5 E -Mail -Gewohnheiten, um Ihren Posteingang (und Mitarbeiter) glücklich zu halten

Es ist dieser seltene, schöne Montag, wenn Sie es früh ins Büro schaffen. Ihr Pendelverkehr war nicht so ärgerlich wie immer, Ihr Kaffee ist immer noch heiß und niemand ist da. Ihr Herz rast bei dieser köstlichen Gelegenheit, ohne die üblichen Ablenkungen tatsächlich Arbeiten zu erledigen.

Sie schälen Ihren Laptop nur, um siebenundzwanzig ungelesene E-Mails zu entdecken. Deine Schultern sinken verzweifelt. Wie viele davon ist überhaupt wichtig? Einen von ihnen? Was ist, wenn man es tut und du es vermisst? Besser anfangen zu sitzen.

Ihre Frustration steigt, als Sie erkennen, dass ein Dutzend davon Sie überhaupt nicht betrifft - etwas anderes aus einer anderen Abteilung, Sie über die Diskussion eines Artikels zu „Schleifen“ zu einem Artikel, der ihr Akupunkteur weitergeleitet hat. Das Scrollen nach unten, das war vorher, mal sehen. . . Sechs andere mischten sich ein, Antworten. Argh. Tiefe Atemzüge.

Die Gaucherien und Störungen von E -Mails sind viele, aber wir haben einige, die besonders beschimpft sind, bemerkt - die Art von Fehlern, die ein Paragon der E -Mail -Etikette wie Sie niemals machen würde. Leiten Sie Ihre Kollegen mit Beispiel: Hier ist unser Countdown von soliden E -Mail -Gewohnheiten, die Sie beachten sollten.

5 Vermeiden Sie die Überfüllung von CC

Chet, der neue Texter Ihres Unternehmens, entwickelt ein paar Wörter für Pauline in der Designabteilung, um sie zu verwenden. Der Stellvertreter von Pauline, Brandon, wird am Donnerstag für sie ausfüllen, also kopiert ihn auch Chet. Muss gründlich sein.

Chets ist auch nicht sicher, ob er Gwyns Erklärung ihrer nächsten Veröffentlichung genau fasst. Warum also nicht auch zur Klärung kopieren? Gwyn sagte etwas über den Wortlaut, der eine rechtliche Überprüfung brauchte. Zurück von der Schaltfläche Senden, Chet.

Eine relativ kleine Aufgabe kann schnell in einen All-Staff-Posteingang Albtraum einteilen, wenn Sie nicht vernünftig sind. Und selbst wenn Sie es gut meinen und gute Gründe haben, ansonsten tun anständige Menschen manchmal unanständige Dinge mit der Antwort. Sind Sie bereit, es zu riskieren?

Wenn es wichtig ist, eine E -Mail gleichzeitig an viele Menschen zu senden, sollten Sie ihre Adressen in das BCC -Bereich einstellen, damit diejenigen, die antworten, nicht Dutzende anderer Posteingänge verstopfen.

Eine andere Lösung für Chet könnte darin bestehen, diese Aufgabe in kleinere Stücke zu zerlegen: Aktualisieren Sie die Designer in einer E -Mail, melden Sie sich bei Gwyn in einer anderen an, pop von dem legalen Korral und fragen Sie, wann sie sprechen können, und bewerten Sie MIA bei der Planungstreffen dieses Nachmittags. Apropos. . .

4 Wissen Sie, wann und wann Sie keine E -Mail senden sollen

E-Mail ist ein gutes Tool, aber es ist oft ein schlechter Ersatz für Echtzeitgespräche-insbesondere die Art, in der Sie Platz benötigen, um Follow-up-Fragen zu stellen oder zu beantworten und zu klären, während Sie weitergehen. Einige Beispiele:

• Beratung mit HR über Ihren neuen Versicherungsplan? Eine erschöpfende E -Mail -Erklärung klingt nach Lesen, geschweige denn zu schreiben. Schnapp dir einen Notizblock und rede darüber.
• Einen Experten für eine komplexe technische Angelegenheit abfragen? Einige Hin- und Her-Gespräche könnten Ihnen helfen, die Einzelheiten schneller als E-Mail zu grokieren.
• Erörterung sensibler Details mit der Gehaltsabteilung oder dem Anwalt des Unternehmens? Ihr gesendeter Ordner ist möglicherweise nicht das beste Repository für so leckere Geheimnisse.

Die Kehrseite dieses Balanceakts besteht darin, zu wissen, wann Sie eine E -Mail senden sollten . Manchmal verdient die Angelegenheit einfach kein vollständiges Gespräch. Momente wie diese sind, wenn E -Mails leuchten.

