5個適當的專業電子郵件格式提示以幫助您成功

平均專業電子郵件用戶每天收到90封電子郵件。這意味著您的信息引起了接收者的注意。清晰，有效的溝通始於使用適當的業務電子郵件格式。

這有什麼困難？你在想。我輸入了我要說的話，點擊發送，然後走開了！

在那兒放慢腳步，冠軍！您如何格式化專業電子郵件會有所作為。良好的電子郵件格式不僅可以使您的電子郵件更容易閱讀，還使您看起來像是一位精美的專業人士。

如何寫專業電子郵件

1注意您的主題行。

作為事後，許多人將主題行扔到電子郵件上。但是，如果您想確保您的專業電子郵件得到應有的關注，那麼事後就不會削減它。

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從發送營銷電子郵件謀生的人們那裡獲取 - 主題行很重要。 33％的電子郵件收件人決定是否僅根據主題行打開電子郵件。儘管相識和彼此合作的人之間的業務電子郵件比銷售宣傳更有可能被打開，但您的主題行仍然有目的。

• 它告訴收件人在電子郵件中會有什麼期望。通常，最好的主題行會告訴收件人內部的內容。當您的收件人看到“第三季度營銷報告”時，您為什麼寫作並不歧義。
• 它對電子郵件的內容產生了興趣。您的主題行可以激發收件人的興趣。這對於與您不太了解的聯繫聯繫的冷電子郵件尤為重要。
• 它可以幫助收件人確定其繁忙的收件箱。主題行可以創造緊迫感，並幫助收件人確定哪些電子郵件首先需要注意。

電子郵件主題行提示

• 保持簡短。
• 避免填充單詞和短語。
• 不要使用所有帽子或過多的標點符號。
• 知道如何避免垃圾郵件過濾器。

2正確的稱呼。

除非您知道一些電子郵件問候和不知道，否則專業的電子郵件致敬可能會很棘手。玩得太直，你會聽起來悶悶不樂。太非正式了，您會遇到不專業。您如何找到平衡？

即使您非常了解收件人，Zany致敬也不適合商務電子郵件。如果您的專業電子郵件恰好轉發或成為所有鏈條答复的一部分，那麼除了預期的接收者之外，人們都會看到它。保持專業。馬丁可能是您的伙伴，但在您下班時節省了嬉戲的玩笑。

與您認識或與您緊密合作的人使用友好的語氣是可以的，尤其是如果該人與您處於同一公司，或者至少在食物鏈上不高。對於幾乎所有的工作場所溝通， HI是一個適當的問候。

當您撰寫正式電子郵件（例如求職信或給高級上級的電子郵件）時，請使用DEAR，然後是收件人的榮譽，姓氏和一個結腸。

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3格式化專業電子郵件的正文。

隨著您的主題行並問候，是時候製作電子郵件的身體了。不僅僅是簡單地放下思想流並擊打發送，還有更多的事情要正確。

• 簡短。簡短的電子郵件可能還需要一段時間才能寫作。花點時間組織您的想法。 （如果您的消息複雜，使用大綱可以幫助您格式化電子郵件。）
• 不要過分解釋。抵制讓收件人過多信息不堪重負的衝動。指出重點並提供基礎知識。如有必要，請附上一個文檔，其中包含更多詳細信息，或者要按照收件人的要求發送一個文檔。
• 跳過精美的格式。圖形和不尋常的字體可能會使營銷電子郵件閃耀，但是專業的電子郵件不需要任何這些陷阱。並非所有電子郵件客戶端都會正確顯示您的格式，因此請堅持使用默認的11或12點字體和黑色文本。很少使用大膽的文本和斜體。

將您的電子郵件格式化就像商務信函一樣，段落之間有雙層空間，沒有縮進。 （可以引用文字的縮進。）

4用樣式關閉它。

不要忘記簽署您的電子郵件。您將需要一個友好，專業的簽名，例如最好的或感謝大多數電子郵件，並為正式的信件而真誠地提供。

更多信息：如何結束電子郵件：9個永無止境的簽名和9個以避免

不要忘記添加專業簽名。 （大多數電子郵件客戶端允許您創建一個將自動附加到每條消息上的客戶。）包括您的全名，標題，您所工作的公司以及您的電話號碼。您還可以考慮添加指向LinkedIn個人資料的鏈接以及您希望商業同​​事可以訪問的任何專業社交媒體帳戶。

5校對！

在校對它之前，您的電子郵件還不完整。使用語法來幫助您在出發時捕獲錯誤，但請記住，該應用程序是校對增強功能，而不是替代品。花點時間校對自己，檢查平滑的語法並消除措辭。觀察您可能使用過類似但完全意外的單詞的錯字。 （您可能會要求休息時間參加兒子的單簧管演奏會，但是我在獨奏會上失踪的我會為令人難忘的電子郵件而言……而不是很好。）

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6利用Grammarly的專業人員功能

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