5 เคล็ดลับรูปแบบอีเมลมืออาชีพที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ

ผู้ใช้อีเมลมืออาชีพโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลมากกว่าเก้าสิบฉบับต่อวัน นั่นหมายความว่าข้อความของคุณมีการแข่งขันที่ร้ายแรงสำหรับความสนใจของผู้รับ การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการใช้รูปแบบอีเมลธุรกิจที่เหมาะสม

อะไรคือสิ่งที่ยากเกี่ยวกับเรื่องนั้น? คุณกำลังคิด ฉันพิมพ์สิ่งที่ฉันต้องพูดกด ส่ง และออกไป!

ช้าม้วนของคุณที่นั่นแชมป์! วิธีการจัดรูปแบบอีเมลมืออาชีพของคุณสร้างความแตกต่าง การจัดรูปแบบอีเมลที่ดีไม่เพียงทำให้อีเมลของคุณอ่านง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณดูเหมือนมืออาชีพที่สวยงาม

วิธีการเขียนอีเมลมืออาชีพ

1 ให้ความสนใจกับหัวเรื่องของคุณ

หลายคนโยนหัวเรื่องลงในอีเมลเป็นภายหลัง แต่ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลระดับมืออาชีพของคุณได้รับความสนใจที่สมควรได้รับหลังจากนั้นจะไม่ตัดมัน

ข้อมูลเพิ่มเติม: 20 หัวเรื่องอีเมลที่จะเปิดทุกครั้ง

นำมาจากคนที่ส่งอีเมลการตลาดเพื่อหาเลี้ยงชีพ - บรรทัดคำสั่งเป็นสิ่งสำคัญ สามสิบสามเปอร์เซ็นต์ของผู้รับอีเมลตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องเพียงอย่างเดียวหรือไม่ แม้ว่าอีเมลธุรกิจระหว่างผู้ที่รู้จักและทำงานร่วมกันมีแนวโน้มที่จะเปิดมากกว่าสนามขาย แต่หัวเรื่องของคุณยังคงมีจุดประสงค์

• มันบอกผู้รับสิ่งที่คาดหวังในอีเมลบ่อยครั้งที่หัวเรื่องที่ดีที่สุดบอกผู้รับสิ่งที่อยู่ภายใน เมื่อผู้รับของคุณเห็น“ รายงานการตลาดไตรมาสที่สามที่แนบมา” ไม่มีความคลุมเครือเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน
• มันสร้างความสนใจในเนื้อหาของอีเมลหัวเรื่องของคุณสามารถทำให้ความสนใจของผู้รับได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งกับอีเมลเย็นไปยังผู้ติดต่อที่คุณไม่รู้จักดี
• มันสามารถช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญของกล่องจดหมายที่ยุ่งของพวกเขาหัวเรื่องสามารถสร้างความเร่งด่วนและช่วยให้ผู้รับกำหนดว่าอีเมลใดที่ต้องการความสนใจก่อน

เคล็ดลับบรรทัดหัวเรื่องอีเมล

• ให้มันสั้น
• หลีกเลี่ยงคำและวลีฟิลเลอร์
• อย่าใช้หมวกทั้งหมดหรือเครื่องหมายวรรคตอนที่มากเกินไป
• รู้วิธีหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม

2 ได้รับการทักทายที่ถูกต้อง

คำปราศรัยอีเมลมืออาชีพอาจเป็นเรื่องยากเว้นแต่คุณจะรู้ว่าการทักทายอีเมลและไม่ควรทำ เล่นตรงเกินไปและคุณจะฟังดูน่าเบื่อ ไม่เป็นทางการเกินไปและคุณจะไม่เป็นมืออาชีพ คุณจะหาสมดุลได้อย่างไร?

แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับได้ดี แต่คำทักทายที่ไม่เหมาะสมสำหรับอีเมลธุรกิจ หากอีเมลระดับมืออาชีพของคุณถูกส่งต่อหรือกลายเป็นส่วนหนึ่งของ การตอบกลับทั้งหมด ห่วงโซ่ผู้คนนอกเหนือจากผู้รับที่คุณตั้งใจจะเห็น รักษาความเป็นมืออาชีพ มาร์ตินอาจเป็นเพื่อนของคุณ แต่บันทึกเสียงล้อเล่นที่ขี้เล่นเมื่อคุณออกจากนาฬิกา

เป็นเรื่องดีที่จะใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรกับคนที่คุณรู้จักหรือทำงานอย่างใกล้ชิดโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบุคคลนั้นอยู่ในระดับ บริษัท เดียวกันกับคุณหรืออย่างน้อยก็ไม่ได้สูงกว่าห่วงโซ่อาหาร สำหรับการสื่อสารในที่ทำงานเกือบทั้งหมด HI เป็นคำทักทายที่เหมาะสม

เมื่อคุณกำลังเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ (เช่นจดหมายปะหน้าหรืออีเมลถึงระดับสูงระดับสูง) ให้ใช้ Dear ตามด้วยเกียรตินามสกุลนามสกุลและลำไส้ใหญ่ของผู้รับ

