5个适当的专业电子邮件格式提示以帮助您成功

平均专业电子邮件用户每天收到90封电子邮件。这意味着您的信息引起了接收者的注意。清晰，有效的沟通始于使用适当的业务电子邮件格式。

这有什么困难？你在想。我输入了我要说的话，点击发送，然后走开了！

在那儿放慢脚步，冠军！您如何格式化专业电子邮件会有所作为。良好的电子邮件格式不仅可以使您的电子邮件更容易阅读，还使您看起来像是一位精美的专业人士。

如何写专业电子邮件

1注意您的主题行。

作为事后，许多人将主题行扔到电子邮件上。但是，如果您想确保您的专业电子邮件得到应有的关注，那么事后就不会削减它。

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从发送营销电子邮件谋生的人们那里获取 - 主题行很重要。 33％的电子邮件收件人决定是否仅根据主题行打开电子邮件。尽管相识和彼此合作的人之间的业务电子邮件比销售宣传更有可能被打开，但您的主题行仍然有目的。

• 它告诉收件人在电子邮件中会有什么期望。通常，最好的主题行会告诉收件人内部的内容。当您的收件人看到“第三季度营销报告”时，您为什么写作并不歧义。
• 它对电子邮件的内容产生了兴趣。您的主题行可以激发收件人的兴趣。这对于与您不太了解的联系联系的冷电子邮件尤为重要。
• 它可以帮助收件人确定其繁忙的收件箱。主题行可以创造紧迫感，并帮助收件人确定哪些电子邮件首先需要注意。

电子邮件主题行提示

• 保持简短。
• 避免填充单词和短语。
• 不要使用所有帽子或过多的标点符号。
• 知道如何避免垃圾邮件过滤器。

2正确的称呼。

除非您知道一些电子邮件问候和不知道，否则专业的电子邮件致敬可能会很棘手。玩得太直，你会听起来闷闷不乐。太非正式了，您会遇到不专业。您如何找到平衡？

即使您非常了解收件人，Zany致敬也不适合商务电子邮件。如果您的专业电子邮件恰好转发或成为所有链条答复的一部分，那么除了预期的接收者之外，人们都会看到它。保持专业。马丁可能是您的伙伴，但在您下班时节省了嬉戏的玩笑。

与您认识或与您紧密合作的人使用友好的语气是可以的，尤其是如果该人与您处于同一公司，或者至少在食物链上不高。对于几乎所有的工作场所沟通， HI是一个适当的问候。

当您撰写正式电子邮件（例如求职信或给高级上级的电子邮件）时，请使用DEAR，然后是收件人的荣誉，姓氏和一个结肠。

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3格式化专业电子邮件的正文。

随着您的主题行并问候，是时候制作电子邮件的身体了。不仅仅是简单地放下思想流并击打发送，还有更多的事情要正确。

• 简短。简短的电子邮件可能还需要一段时间才能写作。花点时间组织您的想法。 （如果您的消息复杂，使用大纲可以帮助您格式化电子邮件。）
• 不要过分解释。抵制让收件人过多信息不堪重负的冲动。指出重点并提供基础知识。如有必要，请附上一个文档，其中包含更多详细信息，或者要按照收件人的要求发送一个文档。
• 跳过精美的格式。图形和不寻常的字体可能会使营销电子邮件闪耀，但是专业的电子邮件不需要任何这些陷阱。并非所有电子邮件客户端都会正确显示您的格式，因此请坚持使用默认的11或12点字体和黑色文本。很少使用大胆的文本和斜体。

将您的电子邮件格式化就像商务信函一样，段落之间有双层空间，没有缩进。 （可以引用文字的缩进。）

4用样式关闭它。

不要忘记签署您的电子邮件。您将需要一个友好，专业的签名，例如最好的或感谢大多数电子邮件，并为正式的信件而真诚地提供。

更多信息：如何结束电子邮件：9个永无止境的签名和9个以避免

不要忘记添加专业签名。 （大多数电子邮件客户端允许您创建一个将自动附加到每条消息上的客户。）包括您的全名，标题，您所工作的公司以及您的电话号码。您还可以考虑添加指向LinkedIn个人资料的链接以及您希望商业同事可以访问的任何专业社交媒体帐户。

5校对！

在校对它之前，您的电子邮件还不完整。使用语法来帮助您在出发时捕获错误，但请记住，该应用程序是校对增强功能，而不是替代品。花点时间校对自己，检查平滑的语法并消除措辞。观察您可能使用过类似但完全意外的单词的错字。 （您可能会要求休息时间参加儿子的单簧管演奏会，但是我在独奏会上失踪的我会为令人难忘的电子邮件而言……而不是很好。）

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6利用Grammarly的专业人员功能

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