받은 편지함 (및 동료)을 행복하게 유지하기 위해 5 개의 이메일 습관

일찍 사무실에 올 때는 희귀하고 아름다운 월요일입니다. 당신의 출퇴근은 평소처럼 vexing이 아니었고, 커피는 여전히 뜨겁고 아직 아무도 없습니다. 당신의 마음은이 맛있는 기회에 경쟁하여 일반적인 산만 함없이 실제 작업을 수행 할 수 있습니다.

노트북을 열면 27 개의 읽지 않은 이메일을 발견합니다. 당신의 어깨는 절망에 빠지게됩니다. 이들 중 몇 명도 중요합니까? 그들 중 누구입니까? 하나가 있고 놓친다면 어떻게해야합니까? 체질을 시작하는 것이 좋습니다.

당신의 좌절감은 당신이 이것들 중 수십 명이 당신을 전혀 걱정하지 않는다는 것을 깨달았을 때 증가합니다. 다른 부서의 일부는 침술사가 전달한 기사에 대한 논의에서“당신을 반복”하기로 결정했습니다. 아래로 스크롤, 그 이전이었다. . . 6 명의 다른 사람들이 삐걱 거렸다. 아르. 심호흡.

이메일의 gaucheries와 섭동은 많지만, 우리는 특히 욕설이있는 몇 가지를 발견했습니다. 자신과 같은 이메일 에티켓의 파라곤이 결코하지 않을 것입니다. 예를 들어 동료들을 이끌어냅니다. 여기에 우리의 사운드 이메일 습관이 있습니다.

5 CC 오버 크로 딩을 피하십시오

회사의 새로운 카피라이터 인 Chet은 디자인 부서의 Pauline이 사용할 몇 단어를 작성하고 있습니다. Pauline의 부국장 Brandon은 목요일에 그녀를 위해 채울 것입니다. 그래서 Chet도 그를 복사합니다. 철저해야합니다.

Chet은 또한 그가 다음 릴리스에 대한 Gwyn의 설명을 정확하게 요약하고 있다고 확신하지 못합니다. 그렇다면 설명을 위해 그녀를 복사하지 않겠습니까? Gwyn은 법적 검토가 필요한 문구에 대해 말 했으므로 Chet의 이유는 그 사람들을 더 잘 반복합니다. 그리고 프로젝트 관리자 인 Mia는 무슨 일이 일어나고 있는지 알지 못합니다. 전송 버튼에서 멀리 떨어져 있습니다.

비교적 작은 작업은 신중하지 않으면 All-Staff받은 편지함 악몽에 빠르게 풍선을 올릴 수 있습니다. 그리고 당신이 잘 의미 있고 좋은 이유가 있더라도, 그렇지 않으면 괜찮은 인간은 때때로 회신 버튼으로 무례한 일을합니다. 당신은 그것을 위험에 빠뜨릴 의향이 있습니까?

한 번에 많은 사람들에게 이메일을 보내는 것이 중요하다면, BCC 필드에 주소를 놓는 것을 고려하십시오. 따라서 응답하는 사람들은 수십 개의 다른받은 편지함을 막지 않을 것입니다.

Chet의 또 다른 해결책은이 작업을 작은 조각으로 나누는 것일 수 있습니다. 한 이메일로 디자이너를 업데이트하고, Gwyn과 함께 Gwyn과 체크인하고, 법적 목장에서 팝하고, 언제 대화 할 수 있는지 물어보고 오늘 오후의 계획 회의에서 MIA를 확인하십시오. 말하기. . .

4 언제, 언제 이메일을 보내지 않을지 알고 있습니다

이메일은 훌륭한 도구이지만, 종종 실시간 대화를 대체 할 수없는 경우가 많습니다. 몇 가지 예 :

• 새로운 보험 계획에 대해 HR과 컨설팅 하시겠습니까? 철저한 이메일 설명은 글을 쓰지 않고 읽을 수있는 집안일처럼 들립니다. 메모장을 잡고 이야기하십시오.
• 복잡한 기술 문제에 대해 전문가를 쿼리 하시겠습니까? 일부 대화는 이메일보다 세부 사항을 더 빨리 맥주하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 급여 부서 또는 회사 변호사와 민감한 세부 사항에 대해 논의합니까? 전송 된 폴더는 그러한 맛있는 비밀에 가장 적합한 저장소가 아닐 수 있습니다.

