5 Правильные профессиональные советы по формату электронной почты, которые помогут вам добиться успеха

Опубликовано: 2017-11-16

Средний профессиональный пользователь электронной почты получает более девяносто электронных писем в день. Это означает, что ваше сообщение имеет серьезную конкуренцию за внимание получателя. Четкое, эффективное общение начинается с использования правильного формата бизнес -электронной почты.

Что в этом сложно? ты думаешь. Я набираю то, что я могу сказать, ударил отправить , и это уходит!

Замедли свой ролл, чемпион! То, как вы форматируете свою профессиональную электронную почту, имеет значение. Мало того, что хороший форматирование электронной почты облегчает чтение вашего письма, но и делает вас похожим на отточенного профессионала.

Напишите более отточенные электронные письма,

функции Grammarly для профессионалов помогают

Как написать профессиональную электронную почту

1 Обратите внимание на вашу теме.

Многие люди бросают теме в электронное письмо в качестве запоздалой мысли. Но если вы хотите убедиться, что ваша профессиональная электронная почта получает внимание, которого она заслуживает, запоздалая мысль не будет ее сократить.

Более подробная информация: 20 строк темы электронной почты, которые будут открываться каждый раз

Возьмите это от людей, которые отправляют маркетинговые электронные письма для жизни - разумные линии важны. Тридцать три процента получателей электронной почты решают, открывать ли электронную почту только на линии темы. Хотя деловые электронные письма между людьми, которые знают и работают друг с другом, гораздо чаще открываются, чем продажи, ваша тематическая линия по -прежнему служит цели.

Он говорит получателю, чего ожидать в электронном письме.Часто лучшая тематическая линия говорит получателю именно то, что находится внутри. Когда ваш получатель видит «маркетинговые отчеты в третьем квартале», нет никакой двусмысленности в том, почему вы пишете.
Это создает интерес к контенту электронной почты.Ваша тематическая линия может привести к интересу получателя. Это особенно важно с холодными электронными письмами для контактов, которые вы плохо знаете.
Это может помочь получателю расставить приоритеты в их занятом почтовом ящике.Строка темы может создать срочность и помочь получателю определить, какие электронные письма сначала требуют внимания.

Вот совет:поскольку их часто используют маркетологи, а спамеры, слова и фразы, такие как «срочный» и «ответ необходимым», потеряли часть своей эффективности в качестве линий тематических предметов электронной почты. Попробуйте быть более конкретным: «Ответьте EOD в пятницу».

Электронная почта

Держите это коротким.
Избегайте слов и фраз наполнителя.
Не используйте все крышки или чрезмерную пунктуацию.
Знайте, как избежать спам -фильтров.

Вот совет:Хотите убедиться, что ваши электронные письма всегда выглядели великолепно? Грамматика может спасти вас от ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок, неясного языка и других вопросов письма.

2 Получите приветствие правильно.

Профессиональные приветствия по электронной почте могут быть сложными, если вы не знаете, что какое -то письмо по электронной почте сделают и не делают. Играйте слишком прямо, и вы будете казаться душным. Слишком неформально, и вы станете непрофессиональным. Как найти баланс?

Эй, Мартин !!! Ваззап?!

Привет, Мартин,

Даже если вы хорошо знаете получателя, заслуженные приветствия неуместны для бизнес -электронной почты. Если ваша профессиональная электронная почта передается или становится частью ответа во всей цепочке, люди, кроме вашего предполагаемого получателя, увидят его. Держите это профессиональным. Мартин может быть вашим приятелем, но сохраните игривый стеб, когда вы уходите.

Хорошо использовать дружеский тон с кем -то, с кем вы знаете или работаете в тесном контакте, особенно если этот человек находится на том же уровне компании, что и вы, или, по крайней мере, не намного выше пищевой цепи. Почти для всех общения на рабочем месте, HI - это подходящее приветствие.

Вот совет:используйте более формальный стиль, если ваша компания требует этого или когда человек, которого вы отправляете по электронной почте, выше вашего авторитета. В противном случае, отразите то, что делают ваши коллеги. Если электронные письма между людьми в маркетинговой команде обычно открываются с Hey , не стесняйтесь следить за этим.

Когда вы пишете официальные электронные письма (такие как сопроводительные письма или электронные письма для превосходства высокого уровня), используйте дорогой, за которым следует почетная фамилия получателя и толстая кишка.

