5 hábitos de e -mail para manter sua caixa de entrada (e colegas de trabalho) feliz

É tão rara e bonita segunda -feira quando você chega ao escritório mais cedo. Seu trajeto não era tão irritante quanto de costume, seu café ainda está quente e ninguém está por perto ainda. Seu coração corre com esta deliciosa oportunidade de realizar algum trabalho real sem as distrações usuais.

Você abre seu laptop apenas para descobrir vinte e sete e-mails não lidos. Seus ombros caem em desespero. Quantos deles sequer importam? Algum deles? E se alguém fizer e você sentir falta? Melhor começar a peneirar.

Sua frustração aumenta quando você percebe que uma dúzia delas não o interessa - alguém de outro departamento decidiu "dar um pau você" na discussão de um artigo que o acupunturista encaminhou. Rolando para baixo, isso foi antes, vamos ver. . . Seis outros disputaram o estilo de resposta. Argh. Respirações profundas.

As gaucherias e perturbações do email são muitas, mas notamos alguns que são especialmente criticados - o tipo de erro que um modelo de etiqueta por e -mail como você nunca cometeria. Lidere seus colegas pelo exemplo: aqui está a nossa contagem regressiva dos bons hábitos de e -mail a ter em mente.

5 Evite a superlotação do CC

Chet, o novo redator da sua empresa, está redigindo algumas palavras para Pauline no departamento de design usar. O vice de Pauline, Brandon, estará preenchendo para ela na quinta -feira, então Chet o copia também. Tenho que ser completo.

Chet também não tem certeza de que está resumindo com precisão a explicação de Gwyn sobre o próximo lançamento, então por que não copiá -la para esclarecimentos? Gwyn disse algo sobre a redação que precisa de uma revisão legal; portanto, o Chet Razões, melhor entre esses caras. E MIA, o gerente de projeto, odeia não saber o que está acontecendo, então, bem, você vê para onde isso está indo. Afaste -se do botão Enviar, Chet.

Uma tarefa relativamente pequena pode se lançar rapidamente em um pesadelo de entrada de todos os funcionários, se você não for criterioso. E mesmo se você quer dizer bem e ter bons motivos, caso contrário, os seres humanos decentes às vezes fazem coisas indecentes com o botão Responder-All. Você está disposto a arriscar isso?

Se for vital enviar um email para muitas pessoas de uma só vez, considere colocar seus endereços no campo do BCC, para que aqueles que respondem não obstruem dezenas de outras caixas de entrada.

Outra solução para o Chet pode ser dividir essa tarefa em peças menores: atualize os designers em um email, faça o check -in com Gwyn em outro, estivesse com o curral legal e pergunte quando eles podem conversar e aproveitar a MIA na reunião de planejamento desta tarde. Falando nisso. . .

4 Saiba quando e quando não enviam um e -mail

O email é uma ferramenta fina, mas geralmente é um substituto ruim para conversas em tempo real-particularmente do tipo em que você precisa de espaço para fazer ou responder a perguntas de acompanhamento e esclarecer à medida que avança. Alguns exemplos:

• Consultando o RH sobre seu novo plano de seguro? Uma explicação exaustiva de e -mail parece uma tarefa para ler, muito menos escrever. Pegue um bloco de notas e converse.
• Consultando um especialista sobre um assunto técnico complexo? Algumas conversas de entrada e partida podem ajudá-lo a divulgar os detalhes mais rapidamente do que o email.
• Discutindo detalhes confidenciais com o departamento de folha de pagamento ou o advogado da empresa? Sua pasta enviada pode não ser o melhor repositório para segredos tão saborosos.

O outro lado deste ato de equilíbrio é saber quando você deve enviar um email. Às vezes, o assunto simplesmente não merece uma conversa completa. Momentos como esses são quando o email brilha.

Se o problema for urgente - como, hoje, agora urgente - você pode estar melhor enviando uma mensagem, em vez de esperar que os destinatários verifiquem sua caixa de entrada.

3 Não se esqueça da linha de assunto

Nem todo mundo esvazia sua caixa de entrada diariamente, ou talvez nunca.

Um repórter que recebe cem e -mails todos os dias, alguns cruciais e outros insanos, pode triagem que parece que vale a pena abrir. Tais julgamentos rápidos dependem da linha de assunto. Supondo que você não deseja que suas correspondências com pessoas ocupadas sejam ignoradas para sempre, você deve esclarecer por que está escrevendo e que isso importa.

Além disso, mantenha -o breve. Não há necessidade de sua linha de assunto parecer um micro-poem do conteúdo do seu e-mail.

Dica profissional: alguns e-mails veteranos, cautelosos de disparar potencialmente disparando uma nota meio escrita, não coloque um endereço de e-mail válido na linha até que estejam prontos para esmagar o envio. Em vez disso, eles colam temporariamente o endereço do destinatário na linha de assunto, onde será fácil encontrar e mover quando chegar a hora. Esta última etapa pode ser um lembrete útil para preencher essa linha de assunto.

2 Nem um respondedor "+1" nem um mais avançado

Respeitar as caixas de entrada das pessoas significa assumir a propriedade sobre o que sua pasta enviada diz sobre você.

Um colega que escreve um e-mail lúcido e atencioso que ilumina o seu dia merece melhor do que um emoji para cima. Esse tipo de resposta "+1" é semelhante a dizer "feijão legal" e mudar de assunto quando um amigo oferece uma carona para o aeroporto. Você não quer mostrar um pouco mais em termos de apreciação, ou pelo menos reconhecimento?

Da mesma forma, um fio emaranhado de tarefas, acompanhamentos e talvez-Someone-in-finanças, pode-se-resposta-que as incertezas raramente são melhoradas, compartilhando-o com ainda mais pessoas. Quando você se torna parte da trupe de malabarismo com mensagens encaminhadas, desmaios constantemente em direções aleatórias com pouca consideração pelo que isso significa ou a quem, isso implica nada que você está escrevendo ou compartilhando realmente importa. Você pode fazer melhor.

Eu não emboscam pessoas enfiando casualmente em seu chefe

Suponha que você esteja por e -mail com alguém, dizendo a eles algo que eles não querem ouvir. Você conseguiu manter as coisas relativamente educadas até agora: "Não, me desculpe, esse tempo não é realista", você está dizendo. "Sim, eu entendo sua preocupação, mas a equipe jurídica diz que não podemos mudar essa redação."

Depois vem a bomba em sua próxima resposta: eles estão cc-ing seu gerente. Aparentemente, essa pessoa está descontente com suas respostas e decidiu que uma escalada está em ordem. Oof.

Há muitas vezes em que faz sentido adicionar o chefe de alguém a um tópico, mas este não é um deles. Esse tipo de ataque furtivo deixa as pessoas queimadas; Sua próxima interação com eles provavelmente ficará aquém do cordial. Em outras palavras, não é uma boa aparência. E corre o risco de queimar pontes da próxima vez que você tiver que trabalhar juntos.

Felizmente, este é fácil de evitar; Tudo o que você precisa fazer é não ser cego, tentando usar seu chefe como cudgel.

Obrigado por ler até agora e evite acertar a resposta em sua resposta.