5 Sfaturi adecvate de format de e -mail profesional pentru a vă ajuta să reușiți

Utilizatorul de e -mail profesional mediu primește peste nouăzeci de e -mailuri pe zi. Asta înseamnă că mesajul dvs. are o concurență serioasă pentru atenția destinatarului. Comunicarea clară și eficientă începe cu utilizarea formatului de e -mail de afaceri adecvat.

Ce este atât de greu la asta? Te gândești. Am scris ce am de spus, am lovit trimite și pleacă!

Încetinește -ți rolul acolo, campion! Modul în care formatați e -mailul profesional face diferența. Nu numai că formatarea bună a e -mailului îți face e -mailul mai ușor de citit, ci te face să arăți ca un profesionist lustruit.

Cum se scrie un e -mail profesional

1 Fii atent la subiectul tău.

Mulți oameni aruncă o linie de subiect pe un e -mail ca gândire ulterioară. Dar, dacă doriți să vă asigurați că e -mailul dvs. profesional primește atenția pe care o merită, o gândire ulterioară nu o va reduce.

Mai multe informații: 20 de linii de subiect de e -mail care vor fi deschise de fiecare dată

Luați -l de la persoanele care trimit e -mailuri de marketing pentru o viață - liniile de subiect sunt importante. Treizeci și trei la sută dintre destinatarii de e-mail decid dacă deschid sau nu un e-mail pe baza liniei de subiect. Deși e -mailurile de afaceri între persoanele care știu și lucrează unul cu celălalt sunt mult mai susceptibile să fie deschise decât terenurile de vânzări, linia dvs. de subiect servește în continuare unui scop.

• Spune destinatarului la ce să se aștepte în e -mail.Adesea, cea mai bună linie de subiect spune destinatarului exact ceea ce se află în interior. Când destinatarul dvs. vede „rapoarte de marketing din al treilea trimestru atașate”, nu există nicio ambiguitate despre motivul pentru care scrieți.
• Creează interes pentru conținutul e -mailului.Subiectul dvs. poate stinge interesul destinatarului. Acest lucru este deosebit de important cu e -mailurile reci pentru contactele pe care nu le cunoașteți bine.
• Poate ajuta destinatarul să acorde prioritate inbox -ului lor ocupat.O linie de subiect poate crea urgență și poate ajuta destinatarul să stabilească ce e -mailuri au nevoie mai întâi de atenție.

Sfaturi prin e -mail linia de subiect

• Păstrează -l scurt.
• Evitați cuvintele și frazele de umplere.
• Nu folosiți toate capacele sau punctuația excesivă.
• Știți cum să evitați filtrele de spam.

2 Obțineți salutul corect.

Salutările profesionale prin e -mail pot fi dificile, cu excepția cazului în care cunoașteți unele salutări prin e -mail și nu. Joacă -l prea drept și vei suna îndesat. Prea informal și veți găsi la fel de neprofesionist. Cum găsești un echilibru?

Chiar dacă cunoașteți bine destinatarul, salutările zany sunt inadecvate pentru e -mailul de afaceri. Dacă e -mailul dvs. profesionist se va transmite sau devine parte a unui răspuns cu tot lanțul, oamenii în afară de destinatarul intenționat îl vor vedea. Păstrează -l profesionist. Martin poate fi amicul tău, dar salvează jucătorul jucător pentru momentul în care ești în afara ceasului.

Este bine să folosești un ton prietenos cu cineva cu care îl cunoști sau lucrezi îndeaproape, în special dacă acea persoană este pe aceeași companie ca tine, sau cel puțin nu mai sus în lanțul alimentar. Pentru aproape toată comunicarea la locul de muncă, HI este un salut adecvat.

Când scrieți e-mailuri formale (cum ar fi scrisori de întâmpinare sau e-mailuri către un superior la nivel înalt), folosiți Dear urmată de onorificul, prenumele și un colon al destinatarului.

