5 obiceiuri de e -mail pentru a vă menține căsuța de e -mail (și colegii) fericiți

Este atât de rar, frumos luni, când ajungi la birou devreme. Naveta ta nu a fost la fel de înfiorătoare ca de obicei, cafeaua ta este încă fierbinte și nimeni nu este încă în preajmă. Inima ta curge la această ocazie delicioasă de a face o muncă reală fără distrageri obișnuite.

Vă deschideți laptopul doar pentru a descoperi douăzeci și șapte de e-mailuri necitite. Umerii tăi se trântește în disperare. Câte dintre acestea contează chiar? Faceți vreunul dintre ei? Ce se întâmplă dacă cineva o face și îți lipsește? Mai bine începeți să se cerne.

Frustrarea ta crește pe măsură ce îți dai seama că o duzină dintre aceștia nu te preocupă deloc - cineva dintr -un alt departament a decis să te „bucleze” în discuția lor despre un articol pe care acupuncturistul lor le -a transmis. Derulând în jos, asta a fost înainte, să vedem. . . Alți șase au intrat în stil, Răspunde-All. Argh. Respirații adânci.

Gaucile și perturbațiile e -mailului sunt multe, dar am observat câteva care sunt în special înrăutățite - tipul de greșeli o paragolă de etichetă de e -mail, cum ar fi tu însuți nu ar face niciodată. Conduceți -vă colegii de exemplu: iată numărătoarea noastră de obiceiuri de e -mail sonore de care trebuie să țineți cont.

5 Evitați supraaglomerarea CC

Chet, noul redactor al companiei dvs., redactează câteva cuvinte pentru ca Pauline să fie utilizat în departamentul de proiectare. Deputatul lui Pauline, Brandon, va completa joi pentru ea, așa că Chet îl copiază și el. Trebuie să fie amănunțit.

De asemenea, Chet nu este sigur că rezumă cu exactitate explicația lui Gwyn despre următoarea lor versiune, așa că de ce să nu o copiezi și pentru clarificare? Gwyn a spus ceva despre formularea care are nevoie de o revizuire legală, așa că, motive Chet, buclați -i mai bine pe acei tipi. Și Mia, managerul de proiect, urăște să nu știe ce se întâmplă, așa că, bine, vedeți unde se îndreaptă acest lucru. Înapoi departe de butonul de trimitere, Chet.

O sarcină relativ mică poate balona rapid într-un coșmar de e-mail, dacă nu ești judicios. Și chiar dacă vrei să spui bine și ai motive întemeiate, altfel oamenii decenți fac uneori lucruri indecente cu butonul de răspuns. Sunteți dispus să riscați?

Dacă este vital să trimiteți un e -mail la o mulțime de oameni simultan, luați în considerare să -și pună adresele în câmpul BCC, astfel încât cei care răspund nu vor înfunda zeci de alte căsuțe de e -mail.

O altă soluție pentru Chet ar putea fi să împărțiți această sarcină în piese mai mici: actualizați designerii într -un e -mail, conectați -vă cu Gwyn într -un altul, pop de către corala legală și întrebați când pot vorbi și o apreciază pe Mia la ședința de planificare din această după -amiază. Vorbind despre care. . .

4 Știți când și când să nu trimiteți un e -mail

E-mailul este un instrument fin, dar este adesea un substitut slab pentru conversația în timp real-în special tipul în care aveți nevoie de spațiu pentru a pune sau răspunde la întrebări de urmărire și a clarifica pe măsură ce mergeți. Câteva exemple:

• Consultarea cu HR despre noul dvs. plan de asigurare? O explicație e -mail exhaustivă sună ca o corvoadă de citit, cu atât mai puțin să scriem. Prinde un bloc de notițe și vorbește -l.
• Interogarea unui expert despre o chestiune tehnică complexă? Unele conversații înapoi și înapoi vă pot ajuta să vă reduceți mai repede informațiile decât e-mailul.
• Discutați despre detalii sensibile cu departamentul de salarizare sau cu avocatul companiei? Este posibil ca folderul trimis să nu fie cel mai bun depozit pentru astfel de secrete gustoase.

