについてHRと相談しますか？徹底的な電子メールの説明は、書くことは言うまでもなく、読むのが雑用のように聞こえます。メモ帳をつかんで話してください。
- 複雑な技術的問題について専門家を照会しますか？前後の会話は、電子メールよりも迅速に詳細を把握するのに役立つかもしれません。
- 給与局または会社の弁護士と繊細な詳細について話し合う？送信されたフォルダーは、このようなおいしい秘密に最適なリポジトリではないかもしれません。
このバランスの取れた行為の裏側は、いつメールを送信するかを知ることです。時には、問題が単に完全な会話に値しない場合があります。このような瞬間は、電子メールが輝くときです。
問題が緊急である場合、現在は緊急である場合、受信者が受信ボックスをチェックするのを待つよりも、メッセージを送信する方が良いかもしれません。
3件名を忘れないでください
誰もが毎日、あるいはおそらくこれまでに受信トレイを空にするわけではありません。
毎日100のメールを受け取った記者、いくつかは重要なものと他のものは、どの時間が開いても価値があると思われるものをトリアージするかもしれません。このような迅速な判断は、件名にかかっています。忙しい人との通信が永遠に無視されたくないと仮定すると、あなたが書いている理由とそれが重要であることを明確にしなければなりません。
また、簡単にしてください。件名がメールの内容のマイクロポームに似ている必要はありません。
プロのヒント：一部のベテランの電子メールは、半分に書かれたメモを発射する可能性があることに注意して、送信をマッシュする準備ができるまで有効な電子メールアドレスをラインに入れないでください。代わりに、彼らは件名の受信者のアドレスを一時的に貼り付けます。そこでは、時が来たら簡単に見つけて移動できます。この最後のステップは、その件名を記入するための便利なリマインダーになる可能性があります。
2 「+1」レスポンダーもオーバーフォアダーもありません
人々の受信トレイを尊重することは、あなたの送信されたフォルダーがあなたについて言っていることを所有権を取ることを意味します。
あなたの一日を明るくする思慮深い明快な電子メールを書いている同僚は、親指を立てる絵文字よりも価値があります。この種の「+1」の応答は、「クールビーンズ」と言って、友人があなたに空港に乗ることを提供するときに被験者を変えることに似ています。感謝の方法でもう少し見せたくないのですか？
同様に、To-Dos、フォローアップ、そしておそらく何人かのファイナンスのような人との絡み合ったスレッドが、さらに多くの人々と共有することによってより良くなることはめったにありません。あなたが転送されたメッセージの劇団の一部になると、それが何を意味するのか、誰に何を考慮せずにランダムな方向にメッセージを避けて、それはあなたが書いている、または共有することは本当に重要であることを意味します。あなたはもっとうまくやることができます。
1上司にさりげなくスレッドすることで人々を待ち伏せしないでください
あなたが誰かと前後に電子メールを送っていて、彼らが聞きたくないことを伝えているとします。あなたは今まで比較的丁寧に保つことができました：「いいえ、ごめんなさい、その時間枠は現実的ではありません」とあなたは言います。 「はい、私はあなたの懸念を理解していますが、法務チームは私たちがその言葉遣いを変えることはできないと言います。」
次に、次の返信で爆弾が登場します。彼らはあなたのマネージャーをCCにしています。どうやら、この人はあなたの反応に不満を抱いており、エスカレーションが適切であると判断しました。 oof。
誰かのボスをスレッドに追加するのが理にかなっていることがたくさんありますが、これはそれらの1つではありません。この種のスニーク攻撃により、人々は火傷を感じさせます。彼らとのあなたの次の相互作用は、おそらく心からのものになるでしょう。言い換えれば、それはよく見えるものではありません。そして、次回一緒に作業しなければならないときに、それは燃える橋を燃やす危険にさらされます。
幸いなことに、これは簡単に避けることができます。あなたがしなければならないのは、上司を抱きしめようとすることによって盲目の人々ではないことです。
ここまで読んでくれてありがとう、そしてあなたの応答で返信を打つことは控えてください。