5つの適切なプロフェッショナルメールフォーマットのヒントが成功するのに役立ちます

平均的なプロの電子メールユーザーは、1日あたり90メール以上を受け取ります。つまり、あなたのメッセージは、受信者の注意のためにいくつかの深刻な競争を持っていることを意味します。明確で効果的なコミュニケーションは、適切なビジネスメール形式を使用することから始まります。

それについて何がそんなに難しいのですか？あなたは考えています。私は私が言わなければならないことを入力し、送信をヒットし、それが行く！

ロールを遅くして、チャンピオン！あなたがあなたのプロの電子メールをフォーマットする方法は違いを生みます。優れた電子メールのフォーマットがあなたの電子メールを読みやすくするだけでなく、洗練された専門家のように見えます。

プロのメールの書き方

1件名に注意してください。

多くの人が、後付けとして電子メールに件名を投げます。しかし、プロの電子メールがそれに値する注意を払うようにしたい場合、後付けはそれをカットしません。

詳細：毎回開かれる20件の件名の電子メール

それを生計のためにマーケティングメールを送信する人々からそれを取ってください。主観的なラインが重要です。電子メール受信者の33％が、件名のみに基づいて電子メールを開くかどうかを決定します。互いに知っていて仕事をする人の間のビジネスメールは、セールスピッチよりもはるかにオープンする可能性が高いですが、件名は依然として目的を果たしています。

• これは、受信者にメールで何を期待するかを伝えます。多くの場合、最高の件名ラインは、受信者に内部にあるものを正確に伝えます。受信者が「第3四半期のマーケティングレポートが添付されている」と見ていると、なぜあなたが書いているのかについての曖昧さはありません。
• 電子メールのコンテンツに興味を持ちます。あなたの件名は受信者の興味をそそることができます。これは、あなたがよく知らない連絡先へのコールドメールで特に重要です。
• 受信者が忙しい受信トレイに優先順位を付けるのに役立ちます。件名は、緊急性を生み出し、受信者が最初に注意を必要とするメールを決定するのに役立ちます。

件名行のヒン​​トにメールしてください

• 短くしてください。
• フィラーの単語やフレーズを避けてください。
• すべてのキャップや過度の句読点を使用しないでください。
• スパムフィルターを避ける方法を知っています。

2挨拶を正しく取得します。

あなたがいくつかの電子メールの挨拶をしないでください。それをまっすぐに再生すると、あなたは息苦しく聞こえるでしょう。非公式すぎると、あなたは専門家ではないものに出くわすでしょう。どのようにバランスを見つけますか？

受信者をよく知っていても、おかしな敬礼はビジネスメールには不適切です。プロのメールがたまたま転送されたり、すべてのチェーンの返信の一部になった場合、意図した受信者以外の人々がそれを見るでしょう。それをプロフェッショナルにしてください。マーティンはあなたの仲間かもしれませんが、あなたが時計を離れているときのために遊び心のある冗談を救ってください。

特にその人があなたと同じ会社層にいる場合、または少なくとも食物連鎖の上ではるかに高くない場合、あなたが知っている、または密接に協力している人とフレンドリーな口調を使用することは問題ありません。ほとんどすべての職場のコミュニケーションにとって、こんにちはは適切な挨拶です。

正式な電子メール（カバーレターや高レベルの上司へのメールなど）を書いているときは、 Dearの使用に続いて、受信者の名誉、姓、コロンが続きます。

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3プロの電子メールの本文を適切にフォーマットします。

あなたの件名と邪魔にならない挨拶で、あなたの電子メールの本体を作成する時が来ました。単に思考の流れを置いて送信を打つことよりも、それを正しくすることには多くのことがあります。

• 簡単にしてください。短い電子メールメッセージはまだ書くのに時間がかかる場合があります。あなたの考えを整理するために時間をかけてください。 （アウトラインを使用すると、メッセージが複雑な場合はメールのフォーマットに役立ちます。）
• 説明しすぎないでください。あまりにも多くの情報で受信者を圧倒する衝動に抵抗してください。ポイントに到達して、基本を提供します。必要に応じて、より詳細な情報を含むドキュメントを添付するか、受信者の要求に応じて送信することを申し出ます。
• 派手なフォーマットをスキップします。グラフィックと珍しいフォントは、マーケティングメールを輝かせるかもしれませんが、プロのメールではこれらのトラップは必要ありません。すべての電子メールクライアントがフォーマットを適切に表示するわけではないため、デフォルトの11ポイントまたは12ポイントのフォントとブラックテキストに固執します。大胆なテキストと斜体を控えめに使用してください。

段落の間に二重スペースがあり、インデンテーションなしのビジネスレターのようにメールをフォーマットします。 （引用されたテキストをインデントしても大丈夫です。）

4スタイルで閉じます。

メールに署名することを忘れないでください。すべての最良のようなフレンドリーでプロフェッショナルなサインオフが必要であるか、ほとんどの電子メールに感謝し、正式な通信に心から感謝する必要があります。

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プロの署名を追加することを忘れないでください。 （ほとんどの電子メールクライアントは、すべてのメッセージに自動的に追加されるものを作成することを許可します。）フルネーム、タイトル、あなたが働いている会社、および電話番号を含めます。また、LinkedInプロフィールにリンクを追加し、ビジネスの同僚にアクセスできるようにするプロのソーシャルメディアアカウントを追加することも検討する場合があります。

5校正！

あなたがそれを校正するまであなたの電子メールは完了しません。 Grammarlyを使用して、あなたが行くときにエラーをキャッチするのに役立ちますが、アプリは代替ではなく校正の強化であることを忘れないでください。時間をかけて自分自身を校正し、滑らかな構文を確認し、言葉遣いを排除してください。同様のが完全に意図しない単語を使用した可能性のあるタイプミスに注意してください。 （あなたは息子のクラリネットのリサイタルに出席するために休暇を求めているかもしれませんが、リサイタルで行方不明のiが思い出に残る電子メールを作成します。

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6専門家向けのGrammarlyの機能を活用します

Grammarlyは、スペルと文法的なエラーをキャッチし、文章の見た目を確実に磨くのに役立つことで、常に背中を持っています。しかし、Grammarlyの執筆アシスタントには専門家向けの特別な機能の大国があることをご存知ですか？私たちの執筆の提案は、言葉白の通路にフラグを立て、文章全体を変換して、テキストの意図した、大胆なキー情報を意図した方法で伝え、重要な情報を簡単にスキャンできるように弾丸リストとして多くの項目をリストする段落を再フォーマットするのに役立ちます。