5 نصائح تنسيق البريد الإلكتروني المهنية المناسبة لمساعدتك على النجاح

يتلقى مستخدم البريد الإلكتروني المحترف المتوسط ​​أكثر من تسعين رسائل بريد إلكتروني يوميًا. هذا يعني أن رسالتك لديها بعض المنافسة الجادة على انتباه المستلم. يبدأ التواصل الواضح والفعال باستخدام تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للأعمال.

ما الذي يصعب على ذلك؟ أنت تفكر. أنا أكتب ما يجب أن أقوله ، وضرب إرسال ، وبعد ذلك يذهب!

تبطئ لفة هناك ، بطل! كيف تقوم بتنسيق بريدك الإلكتروني الاحترافي يحدث فرقًا. لا يقتصر الأمر على أن يسهل القراءة تنسيق البريد الإلكتروني الخاص بك على بريدك الإلكتروني ، بل يجعلك تبدو وكأنها محترف مصقول.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا محترفًا

1 انتبه إلى خط الموضوع الخاص بك.

يرمي الكثير من الناس سطر موضوع على بريد إلكتروني كفكرة لاحقة. ولكن ، إذا كنت ترغب في التأكد من أن بريدك الإلكتروني الاحترافي يحصل على الاهتمام الذي يستحقه ، فلن يقوم الفكرة اللاحقة بقطعه.

مزيد من المعلومات: 20 سطر موضوع البريد الإلكتروني الذي سيتم فتحه في كل مرة

خذها من الأشخاص الذين يرسلون رسائل بريد إلكتروني تسويقية لكرة القدم - الخطوط المهمة مهمة. يقرر ثلاثة وثلاثون في المائة من متلقي البريد الإلكتروني ما إذا كان سيتم فتح بريد إلكتروني بناءً على سطر الموضوع وحده. على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني التجارية بين الأشخاص الذين يعرفون ويعملون مع بعضهم البعض من المرجح أن يتم فتحها أكثر من ملاعب المبيعات ، إلا أن خط الموضوع الخاص بك لا يزال يخدم غرضًا.

• يخبر المستلم بما يمكن توقعه في البريد الإلكتروني.في كثير من الأحيان ، يخبر أفضل سطر موضوع للمستلم بالضبط ما يكمن في الداخل. عندما يرى المستلم "تقارير التسويق في الربع الثالث" ، لا يوجد غموض حول سبب كتابتك.
• يخلق اهتمامًا بمحتوى البريد الإلكتروني.يمكن لخط الموضوع الخاص بك أن يثير اهتمام المستلم. هذا مهم بشكل خاص مع رسائل البريد الإلكتروني الباردة لجهات الاتصال التي لا تعرفها جيدًا.
• يمكن أن تساعد المستلم على إعطاء الأولوية لصناديق الوارد الخاصة بهم.يمكن أن يخلق سطر الموضوع الإلحاح ويساعد المستلم على تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى الاهتمام أولاً.

نصائح سطر موضوع البريد الإلكتروني

• تبقيه قصيرًا.
• تجنب الكلمات والعبارات الحشو.
• لا تستخدم كل القبعات أو علامات الترقيم المفرطة.
• تعرف على كيفية تجنب مرشحات البريد العشوائي.

2 الحصول على التحية الصحيح.

يمكن أن تكون التحية الاحترافية للبريد الإلكتروني صعبة ما لم تكن تعرف بعض الرسائل عبر البريد الإلكتروني التي لا تفعل ذلك ولا تفعل. قم بتشغيله بشكل مستقيم جدًا وسوف تبدو خانقًا. غير رسمي للغاية ، وسوف تصادفها على أنها غير مهنية. كيف تجد توازن؟

حتى لو كنت تعرف المستلم جيدًا ، فإن التحية Zany غير ملائمة للبريد الإلكتروني للأعمال. إذا صادف إرسال بريدك الإلكتروني المحترف أو يصبح جزءًا من الرد على جميع السلسلة ، فسيراهم الأشخاص إلى جانب المستلم المقصود. اجعلها احترافية. قد يكون مارتن صديقك ، لكن احفظ المزاح المرح عندما تكون خارج الساعة.

من الجيد استخدام نغمة ودية مع شخص تعرفه أو تعمل عنه عن كثب ، خاصةً إذا كان هذا الشخص على نفس المستوى الذي تعرف عليه ، أو على الأقل ليس أعلى بكثير في السلسلة الغذائية. بالنسبة لجميع التواصل تقريبًا في مكان العمل ، يعد Hi تحية مناسبة.

عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني رسمية (مثل رسائل الغلاف أو رسائل البريد الإلكتروني إلى متفوقة عالية المستوى) ، استخدم عزيزي تليها اسم المستلم ، الاسم الأخير ، والقولون.