Partea flip a acestui act de echilibrare este să știi când ar trebui să trimiți un e -mail. Uneori, problema pur și simplu nu merită o conversație completă. Momente ca acestea sunt când e -mailul strălucește.

Dacă problema este urgentă - ca și astăzi, acum urgentă - s -ar putea să vă trimiteți mai bine un mesaj, mai degrabă decât să așteptați ca destinatarii să -și verifice căsuța de e -mail.

3 Nu uitați subiectul

Nu toată lumea își golește inbox -ul zilnic, sau poate vreodată.

Un reporter care primește o sută de e -mailuri în fiecare zi, unele cruciale și altele neînsuflețite, ar putea tria care par să merite timpul ei să se deschidă chiar. Astfel de judecăți rapide se bazează pe subiect. Presupunând că nu doriți ca corespondențele dvs. cu oameni ocupați să meargă pentru totdeauna ignorați, trebuie să lămuriți de ce scrieți și că contează.

De asemenea, păstrați -l scurt. Nu este nevoie ca linia dvs. de subiect să semene cu un micro-poem al conținutului e-mailului dvs.

Sfat Pro: Unii e-mailuri veterani, care se preocupă de aruncarea potențială a unei note pe jumătate scrise, nu pun o adresă de e-mail validă în linie până nu sunt gata să se trimită. În schimb, lipesc temporar adresa destinatarului în linia subiectului, unde va fi ușor de găsit și de mutat odată ce va veni timpul. Acest ultim pas poate fi un memento util pentru a completa acea linie.

2 Nici un răspuns „+1” și nici un excesiv nu pot fi

Respectarea căsuțelor de e -mail ale oamenilor înseamnă a -ți lua proprietatea asupra a ceea ce spune folderul tău trimis despre tine.

Un coleg care scrie un e-mail gânditor și lucid, care îți luminează ziua merită mai bine decât un emoji cu degetul mare. Acest tip de răspuns „+1” este asemănător cu a spune „fasole cool” și schimbarea subiectului atunci când un prieten vă oferă o plimbare la aeroport. Nu doriți să arătați un pic mai mult în calea de apreciere, sau cel puțin de recunoaștere?

În mod similar, un fir încurcat de do-dos, monitorizări și poate someone-in-finanț-can-pot-răspunde-că incertitudinile este rareori îmbunătățită prin împărtășirea lui cu încă mai mulți oameni. Când deveniți parte a trupei de jonglerie cu mesaje transmise, evitând constant mesaje în indicații aleatorii, cu puțină atenție pentru ceea ce înseamnă sau cu cine, implică nimic din ceea ce scrieți sau împărtășiți contează cu adevărat. Poți să te descurci mai bine.

1 Nu vă îmbrăcați oamenii prin filetând întâmplător în șeful lor

Să presupunem că ați trimis un e -mail înainte și înapoi cu cineva, spunându -le ceva ce nu vor să audă. Ați reușit să mențineți lucrurile relativ politicoase până acum: „Nu, îmi pare rău, acest interval de timp nu este realist”, spuneți. „Da, înțeleg îngrijorarea ta, dar echipa juridică spune că nu putem schimba această formulare.”

Apoi vine bomba în următoarea lor răspuns: sunt managerul tău. Aparent, această persoană este nemulțumită de răspunsurile tale și a decis că o escaladare este în ordine. Oof.

Există o mulțime de ori când are sens să adăugați șeful cuiva într -un fir, dar acesta nu este unul dintre ei. Acest tip de atac de furiș lasă oamenii să se simtă arse; Următoarea dvs. interacțiune cu ei va fi probabil să nu fie cordială. Cu alte cuvinte, nu este un aspect bun. Și riscă să ardeți podurile data viitoare când trebuie să lucrați împreună.

Din fericire, acesta este ușor de evitat; Tot ce trebuie să faceți este să nu fie oameni orbi, încercând să -și folosească șeful ca cudgel.

Vă mulțumim pentru că ați citit până acum și vă rugăm să vă abțineți de la a lovi răspunsuri în răspunsul dvs.