5 Tipps für professionelles E -Mail -Format, mit denen Sie erfolgreich sein können

Veröffentlicht: 2017-11-16

Der durchschnittliche professionelle E -Mail -Benutzer erhält über neunzig E -Mails pro Tag. Das bedeutet, dass Ihre Nachricht einen ernsthaften Wettbewerb um die Aufmerksamkeit des Empfängers hat. Klare, effektive Kommunikation beginnt mit der Verwendung des richtigen Geschäfts -E -Mail -Formats.

Was ist so schwer daran? Du denkst. Ich tippe heraus, was ich zu sagen habe, sende und weggeht!

Langsame deine Rolle dort, Champ! Wie Sie Ihre professionelle E -Mail formatieren, macht einen Unterschied. Die gute E -Mail -Formatierung erleichtert Ihre E -Mail nicht nur das Lesen, sondern lässt Sie auch wie ein polierter Fachmann aussehen.

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So schreiben Sie eine professionelle E -Mail

1 Achten Sie auf Ihre Betreffzeile.

Viele Menschen werfen eine E -Mail als nachträglicher Gedanke auf eine E -Mail. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass Ihre professionelle E -Mail die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient, wird ein nachträglicher Gedanke sie nicht reduzieren.

Weitere Informationen: 20 E -Mail -Betreffzeilen, die jedes Mal geöffnet werden

Nehmen Sie es von den Personen, die Marketing -E -Mails für ihren Lebensunterhalt senden - Subject -Linien sind wichtig. Dreiunddreißig Prozent der E-Mail-Empfänger entscheiden, ob allein eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile geöffnet werden soll oder nicht. Obwohl Business -E -Mails zwischen Personen, die miteinander wissen und miteinander arbeiten, weitaus wahrscheinlicher als Verkaufsgespräche eröffnet werden, dient Ihre Betreffzeile immer noch zu einem Zweck.

  • Es sagt dem Empfänger, was in der E -Mail zu erwarten ist.Oft sagt die beste Betreffzeile dem Empfänger genau, was in sich liegt. Wenn Ihr Empfänger „Marketingberichte im dritten Quartal beigefügt“ sieht, gibt es keine Mehrdeutigkeit darüber, warum Sie schreiben.
  • Es schafft Interesse am Inhalt der E -Mail.Ihre Betreffzeile kann das Interesse des Empfängers wecken. Dies ist besonders wichtig bei kalten E -Mails an Kontakte, die Sie nicht gut kennen.
  • Es kann dem Empfänger helfen, ihren geschäftigen Posteingang zu priorisieren.Eine Betreffzeile kann Dringlichkeit erzeugen und dem Empfänger helfen, zuerst zu bestimmen, welche E -Mails aufmerksam sind.

Hier ist ein Tipp:Weil sie oft von Vermarktern und Spammer verwendet werden, haben Wörter und Phrasen wie „dringend“ und „benötigte Antwort“ einen Teil ihrer Effektivität als E -Mail -Zeilen verloren. Versuchen Sie genauer zu sein: "Antworten Sie von EOD Freitag."

E -Mail -Betreffzeilen -Tipps

  • Halten Sie es kurz.
  • Vermeiden Sie Füllwörter und Phrasen.
  • Verwenden Sie nicht alle Kappen oder übermäßige Interpunktion.
  • Wissen Sie, wie Sie Spam -Filter vermeiden.

Hier ist ein Tipp:Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre E -Mails immer gut aussehen? Grammatik kann Sie vor Rechtschreibfehler, Grammatik- und Interpunktionsfehlern, unklaren Sprache und anderen Schreibfragen retten.

2 Erhalten Sie den Gruß richtig.

Professionelle E -Mail -Grüße können schwierig sein, es sei denn, Sie wissen einige E -Mail -Begrüßungen und Don'ts. Spielen Sie es zu gerade und Sie werden stickig klingen. Zu informell, und Sie werden als unprofessionell rüberkommen. Wie finden Sie ein Gleichgewicht?

Hey, Martin !!! Wazzap ?!

Hallo Martin,

Auch wenn Sie den Empfänger gut kennen, sind verrückte Gruppen für geschäftliche E -Mails unangemessen. Wenn Ihre professionelle E -Mail weitergeleitet wird oder Teil einer Antwort in der gesamten Kette wird, werden die Personen neben Ihrem beabsichtigten Empfänger dies sehen. Halten Sie es professionell. Martin mag dein Kumpel sein, aber speichere den spielerischen Scherz für die Uhr, wenn du aus der Uhr bist.

Es ist in Ordnung, einen freundlichen Ton mit jemandem zu verwenden, den Sie kennen oder mit dem Sie eng zusammenarbeiten, insbesondere wenn sich diese Person auf derselben Firma -Ebene wie Sie befindet, oder zumindest nicht viel höher in der Nahrungskette. Für fast die gesamte Kommunikation am Arbeitsplatz ist HI ein angemessener Gruß.

Hier ist ein Tipp:Verwenden Sie einen formelleren Stil, wenn Ihr Unternehmen ihn benötigt oder wenn die Person, die Sie per E -Mail senden, über Ihrer Autorität steht. Ansonsten spiegeln Sie, was Ihre Kollegen tun. Wenn E -Mails zwischen den Leuten des Marketingteams normalerweise mit Hey geöffnet sind, können Sie sich gerne dem Beispiel folgen.

Wenn Sie formelle E-Mails schreiben (z. B. Anschreiben oder E-Mails an einen hochrangigen Vorgesetzten), verwenden Sie LEAR, gefolgt von dem Ehrungsempfänger, dem Nachnamen und einem Dickdarm des Empfängers.