이 밸런싱 행위의 반대 측면은 언제 이메일을 보내야 하는지 알고 있습니다. 때때로 문제는 단순히 완전한 대화를 할 가치가 없습니다. 이와 같은 순간은 이메일이 빛날 때입니다.

문제가 시급한 경우 ( 오늘, 지금 긴급한 경우) 수신자가받은 편지함을 확인하기를 기다리지 않고 메시지를 보내는 것이 더 나을 수 있습니다.

3 제목 줄을 잊지 마십시오

모든 사람이 매일 또는 아마도받은 편지함을 비우는 것은 아닙니다.

매일 100 개의 이메일을받는 기자, 일부는 결정적이며 다른 사람들은 열심히 일할 가치가있는 것 같습니다. 그러한 빠른 판단은 제목 줄에 달려 있습니다. 바쁜 사람들과의 서신이 영원히 무시되기를 원하지 않는다고 가정하면 왜 글을 쓰고 있는지, 그것이 중요하다는 것을 분명히해야합니다.

또한 간단히 유지하십시오. 주제 라인이 이메일 내용의 마이크로 포임과 유사 할 필요가 없습니다.

Pro Tip : 일부 베테랑 이메일자는 잠재적으로 반쯤 쓰여진 메모를 해제하는 데주의를 기울이기 때문에 유효한 전자 메일 주소를 보내지 않을 때까지 줄을 지정하지 마십시오. 대신, 그들은 수신자의 주소를 제목 줄에 일시적으로 붙여 넣습니다. 여기서 시간이 오면 쉽게 찾아서 움직일 수 있습니다. 이 마지막 단계는 해당 제목을 채우는 데 유용한 알림이 될 수 있습니다.

2 “+1”응답자 나 오버 워더가 아닙니다

사람들의받은 편지함을 존중한다는 것은 보낸 폴더가 귀하에 대해 말하는 내용을 소유하는 것을 의미합니다.

당신의 하루를 밝게하는 사려 깊고 명쾌한 이메일을 쓰는 동료는 엄지 손가락 이모티콘보다 더 나은 가치가 있습니다. 이런 종류의 "+1"응답은 "Cool Beans"라고 말하고 친구가 공항으로 타는 것을 제공 할 때 피사체를 바꾸는 것과 유사합니다. 감사의 방식으로 조금 더 보여주고 싶지 않습니까?

마찬가지로, 할 일, 후속 조치 및 아마도 퇴직자가 될 수있는 얽힌 실의 실은 여전히 ​​더 많은 사람들과 공유함으로써 불확실성이 거의 나오지 않는다. 당신이 전달 된 메시지 저글링 극단의 일원이되면, 그것이 의미하는 것과 누구에게도 아무런 의미가없고 무작위 방향으로 메시지를 끊임없이 무작위 방향으로 분배 할 때, 당신이 쓰고 있거나 공유하는 것은 실제로 중요하지 않다는 것을 암시합니다. 당신은 더 잘할 수 있습니다.

1 상사에게 우연히 스레딩하여 사람들을 매복하지 마십시오.

당신이 누군가와 앞뒤로 이메일을 보내고 듣고 싶지 않은 것을 말해 주었다고 가정 해 봅시다. 당신은 지금까지 물건을 상대적으로 정중하게 유지했습니다.“아니요, 미안합니다. 그 시간은 현실적이지 않습니다.”라고 말합니다. "예, 당신의 우려를 이해하지만 법무 팀은 우리가 그 문구를 바꿀 수 없다고 말합니다."

그런 다음 다음 답변에서 폭탄이 나옵니다. 분명히,이 사람은 당신의 반응에 불만이 있고 에스컬레이션이 순서대로 결정되었습니다. 돈.

누군가의 보스를 실에 추가하는 것이 합리적 일 때가 많지만 이것은 그들 중 하나가 아닙니다. 이런 종류의 몰래 공격은 사람들이 불타는 느낌을 남깁니다. 그들과의 다음 상호 작용은 질식에 미치지 못할 것입니다. 다시 말해, 그것은 좋은 모습이 아닙니다. 그리고 다음에 함께 일해야 할 때는 다리를 태울 위험이 있습니다.

다행히도, 이것은 피하기 쉽습니다. 당신이해야 할 일은 상사를 쿠델로 사용하려고 노력함으로써 맹목적인 사람들이 아닙니다.

지금까지 읽어 주셔서 감사합니다. 응답에 답장을 치는 것을 자제하십시오.