مزيد من المعلومات: كيف تبدأ بريدًا إلكترونيًا: 6 مقدمات أبدًا و 6 لتجنب

3 تنسيق جسم بريدك الإلكتروني المهني بشكل صحيح.

مع خط الموضوع الخاص بك والتحية خارج الطريق ، حان الوقت لصياغة جسم بريدك الإلكتروني. هناك ما هو أكثر من مجرد وضعه بشكل صحيح من مجرد وضع مجموعة من الأفكار والضرب .

• اجعلها موجزة.قد تستغرق رسائل البريد الإلكتروني القصيرة بعض الوقت للكتابة. خذ وقتًا لتنظيم أفكارك. (يمكن أن يساعدك استخدام مخطط تفصيلي في تنسيق بريدك الإلكتروني إذا كانت رسالتك معقدة.)
• لا تفرط في الاستغناء.قاوم الرغبة في التغلب على المستلم مع الكثير من المعلومات. الوصول إلى النقطة وتقديم الأساسيات. إذا لزم الأمر ، قم بإرفاق مستند بمعلومات أكثر تفصيلاً أو عرضًا لإرسال واحد بناءً على طلب المستلم.
• تخطي التنسيق الهوى.قد تجعل الرسومات والخطوط غير العادية أن تجعل رسائل البريد الإلكتروني التسويقية تألقًا ، لكن البريد الإلكتروني الاحترافي لا يحتاج إلى أي من هذه الزخارف. لن يعرض جميع عملاء البريد الإلكتروني تنسيقاتك بشكل صحيح ، لذا التمسك بخط الافتراضي من 11 أو 12 نقطة ونص أسود. استخدام نص جريء وخط مائل بشكل ضئيل.

قم بتنسيق بريدك الإلكتروني تمامًا مثل خطاب العمل ، مع مساحات مزدوجة بين الفقرات وعدم وجود مسافة بادئة. (لا بأس في نص مقتبس من المسافة البادئة.)

4 أغلقه بأسلوب.

لا تنس التوقيع على بريدك الإلكتروني. ستحتاج إلى تسجيل ودود ومحترف مثل كل التوفيق أو شكرًا لمعظم رسائل البريد الإلكتروني وإخلاص للمراسلات الرسمية.

مزيد من المعلومات: كيفية إنهاء بريد إلكتروني: 9 عمليات تسجيل و 9 لا تتواجد لتجنبها

لا تنس إضافة توقيع احترافي. (يسمح لك معظم عملاء البريد الإلكتروني بإنشاء واحدة سيتم إلحاقها تلقائيًا بكل رسالة.) قم بتضمين اسمك الكامل والعنوان والشركة التي تعمل بها ورقم هاتفك. قد تفكر أيضًا في إضافة رابط إلى ملف تعريف LinkedIn الخاص بك وأي حسابات وسائط اجتماعية احترافية ترغب في الحصول على زملاء الأعمال.

5 تصحيح!

البريد الإلكتروني الخاص بك لا يكتمل حتى تقوم بتدقيقه. استخدم قواعد النحوية لمساعدتك على الالتزام بالأخطاء أثناء ذهابك ، ولكن تذكر أن التطبيق هو تعزيز التدقيق ، وليس بديلاً. خذ الوقت الكافي لتصحيح نفسك والتحقق من بناء الجملة السلس والتخلص من الكلمات. راقب الأخطاء المطبعية حيث قد تكون قد استخدمت كلمة مماثلة ولكن غير مقصودة تمامًا. (قد تطلب وقتًا طويلاً لحضور حفل Clarinet من ابنك ، لكن مفقودًا في Recital سوف يصنع بريدًا إلكترونيًا لا يُنسى ... وليس بطريقة جيدة.)

ذات الصلة: 7 نصائح مفيدة حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي مثالي باللغة الإنجليزية

6 ميزات قواعد النحوي للمهنيين

لدى Grammarly دائمًا ظهرك مع اصطياد الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية والمساعدة في ضمان مظهر كتاباتك. ولكن هل تعلم أن مساعد كتابة القواعد لديه قوة من الميزات موجهة خصيصًا نحو المهنيين؟ ستشير اقتراحات الكتابة الخاصة بنا إلى مقاطع مفرطة وتحويل جمل كاملة لجعلها أكثر وضوحًا ، والمساعدة في ضمان نقل لهجتك بالطريقة التي تنوي بها ، والمعلومات الرئيسية الجريئة في نصك ، والفقرات التي تُدرج العديد من العناصر كقوائم مصفولة لضمان إمكانية مسح المعلومات المهمة بسهولة.