5 Właściwe profesjonalne porady dotyczące formatu e -mail, które pomogą Ci odnieść sukces

Opublikowany: 2017-11-16

Przeciętny profesjonalny użytkownik e -maila odbiera ponad dziewięćdziesiąt e -maili dziennie. Oznacza to, że twoje przesłanie ma poważną konkurencję o uwagę odbiorcy. Jasna, skuteczna komunikacja zaczyna się od stosowania odpowiedniego formatu wiadomości e -mail biznesowych.

Co jest w tym trudne? Myślisz. Piszę to, co mam do powiedzenia, uderzam , wyślij i odejdź!

Zwolnij tam swoją rolkę, mistrza! Jak formatujesz profesjonalny e -mail, robi różnicę. Dobre formatowanie e -maili nie tylko ułatwia odczytanie e -maila, ale sprawia, że ​​wyglądasz jak dopracowany profesjonalista.

Napisz więcej wypolerowanych e -maili
funkcje gramatyki dla profesjonalistów pomagają

Jak napisać profesjonalny e -mail

1 Zwróć uwagę na swój temat.

Wiele osób rzuca tematykę na e -mail jako refleksję. Ale jeśli chcesz upewnić się, że profesjonalny e -mail zwraca uwagę, na jaką zasługuje, refleksja go nie przecięła.

Więcej informacji: 20 linii tematu e -mail, które będą otwierane za każdym razem

Weź to od osób, które na życie wysyłają e -maile marketingowe - linie podawania są ważne. Trzydzieści trzy procent odbiorców e-maili decyduje, czy otworzyć wiadomość e-mail na podstawie samego tematu. Chociaż e -maile biznesowe między osobami, które znają się i pracują ze sobą, są znacznie bardziej prawdopodobne, że zostaną otwarte niż boiska sprzedaży, Twój temat nadal służy celowi.

  • Mówi odbiorcy, czego się spodziewać w e -mailu.Często najlepsza linia tematu informuje odbiorcy dokładnie, co się w nim leży. Kiedy twój odbiorca widzi „załączone raporty marketingowe w trzecim kwartale”, nie ma dwuznaczności co do tego, dlaczego piszesz.
  • Stwarza zainteresowanie treścią wiadomości e -mail.Twój temat może wzbudzić zainteresowanie odbiorcy. Jest to szczególnie ważne w przypadku zimnych e -maili do kontaktów, których nie znasz dobrze.
  • Może to pomóc odbiorcy ustalić priorytety ich ruchliwej skrzynki odbiorczej.Temat może zapewnić pilność i pomóc odbiorcy ustalić, które e -maile najpierw wymagają uwagi.

Oto wskazówka:ponieważ są często używane przez marketerów i spamerzy, słowa i frazy, takie jak „pilne” i „potrzebne odpowiedzi”, straciły część ich skuteczności jako linii przedmiotów e -mail. Spróbuj być bardziej szczegółowym: „Odpowiedz EOD piątek”.

Wskazówki dotyczące tematu e -maila

  • Trzymaj to krótkie.
  • Unikaj słów i fraz wypełniających.
  • Nie używaj wszystkich czapek ani nadmiernej interpunkcji.
  • Wiesz, jak uniknąć filtrów spamowych.

Oto wskazówka:chcesz upewnić się, że twoje e -maile zawsze wyglądają świetnie? Gramatyczne może uratować Cię przed błędami błędnymi, błędami gramatycznymi i interpunkcyjnymi, niejasnym językiem i innymi problemami z pisaniem.

2 Odpowiedź dobrze.

Profesjonalne pozdrowienia e -mail mogą być trudne, chyba że znasz jakieś e -maile z życzeniami i zakazami. Zagraj w to zbyt prosto, a będziesz brzmiał duszno. Zbyt nieformalne, a staniesz się nieprofesjonalny. Jak znajdujesz równowagę?

Hej, Martin !!! Wazzap?!

Cześć Martin,

Nawet jeśli dobrze znasz odbiorcę, Zmany Fareation są nieodpowiednie dla e -maila biznesowego. Jeśli Twój profesjonalny e -mail zostanie przekazany lub stanie się częścią odpowiedzi całej sieci, ludzie oprócz zamierzonego odbiorcy go zobaczą. Zachowaj profesjonalistę. Martin może być twoim kumplem, ale uratuj zabawne przekomarzanie się, gdy jesteś poza zegar.

Dobrze jest użyć przyjaznego tonu z kimś, kogo znasz lub ściśle współpracować, szczególnie jeśli ta osoba jest na tym samym poziomie firmy, co ty, a przynajmniej niewiele wyżej w łańcuchu pokarmowym. W przypadku prawie całej komunikacji w miejscu pracy HI jest odpowiednim powitaniem.

Oto wskazówka:użyj bardziej formalnego stylu, jeśli Twoja firma tego wymaga lub gdy osoba, którą wysyłasz wysyłasz e -maila, jest ponad Twoim autorytetem. W przeciwnym razie odzwierciedlają to, co robią twoi koledzy. Jeśli e -maile między ludźmi z zespołu marketingowego zwykle otwierają się z HEY , możesz pójść za nim.