Wenn das Problem dringend ist - wie heute dringend -, ist es vielleicht besser, eine Nachricht zu senden, anstatt darauf zu warten, dass die Empfänger ihren Posteingang überprüfen.

3 Vergessen Sie nicht die Betreffzeile

Nicht jeder leert täglich ihren Posteingang oder vielleicht jemals.

Ein Reporter, der jeden Tag hundert E -Mails erhält, einige entscheidende und andere verrückte, könnte ihre Zeit wert scheinen, sich überhaupt zu öffnen. Solche schnellen Urteile hängen über die Betreffzeile ab. Angenommen, Sie möchten nicht, dass Ihre Korrespondenzen mit vielbeschäftigten Menschen für immer ignoriert werden, müssen Sie klarstellen, warum Sie schreiben und dass es wichtig ist.

Halten Sie es auch kurz. Es ist nicht erforderlich, dass Ihre Betreffzeile einem Mikropoem des Inhalts Ihrer E-Mail ähnelt.

Profi-Tipp: Einige erfahrene E-Mailer, die möglicherweise vor einer halb geschriebenen Notiz abgefeuert haben, geben Sie keine gültige E-Mail-Adresse in die Zeile ein, wenn sie zum Mischen von Senden bereit sind. Stattdessen fügen sie die Adresse des Empfängers vorübergehend in die Betreffzeile ein, in der es leicht zu finden und sich zu bewegen ist, sobald die Zeit kommt. Dieser letzte Schritt kann eine nützliche Erinnerung sein, um diese Betreffzeile auszufüllen.

2 weder ein "+1" -Ressender noch ein überwächterer sein

Die Beachtung von Posteingängen der Menschen bedeutet, das Eigentum über das zu übernehmen, was Ihr gesendeter Ordner über Sie sagt.

Ein Kollege, der eine nachdenkliche, klare E-Mail schreibt, die Ihren Tag aufhellt, verdient besser als ein Daumen-hoch-Emoji-Rücken. Diese Art von „+1“ Antwort ist vergleichbar mit der Aussage von „coolen Bohnen“ und dem Ändern des Motivs, wenn ein Freund Ihnen eine Fahrt zum Flughafen anbietet. Möchten Sie nicht ein bisschen mehr in Bezug auf Wertschätzung oder zumindest Anerkennung zeigen?

In ähnlicher Weise wird ein verworrener Thread von Aufgaben, Follow-ups und vielleicht-in-Finanz-Can-Antworten-die Unsicherheiten, die sie mit noch mehr Menschen teilen, selten besser gemacht. Wenn Sie Teil der jonglierenden, vorgeschlagenen Message-Truppe werden und die Nachrichten ständig in zufällige Richtungen schützen, wobei wenig Rücksicht darauf, was sie bedeutet oder für wen, impliziert, dass Sie nicht schreiben oder teilen. Sie können es besser machen.

Ich überfallen keine Menschen, indem sie beiläufig in ihren Chef einfädeln

Angenommen, Sie haben mit jemandem eine E -Mail geschickt und ihm etwas erzählt, das sie nicht hören möchten. Sie haben es geschafft, die Dinge bis jetzt relativ höflich zu halten: „Nein, es tut mir leid, dieser Zeitrahmen ist nicht realistisch“, sagen Sie. "Ja, ich verstehe Ihre Besorgnis, aber das Rechtsteam sagt, wir können diesen Wortlaut nicht ändern."

Dann kommt die Bombe in ihrer nächsten Antwort: Sie sind CC-Ing Your Manager. Anscheinend ist diese Person mit Ihren Antworten unzufrieden und hat entschieden, dass eine Eskalation in Ordnung ist. Oof.

Es gibt viele Male, in denen es sinnvoll ist, den Chef eines Menschen zu einem Thread hinzuzufügen, aber dies ist keiner von ihnen. Mit dieser Art von Schleichanfall fühlen sich die Menschen verbrannt; Ihre nächste Wechselwirkung mit ihnen wird wahrscheinlich herzlich nicht herrschen. Mit anderen Worten, es ist kein gutes Aussehen. Und es riskiert, Brücken zu verbrennen, wenn Sie das nächste Mal zusammenarbeiten müssen.

Glücklicherweise ist dieser leicht zu vermeiden; Alles, was Sie tun müssen, ist keine blinden Menschen, indem Sie versuchen, ihren Chef als Cudgel zu benutzen.

Vielen Dank, dass Sie dies weit gelesen haben, und bitte verzichten Sie darauf, die Antwort in Ihrer Antwort zu treffen.