Дорогая мисс Смит:

Вот совет:если пол получателя неизвестен, или если их имя наименьшее биловое неоднозначное, вместо этого используйте полное имя:

Уважаемый Терри Смит:

Вот совет:избегайте почетных, которые подразумевают семейное положение, такие как «миссис» Используйте «Мисс» вместо.

Больше информации: как начать электронное письмо: 6 бесконечных внедрений и 6, чтобы избежать

3 Отформатируйте тело вашего профессионального электронного письма правильно.

С вашей темой и приветствием с дороги, пришло время создать тело вашей электронной почты. Есть нечто большее в том, чтобы сделать это правильно, чем просто отложить поток мыслей и ударить отправку .

Держите это кратким.Короткие сообщения электронной почты могут по -прежнему занять некоторое время, чтобы написать. Найдите время, чтобы организовать свои мысли. (Использование контура может помочь вам отформатировать вашу электронную почту, если ваше сообщение сложное.)
Не переполняйте.Сопротивляйтесь к желанию сокрушить вашего получателя слишком большим количеством информации. Добраться до сути и обеспечить основы. При необходимости прикрепите документ с более подробной информацией или предложите отправить его по запросу получателя.
Пропустите причудливое форматирование.Графика и необычные шрифты могут заставлять маркетинговые электронные письма сиять, но профессиональное электронное письмо не требует ни одного из этих атрибутов. Не все почтовые клиенты будут отображать ваше форматирование должным образом, поэтому придерживайтесь 11- или 12-балльного шрифта по умолчанию по умолчанию и черному тексту. Используйте смелый текст и курсив.

Отформатируйте свою электронную почту так же, как деловое письмо, с двойными пространствами между абзацами и без отступа. (Это нормально, чтобы отступить цитируемый текст.)

Вот совет:нужно скопировать и вставить? Вы можете вставить текст без форматирования. Используйте Ctrl + Shift + V на ПК или CMD + Shift + V на Mac. Это лишит все форматирование из наклеженного текста, поэтому не забудьте добавить такие вещи, как гиперссылки, которые могли быть удалены.

4 Закройте его стилем.

Не забудьте подписать свою электронную почту. Вам понадобится дружелюбная, профессиональная подпись, например, все лучшее или спасибо за большинство электронных писем и искренне за формальную переписку.

Больше информации: Как покончить с письмом: 9 никогда не подписавшись и 9, чтобы избежать

Не забудьте добавить профессиональную подпись. (Большинство почтовых клиентов позволяют вам создавать тот, который будет автоматически добавлен к каждому сообщению.) Включите свое полное имя, заголовок, компанию, над которой вы работаете, и ваш номер телефона. Вы также можете рассмотреть возможность добавления ссылки на ваш профиль LinkedIn и любые профессиональные учетные записи в социальных сетях, к которым вы хотите, чтобы коллеги по бизнесу имели доступ.

Вот совет:после того, как вы создали новую подпись, отправьте себе быстрый образец электронной почты, чтобы увидеть, как выглядит форматирование. Имейте в виду, однако, что разные почтовые клиенты могут не отображать вашу подпись совсем одинаковой.

5 корректура!

Ваша электронная почта не завершена, пока вы не прочитаете его. Используйте грамматику, чтобы помочь вам поймать ошибки по ходу дела, но помните, что приложение является улучшением корректуры, а не заменой. Потратьте время, чтобы вычинить себя и проверить плавный синтаксис и устранить многослобое. Следите за опечатками, где вы, возможно, использовали подобное, но совершенно непреднамеренное слово. (Вы можете просить отпуск, чтобы посетить концерт вашего сына в кларнете, но пропавший в концерте я сделаю для незабываемого электронного письма ... и не в хорошем смысле.)

Связанный: 7 полезных советов о том, как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

6 Использование функций Grammarly для профессионалов

Грамматика всегда имеет спину с уловкой орфографией и грамматическими ошибками и помогает гарантировать, что ваше письмо выглядит отполированным. Но знаете ли вы, что помощник по письму Grammarly имеет мощность функций, специально предназначенных для профессионалов? Наши предложения по письму будут отмечать чрезмерно многословные отрывки и преобразовать целые предложения, чтобы сделать их ясными, помочь убедиться, что ваш тон будет передан таким образом, как вы намеревались, жирные ключевые информации в вашем тексте и в параграфах переформатировать многие элементы в виде списков маркировки, чтобы обеспечить важную информацию.