Mai multe informații: Cum să porniți un e-mail: 6 Introduceri niciodată greșite și 6 pentru a evita

3 Formatează corpul e -mailului dvs. profesional în mod corespunzător.

Cu linia de subiect și salutul din drum, este timpul să creezi corpul e -mailului tău. Există mai multe pentru a -l înțelege corect decât pur și simplu să puneți un flux de gânduri și să lovești trimiterea .

• Păstrează -l pe scurt.Mesajele de e -mail scurte pot dura încă un timp pentru a scrie. Faceți timp pentru a vă organiza gândurile. (Utilizarea unui contur vă poate ajuta să vă formatați e -mailul dacă mesajul dvs. este complex.)
• Nu explicați excesiv.Rezistați -vă dorința de a vă copleși destinatarul cu prea multe informații. Accesați acest punct și oferiți elementele de bază. Dacă este necesar, atașați un document cu informații sau ofertă mai detaliate pentru a trimite unul la cererea destinatarului.
• Salt la formatarea fantezistă.Graficele și fonturile neobișnuite pot face ca e -mailurile de marketing să strălucească, dar un e -mail profesional nu are nevoie de niciuna dintre aceste capcane. Nu toți clienții de e-mail vor afișa formatarea dvs. în mod corespunzător, așa că rămâneți la un font implicit de 11 sau 12 puncte și text negru. Folosiți textul îndrăzneț și italice cu ușurință.

Formatează-ți e-mailul la fel ca o scrisoare de afaceri, cu spații duble între paragrafe și fără indentare. (Este în regulă să indentifici textul citat.)

4 Închideți -l cu stil.

Nu uitați să vă semnați e -mailul. Veți avea nevoie de o înscriere prietenoasă și profesională, cum ar fi toate cele mai bune sau mulțumiri pentru majoritatea e-mailurilor și sincer pentru corespondența formală.

Mai multe informații: Cum să încheiem un e-mail: 9 Înscrieri niciodată înșelătoare și 9 pentru a evita

Nu uitați să adăugați o semnătură profesională. (Majoritatea clienților de e -mail vă permit să creați unul care va fi anexat automat la fiecare mesaj.) Includeți numele dvs. complet, titlul, compania pentru care lucrați și numărul dvs. de telefon. De asemenea, s -ar putea să luați în considerare adăugarea unui link către profilul dvs. LinkedIn și orice cont de social media profesională la care doriți colegii de afaceri să aibă acces.

5 corecte!

E -mailul dvs. nu este complet până când nu îl citiți. Folosiți gramaticale pentru a vă ajuta să prindeți erori în timp ce mergeți, dar amintiți -vă că aplicația este o îmbunătățire a corecției, nu un înlocuitor. Faceți timp pentru a vă citi și verifica dacă există o sintaxă lină și eliminați cuvântul. Urmăriți dactilografiile în care este posibil să fi folosit un cuvânt similar, dar complet neintenționat. (Este posibil să cereți timp liber pentru a participa la recitalul de clarinet al fiului dvs., dar un recital care lipsește din recital va face un e -mail memorabil ... și nu într -un mod bun.)

Înrudit: 7 sfaturi utile despre cum să scrii un e -mail profesional perfect în engleză

6 Planifică caracteristicile Grammarly pentru profesioniști

Gramatica are întotdeauna spatele cu prindere de ortografie și erori gramaticale și ajutând să vă asigurați că scrierea dvs. pare lustruită. Dar știați că asistentul de scriere al lui Grammarly are o putere de caracteristici orientate special către profesioniști? Sugestiile noastre de scriere vor semnala pasaje excesiv de cuvinte și vor transforma propoziții întregi pentru a le face mai clare, vă vor ajuta să vă asigurați că tonul dvs. este transmis în modul în care ați intenționat, informațiile cheie cu caractere aldine în textul dvs. și paragrafele reformate care listează multe elemente ca liste cu buletine pentru a vă asigura că informațiile importante pot fi ușor de scanat.