5 Suggerimenti per il formato e -mail professionale adeguati per aiutarti ad avere successo

L'utente di e -mail professionale medio riceve oltre novanta e -mail al giorno. Ciò significa che il tuo messaggio ha una seria competizione per l'attenzione del destinatario. La comunicazione chiara ed efficace inizia con l'utilizzo del formato e -mail aziendale adeguato.

Cosa c'è di così difficile in questo? Stai pensando. Digita quello che ho da dire, colpisci invio e va via!

Rallenta il tuo rotolo lì, campione! Il modo in cui formati la tua e -mail professionale fa la differenza. Non solo una buona formattazione e -mail semplifica la lettura della tua email, ma ti fa sembrare un professionista lucido.

Come scrivere un'e -mail professionale

1 Presta attenzione alla linea dell'oggetto.

Molte persone lanciano una linea dell'oggetto su un'e -mail come ripensamento. Ma, se vuoi assicurarti che la tua e -mail professionale riceva l'attenzione che merita, un ripensamento non lo taglierà.

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Prendilo dalle persone che inviano e -mail di marketing per una vita: le linee compieno sono importanti. Il 33 % dei destinatari della posta elettronica decide se aprire un'e-mail in base alla sola riga dell'oggetto. Sebbene le e -mail di business tra persone che conoscono e lavorano reciproche abbiano molte più probabilità di essere aperte rispetto ai titoli di vendita, la linea dell'oggetto ha ancora uno scopo.

• Dice al destinatario cosa aspettarsi nell'e -mail.Spesso, la migliore riga dell'oggetto dice al destinatario esattamente cosa si trova all'interno. Quando il tuo destinatario vede i "rapporti di marketing del terzo trimestre allegati", non c'è ambiguità sul perché stai scrivendo.
• Crea interesse per il contenuto dell'email.La tua riga dell'oggetto può suscitare l'interesse del destinatario. Ciò è particolarmente importante con le e -mail fredde ai contatti che non conosci bene.
• Può aiutare il destinatario a dare la priorità alla propria pausa impegnata.Una riga dell'oggetto può creare urgenza e aiutare il destinatario a determinare quali e -mail richiedono prima attenzione.

Email Suggerimenti per la riga dell'oggetto

• Tienilo breve.
• Evita parole e frasi di riempimento.
• Non usare tutti i cappucci o una punteggiatura eccessiva.
• Sapere come evitare i filtri dello spam.

2 Ottieni il saluto giusto.

I saluti e -mail professionali possono essere difficili a meno che tu non sappia un po 'di saluto via email e non lo fa. Gioca troppo dritto e sembrerai soffocante. Troppo informale e ti imbatterai come poco professionale. Come trovi un equilibrio?

Anche se conosci bene il destinatario, i saluti Zany sono inappropriati per l'e -mail aziendale. Se la tua e -mail professionale viene inoltrata o diventa parte di una risposta a tutta la catena, le persone oltre al destinatario previsto lo vedranno. Mantienilo professionale. Martin potrebbe essere il tuo amico, ma salva la giocosa battuta per quando sei fuori dall'orologio.

Va bene usare un tono amichevole con qualcuno con cui conosci o lavori a stretto contatto, in particolare se quella persona è nello stesso livello dell'azienda, o almeno non molto più in alto nella catena alimentare. Per quasi tutte le comunicazioni sul posto di lavoro, HI è un saluto appropriato.

Quando scrivi e-mail formali (come lettere di copertura o e-mail a un superiore di alto livello), usa caro seguito dall'onorevole, dal cognome e da un colon del destinatario.

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3 Formatta correttamente il corpo della tua e -mail professionale.

Con la linea dell'oggetto e il saluto fuori mano, è tempo di creare il corpo della tua email. C'è di più nel farlo bene piuttosto che mettere giù un flusso di pensieri e colpire Invia .

• Tienilo breve.Brevi messaggi di posta elettronica potrebbero richiedere ancora un po 'di tempo per scrivere. Prenditi del tempo per organizzare i tuoi pensieri. (Utilizzare uno schema può aiutarti a formattare la tua e -mail se il tuo messaggio è complesso.)
• Non spiegare eccessivamente.Resisti all'impulso di sopraffare il tuo destinatario con troppe informazioni. Arriva al punto e fornisci le basi. Se necessario, allegare un documento con informazioni più dettagliate o offrire di inviarne uno su richiesta del destinatario.
• Salta la formattazione fantasiosa.La grafica e i caratteri insoliti possono far brillare le e -mail di marketing, ma un'e -mail professionale non ha bisogno di nessuno di questi trappole. Non tutti i client di posta elettronica mostreranno la formattazione correttamente, quindi attenersi a un carattere predefinito a 11 o 12 punti e testo nero. Usa testi audaci e corsivo con parsimonia.

Formatta la tua e-mail proprio come una lettera di business, con doppi spazi tra paragrafi e nessuna rientranza. (Va bene Testo citato da rientro.)

4 Chiudilo con stile.

Non dimenticare di firmare la tua email. Avrai bisogno di un ambito amichevole e professionale come tutto il meglio o grazie per la maggior parte delle e-mail e sinceramente per la corrispondenza formale.

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Non dimenticare di aggiungere una firma professionale. (La maggior parte dei client di posta elettronica ti consente di crearne uno che verrà aggiunto automaticamente ad ogni messaggio.) Includi il tuo nome completo, il titolo, la società per cui lavori e il tuo numero di telefono. Potresti anche prendere in considerazione l'aggiunta di un link al tuo profilo LinkedIn e a tutti gli account di social media professionali a cui desideri che i colleghi di business avessero accesso.

5 bozze!

La tua e -mail non è completa fino a quando non la non correggi. Usa Grammarly per aiutarti a catturare errori mentre procedi, ma ricorda che l'app è un miglioramento delle bozze, non un sostituto. Prenditi il ​​tempo per correggere te stesso e verificare la sintassi fluida ed eliminare le parole. Guarda gli errori di battitura in cui potresti aver usato una parola simile ma completamente non intenzionale. (Potresti chiedere del tempo libero per partecipare al recital del clarinetto di tuo figlio, ma un recital disperso creerà un'e -mail memorabile ... E non in senso positivo.)

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6 Sfrutta le caratteristiche di Grammarly per i professionisti

Grammarly ha sempre la schiena con l'ortografia e gli errori grammaticali e aiutando a garantire che la tua scrittura appaia lucidata. Ma sapevi che l'assistente di scrittura di Grammarly ha una potenza di funzionalità specificamente orientata verso i professionisti? I nostri suggerimenti di scrittura segnaleranno passaggi eccessivamente prolungati e trasformano interi frasi per renderli più chiari, contribuire a garantire che il tuo tono venga trasmesso nel modo in cui prevedivi, informazioni chiave in grassetto nel tuo testo e riformattare i paragrafi che elencano molti elementi come elenchi proiettati per garantire che le informazioni importanti possano essere facilmente scansionate.