Kiedy piszesz formalne e-maile (takie jak listy motywacyjne lub e-maile do przełożonego na wysokim poziomie), użyj Drogi, a następnie honorowe, nazwisko i dwukropek odbiorcy.

Droga Pani Smith:

Oto wskazówka:jeśli płeć odbiorcy jest nieznana lub jeśli jego nazwa jest najmniej niejednoznaczna, zamiast tego użyj pełnej nazwy:

Drogi Terry Smith:

Oto wskazówka:unikaj honorów, które sugerują stan cywilny, taki jak „Pani” Użyj „Pani” Zamiast.

Więcej informacji: Jak rozpocząć wiadomość e-mail: 6 Przed wprowadzeniem i 6, aby uniknąć

3 Formatuj ciało profesjonalnego e -maila prawidłowo.

Z modą i pozdrowieniami, nadszedł czas, aby stworzyć ciało e -maila. Zrobienie tego jest coś więcej niż zwykłe odkładanie strumienia myśli i uderzenie Send .

  • Zachowaj to krótko.Pisanie krótkich wiadomości e -mail mogą trwać trochę czasu. Poświęć trochę czasu, aby uporządkować swoje myśli. (Korzystanie z konturu może pomóc w sformatowaniu wiadomości e -mail, jeśli wiadomość jest złożona.)
  • Nie przesadzaj.Oprzyj się chęci przytłoczenia odbiorcy zbyt dużą ilością informacji. Przejdź do sedna i podaj podstawy. W razie potrzeby załącz dokument z bardziej szczegółowymi informacjami lub oferta, aby wysłać je na żądanie odbiorcy.
  • Pomiń fantazyjne formatowanie.Grafika i niezwykłe czcionki mogą sprawić, że e -maile marketingowe zabłysły, ale profesjonalny e -mail nie wymaga żadnego z tych pułapek. Nie wszyscy klienci e-mail będą wyświetlać formatowanie prawidłowo, więc trzymaj się domyślnej czcionki 11 lub 12-punktowej i czarnego tekstu. Używaj odważnego tekstu i kursywy oszczędnie.

Sformatuj swój e-mail jak list biznesowy, z podwójnymi przestrzeniami między akapitami i bez wcięcia. (W porządku jest cytowany tekst.)

Oto wskazówka:musisz skopiować i wkleić? Możesz wkleić tekst bez formatowania. Użyj CTRL + Shift + V na PC lub CMD + Shift + V na komputerze Mac. Spowoduje to pozbawienie wszystkich formatów z wklejonego tekstu, więc pamiętaj, aby dodać takie rzeczy, jak hiperłącza, które mogły zostać usunięte.

4 Zamknij to ze stylem.

Nie zapomnij podpisać e -maila. Będziesz potrzebować przyjaznego, profesjonalnego podpisania, takiego jak wszystkie najlepsze lub podziękowania za większość e-maili i szczerze za formalną korespondencję.

Więcej informacji: Jak zakończyć e-mail: 9 nie-fail podpisania i 9, aby uniknąć

Nie zapomnij dodać profesjonalnego podpisu. (Większość klientów e -mail pozwala utworzyć taki, który zostanie automatycznie dołączony do każdej wiadomości.) Dołącz pełne imię i nazwisko, tytuł, firmę, dla której pracujesz, oraz numer telefonu. Możesz także rozważyć dodanie linku do swojego profilu LinkedIn i wszelkich profesjonalnych kont w mediach społecznościowych, do których chcesz mieć dostęp.

Oto wskazówka:po utworzeniu nowego podpisu wyślij do siebie szybki przykładowy e -mail, aby zobaczyć, jak wygląda formatowanie. Pamiętaj jednak, że różni klienci e -mail mogą nie wyświetlać twojego podpisu.

5 Korekty!

Twój e -mail nie jest kompletny, dopóki go sprawdzisz. Użyj gramatyki, aby pomóc ci złapać błędy, ale pamiętaj, że aplikacja jest ulepszeniem korekty, a nie substytutem. Poświęć czas, aby sprawdzić się i sprawdzić płynną składnię i wyeliminować słowo. Uważaj na literówki, w których mogłeś użyć podobnego, ale całkowicie niezamierzonego słowa. (Być może prosisz o czas wolny, aby wziąć udział w recitalu klarnetu syna, ale brak recitalu będzie niezapomniany e -mail ... i nie w dobry sposób).

Powiązane: 7 przydatnych wskazówek, jak napisać idealny profesjonalny e -mail w języku angielskim

6 Wykorzystaj funkcje Grammarly dla profesjonalistów

Gramatyka zawsze ma twoje plecy z łapaniem błędów pisowni i gramatycznych i pomagając zapewnić wypolerowanie pisania. Ale czy wiesz, że asystent pisania Grammarly ma potęgę funkcji specjalnie ukierunkowanych na profesjonalistów? Nasze sugestie dotyczące pisania oznaczają zbyt mocne fragmenty i przekształcą całe zdania, aby je jasniejsze, pomogą upewnić się, że ton zostanie przekazany sposób, w jaki zamierzałeś, odważne kluczowe informacje w tekście i akapity reformatowe wymieniające wiele pozycji jako wywierane listy, aby zapewnić, że ważne informacje można było łatwo skanować.