5 dicas adequadas de formato de e -mail profissional para ajudá -lo a ter sucesso

O usuário médio de e -mail profissional recebe mais de noventa e -mails por dia. Isso significa que sua mensagem tem uma competição séria pela atenção do destinatário. A comunicação clara e eficaz começa com o uso do formato de email comercial adequado.

O que há de tão difícil nisso? Você está pensando. Eu digito o que tenho a dizer, pressionar se enviar e vai embora!

Lento seu rolo lá, campeão! Como você formate seu e -mail profissional faz a diferença. A boa formatação por e -mail não apenas facilita a leitura do seu email, como também faz você parecer um profissional polido.

Como escrever um e -mail profissional

1 preste atenção à sua linha de assunto.

Muitas pessoas jogam uma linha de assunto em um email como uma reflexão tardia. Mas, se você quiser garantir que seu e -mail profissional receba a atenção que merece, uma reflexão tardia não o cortará.

Mais informações: 20 linhas de assunto de e -mail que serão abertas todas as vezes

Pegue -o das pessoas que enviam e -mails de marketing para viver - linhas de objeto são importantes. Trinta e três por cento dos destinatários de email decidem se devem ou não abrir um email com base apenas na linha de assunto. Embora os e -mails de negócios entre pessoas que conhecem e trabalhem entre si tenham muito mais chances de serem abertos do que os arremessos de vendas, sua linha de assunto ainda serve a um objetivo.

• Ele diz ao destinatário o que esperar no email.Freqüentemente, a melhor linha de assunto diz ao destinatário exatamente o que está dentro. Quando seu destinatário vê "Relatórios de marketing do terceiro trimestre anexados", não há ambiguidade sobre por que você está escrevendo.
• Isso cria interesse no conteúdo do email.Sua linha de assunto pode despertar o interesse do destinatário. Isso é especialmente importante com e -mails frios para contatos que você não conhece bem.
• Pode ajudar o destinatário a priorizar sua caixa de entrada movimentada.Uma linha de assunto pode criar urgência e ajudar o destinatário a determinar quais e -mails precisam de atenção primeiro.

Dicas de linha de assunto por e -mail

• Mantenha -o curto.
• Evite palavras e frases de preenchimento.
• Não use todas as tampas ou pontuação excessiva.
• Saiba como evitar filtros de spam.

2 Obtenha a saudação certa.

As saudações profissionais de e -mail podem ser complicadas, a menos que você saiba algumas saudações de e -mails e não. Jogue muito reto e você parecerá abafado. Muito informal, e você será tão profissional. Como você encontra um equilíbrio?

Mesmo que você conheça bem o destinatário, as saudações do Zany são inadequadas para o email de negócios. Se o seu email profissional for encaminhado ou se tornar parte de uma resposta em toda a cadeia, as pessoas além do destinatário pretendido o verão. Mantenha -o profissional. Martin pode ser seu amigo, mas salve as brincadeiras divertidas para quando estiver fora do relógio.

É bom usar um tom amigável com alguém com quem você conhece ou trabalhe em estreita colaboração, principalmente se essa pessoa estiver no mesmo nível da empresa que você, ou pelo menos não muito mais alto na cadeia alimentar. Para quase toda a comunicação no local de trabalho, o HI é uma saudação apropriada.

Quando você está escrevendo e-mails formais (como cartas de apresentação ou e-mails para um superior de alto nível), use Dear seguido pelo honorífico, sobrenome e cólon do destinatário.

Mais informações: como iniciar um e-mail: 6 apresentações nunca falhas e 6 para evitar

3 Formate o corpo do seu e -mail profissional corretamente.

Com sua linha de assunto e cumprimentando o caminho, é hora de criar o corpo do seu e -mail. Há mais para acertar do que simplesmente colocar um fluxo de pensamentos e bater o envio .

• Mantenha -o breve.Mensagens de e -mail curtas ainda podem demorar um pouco para escrever. Reserve um tempo para organizar seus pensamentos. (O uso de um esboço pode ajudá -lo a formatar seu e -mail se sua mensagem for complexa.)
• Não exagere demais.Resista ao desejo de sobrecarregar seu destinatário com muita informação. Chegue ao ponto e forneça o básico. Se necessário, anexe um documento com informações mais detalhadas ou ofereça um envio de um a pedido do destinatário.
• Pule a formatação sofisticada.Gráficos e fontes incomuns podem fazer com que os emails de marketing brilharem, mas um email profissional não precisa de nenhuma dessas armadilhas. Nem todos os clientes de email exibirão sua formatação corretamente, portanto, siga uma fonte padrão de 11 ou 12 pontos e texto em preto. Use texto em negrito e itálico com moderação.

Formate seu e-mail como uma carta comercial, com espaços duplos entre parágrafos e sem indentação. (Não há problema em recuperar o texto citado.)

4 Feche com estilo.

Não se esqueça de assinar seu e -mail. Você precisará de uma assinatura profissional e amigável, como tudo de bom ou agradecimento pela maioria dos e-mails e sinceramente pela correspondência formal.

Mais informações: como terminar um e-mail: 9 assinaturas nunca falhas e 9 para evitar

Não se esqueça de adicionar uma assinatura profissional. (A maioria dos clientes de email permite criar um que seja automaticamente anexado a todas as mensagens.) Inclua seu nome completo, título, empresa para a qual você trabalha e seu número de telefone. Você também pode considerar adicionar um link ao seu perfil do LinkedIn e a quaisquer contas profissionais de mídia social que você gostaria que os colegas de negócios tenham acesso.

5 Revisão!

Seu email não está completo até você revisar. Use gramática para ajudá -lo a capturar erros à medida que avança, mas lembre -se de que o aplicativo é um aprimoramento de revisão, não um substituto. Reserve um tempo para se revisar e verifique se há sintaxe suave e elimine a palavra. Preste atenção a erros de digitação, onde você pode ter usado uma palavra semelhante, mas completamente não intencional. (Você pode estar pedindo uma folga para assistir ao recital do clarinete do seu filho, mas um I em Recital falecido será um e -mail memorável ... e não de um jeito bom.)

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6 Aproveite os recursos do Grammarly para os profissionais

A gramática sempre está de costas para capturar erros ortográficos e gramaticais e ajudar a garantir que sua escrita pareça polida. Mas você sabia que o assistente de escrita da Grammarly tem uma potência de recursos especificamente voltados para os profissionais? Nossas sugestões de escrita sinalizarão passagens excessivamente prolixo e transformarão frases inteiras para torná -las mais claras, ajudará a garantir que seu tom seja transmitido da maneira que você pretendia e ousado informações importantes em seu texto e reformate os parágrafos listando muitos itens como listas de balas para garantir que informações importantes possam ser facilmente digitalizadas.