Lieber Frau Smith:

Hier ist ein Tipp:Wenn das Geschlecht des Empfängers unbekannt ist oder wenn sein Name der am wenigsten mehrdeutige, verwenden Sie stattdessen einen vollständigen Namen:

Lieber Terry Smith:

Hier ist ein Tipp:Vermeiden Sie Ehrungen, die den Familienstand wie „Frau“ implizieren, wie „Frau“ Verwenden Sie "Frau" stattdessen.

Weitere Informationen: So starten Sie eine E-Mail: 6 Nie-Face-Einführungen und 6, um zu vermeiden

3 Formatieren Sie den Körper Ihrer professionellen E -Mail ordnungsgemäß.

Mit Ihrer Betreffzeile und Ihrem Begrüßung ist es Zeit, den Körper Ihrer E -Mail zu erstellen. Es gibt mehr, um es richtig zu machen, als einfach einen Strom von Gedanken zu fällen und Send zu treffen.

  • Halten Sie es kurz.Das Schreiben von kurzen E -Mail -Nachrichten dauert möglicherweise noch eine Weile. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Gedanken zu organisieren. (Mit einem Gliederung können Sie Ihre E -Mail -Adresse formatieren, wenn Ihre Nachricht komplex ist.)
  • Nicht übertreffen.Widerstehen Sie dem Drang, Ihren Empfänger mit zu vielen Informationen zu überwältigen. Kommen Sie auf den Punkt und geben Sie die Grundlagen an. Fügen Sie gegebenenfalls ein Dokument mit detaillierteren Informationen hinzu oder bieten Sie an, eines auf Anfrage des Empfängers zu senden.
  • Überspringen Sie die ausgefallene Formatierung.Grafiken und ungewöhnliche Schriftarten können Marketing -E -Mails zum Leuchten bringen, aber eine professionelle E -Mail benötigt keine dieser Fallen. Nicht alle E-Mail-Clients zeigen Ihre Formatierung ordnungsgemäß an. Halten Sie sich daher an eine Standard-Schrift und einen schwarzen Text mit 11 oder 12-Punkte-Text. Verwenden Sie kräftigen Text und Kursivschrift sparsam.

Formatieren Sie Ihre E-Mail genau wie ein Geschäftsbrief mit Doppelrädern zwischen Absätzen und ohne Eindrückung. (Es ist in Ordnung, den zitierten Text einzusetzen.)

Hier ist ein Tipp:Müssen Sie kopieren und einfügen? Sie können Text ohne Formatierung einfügen. Verwenden Sie Strg + Shift + V auf einem PC oder CMD + Shift + V auf einem Mac. Dadurch werden alle Formatierungen aus dem eingefügten Text entfernt. Denken Sie also daran, Dinge wie Hyperlinks hinzuzufügen, die möglicherweise entfernt wurden.

4 Schließen Sie es mit Stil.

Vergessen Sie nicht, Ihre E -Mail zu unterschreiben. Sie benötigen eine freundliche, professionelle Abmeldung wie alles Gute oder Dank für die meisten E-Mails und aufrichtig für die formelle Korrespondenz.

Weitere Informationen: So beenden Sie eine E-Mail: 9 Nie-Face-Abmeldungen und 9, um zu vermeiden

Vergessen Sie nicht, eine professionelle Unterschrift hinzuzufügen. (Mit den meisten E -Mail -Clients können Sie eine erstellen, die automatisch an jede Nachricht angehängt wird.) Geben Sie Ihren vollständigen Namen, den Titel, das Unternehmen, für das Sie arbeiten, und Ihre Telefonnummer an. Sie können auch in Betracht ziehen, einen Link zu Ihrem LinkedIn -Profil und professionellen Social -Media -Konten hinzuzufügen, auf die Business -Kollegen zugreifen möchten.

Hier ist ein Tipp:Nachdem Sie eine neue Signatur erstellt haben, senden Sie sich eine schnelle Beispiel -E -Mail an sich, um zu sehen, wie das Formatierungsieg aussieht. Denken Sie jedoch daran, dass verschiedene E -Mail -Clients Ihre Signatur möglicherweise nicht ganz so anzeigen.

5 Korrekturlesen!

Ihre E -Mail ist erst abgeschlossen, wenn Sie sie Korrektur lesen. Verwenden Sie Grammatary, um Ihnen dabei zu helfen, Fehler zu fangen, während Sie gehen, aber denken Sie daran, dass die App eine Korrekturlesenverbesserung ist, kein Ersatz. Nehmen Sie sich Zeit, um sich selbst zu korrigieren und nach reibungsloser Syntax zu überprüfen und die Wortlosigkeit zu beseitigen. Achten Sie auf Tippfehler, bei denen Sie vielleicht ein ähnliches, aber völlig unbeabsichtigtes Wort verwendet haben. (Möglicherweise bitten Sie um eine Freizeit, um am Klarinetten -Konzert Ihres Sohnes teilzunehmen, aber ein vermisstes Ich in Rezital wird eine unvergessliche E -Mail ermöglichen ... und nicht auf eine gute Weise.)

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6 Nutzen Sie die Funktionen von Grammatarly für Profis

Grammatary hat immer den Rücken mit Fangschreibungen und grammatikalischen Fehlern und dabei, sicherzustellen, dass Ihr Schreiben poliert aussieht. Aber wussten Sie, dass der Schreibassistent von Grammarly ein Kraftpaket von Funktionen hat, die speziell an Fachleute ausgerichtet sind? In unseren Schreibvorschlägen werden zu wortreiche Passagen und die Veränderung ganzer Sätze, um sie klarer zu machen, sicherzustellen, dass Ihr Ton so übertragen wird, wie Sie es beabsichtigt haben, kühne Schlüsselinformationen in Ihrem Text, und Absätze formatieren Sie viele Elemente als Kugellisten, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen leicht gescannt werden können.