ข้อมูลเพิ่มเติม: วิธีเริ่มอีเมล: 6 การแนะนำที่ไม่เคยล้มเหลวและ 6 เพื่อหลีกเลี่ยง

3 จัดรูปแบบเนื้อหาของอีเมลมืออาชีพของคุณอย่างถูกต้อง

ด้วยหัวเรื่องของคุณและทักทายออกไปได้เวลาที่จะสร้างเนื้อหาของอีเมลของคุณ มีมากกว่าที่จะทำให้ถูกต้องมากกว่าเพียงแค่วางกระแสของความคิดและกดปุ่ม ส่ง

• ให้สั้น ๆข้อความอีเมลสั้นอาจยังคงใช้เวลาเขียน ใช้เวลาในการจัดระเบียบความคิดของคุณ (การใช้โครงร่างสามารถช่วยคุณจัดรูปแบบอีเมลของคุณหากข้อความของคุณซับซ้อน)
• อย่าอธิบายมากเกินไปต่อต้านความอยากที่จะครอบงำผู้รับของคุณด้วยข้อมูลมากเกินไป ไปถึงจุดและให้พื้นฐาน หากจำเป็นให้แนบเอกสารที่มีข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมหรือเสนอให้ส่งเอกสารตามคำขอของผู้รับ
• ข้ามการจัดรูปแบบแฟนซีกราฟิกและแบบอักษรที่ผิดปกติอาจทำให้อีเมลการตลาดเปล่งประกาย แต่อีเมลมืออาชีพไม่ต้องการเครื่องประดับใด ๆ ไคลเอนต์อีเมลทั้งหมดจะไม่แสดงการจัดรูปแบบของคุณอย่างถูกต้องดังนั้นให้ติดกับตัวอักษร 11 หรือ 12 จุดเริ่มต้นและข้อความสีดำ ใช้ข้อความตัวหนาและตัวเอียงเท่าที่จำเป็น

จัดรูปแบบอีเมลของคุณเช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจโดยมีพื้นที่สองเท่าระหว่างวรรคและไม่มีการเยื้อง (ไม่เป็นไรที่จะเยื้องข้อความที่ยกมา)

4 ปิดอย่างมีสไตล์

อย่าลืมลงนามในอีเมลของคุณ คุณจะต้องมีการลงชื่อเข้าใช้ที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพเช่น สิ่งที่ดีที่สุด หรือ ขอบคุณ สำหรับอีเมลส่วนใหญ่และ ขอแสดงความนับถือ สำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการ

ข้อมูลเพิ่มเติม: วิธีจบอีเมล: 9 ไม่เคยลงชื่อเข้าใช้และ 9 เพื่อหลีกเลี่ยง

อย่าลืมเพิ่มลายเซ็นมืออาชีพ (ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณสร้างรายการที่จะผนวกเข้ากับทุกข้อความโดยอัตโนมัติ) รวมชื่อเต็มชื่อ บริษัท ที่คุณทำงานและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณอาจพิจารณาเพิ่มลิงค์ไปยังโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณและบัญชีโซเชียลมีเดียระดับมืออาชีพที่คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานธุรกิจสามารถเข้าถึงได้

5 พิสูจน์อักษร!

อีเมลของคุณยังไม่สมบูรณ์จนกว่าคุณจะพิสูจน์อักษร ใช้ไวยากรณ์เพื่อช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดในขณะที่คุณไป แต่โปรดจำไว้ว่าแอพนี้เป็นการปรับปรุงการพิสูจน์อักษรไม่ใช่แทน ใช้เวลาในการพิสูจน์อักษรตัวเองและตรวจสอบไวยากรณ์ที่ราบรื่นและกำจัดคำพูด ดูการพิมพ์ผิดที่คุณอาจใช้คำที่คล้ายกัน แต่ไม่ได้ตั้งใจอย่างสมบูรณ์ (คุณอาจขอเวลาหยุดเพื่อเข้าร่วมการบรรยายคลาริเน็ตลูกชายของคุณ แต่การที่ ฉัน หายไปใน การบรรยาย จะทำให้เป็นอีเมลที่น่าจดจำ ... และไม่ใช่วิธีที่ดี)

ที่เกี่ยวข้อง: 7 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบเป็นภาษาอังกฤษ

6 คุณสมบัติของไวยากรณ์สำหรับมืออาชีพ

ไวยากรณ์มักจะกลับมาพร้อมกับการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และช่วยให้แน่ใจว่าการเขียนของคุณดูขัดเงา แต่คุณรู้หรือไม่ว่าผู้ช่วยการเขียนของไวยากรณ์มีโรงไฟฟ้าของคุณสมบัติที่มุ่งเน้นไปที่มืออาชีพโดยเฉพาะ? ข้อเสนอแนะการเขียนของเราจะตั้งค่าสถานะข้อความที่พูดมากเกินไปและเปลี่ยนประโยคทั้งหมดเพื่อให้ชัดเจนขึ้นช่วยให้แน่ใจว่าเสียงของคุณได้รับการถ่ายทอดตามที่คุณตั้งใจไว้ข้อมูลสำคัญที่เป็นตัวหนาในข้อความของคุณและวรรคใหม่ที่แสดงรายการหลายรายการเป็นรายการกระสุนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญ