5 conseils de format de messagerie professionnel appropriés pour vous aider à réussir

L'utilisateur de courrier électronique professionnel moyen reçoit plus de quatre-vingt-dix e-mails par jour. Cela signifie que votre message a une sérieuse concurrence pour l'attention du destinataire. Une communication claire et efficace commence par l'utilisation du format de messagerie commercial approprié.

Qu'est-ce qui est si difficile à ce sujet? Vous pensez. Je tape ce que j'ai à dire, frappez envoyer , et c'est parti!

Ralentissez votre rouleau là-bas, champion! La façon dont vous formatez votre e-mail professionnel fait une différence. Non seulement le bon formatage des e-mails facilite la lecture de votre e-mail, mais il vous fait ressembler à un professionnel poli.

Comment rédiger un e-mail professionnel

1 Faites attention à votre ligne d'objet.

Beaucoup de gens jettent une ligne d'objet sur un e-mail après coup. Mais, si vous voulez vous assurer que votre e-mail professionnel reçoit l'attention qu'elle mérite, une réflexion après coup ne le coupera pas.

Plus d'informations: 20 lignes d'objet d'e-mail qui s'ouvriront à chaque fois

Prenez-le aux personnes qui envoient des e-mails marketing pour gagner leur vie - les lignes de subjectif sont importantes. Trente-trois pour cent des destinataires par e-mail décident d'ouvrir ou non un e-mail basé uniquement sur la ligne d'objet. Bien que les courriels commerciaux entre les personnes qui connaissent et travaillent les uns avec les autres soient beaucoup plus susceptibles d'être ouverts que les arguments de vente, votre ligne d'objet sert toujours un objectif.

• Il indique au destinataire à quoi s'attendre dans l'e-mail.Souvent, la meilleure ligne d'objet indique au destinataire exactement ce qui se trouve à l'intérieur. Lorsque votre destinataire voit «les rapports marketing du troisième trimestre», il n'y a aucune ambiguïté sur la raison pour laquelle vous écrivez.
• Cela crée un intérêt pour le contenu de l'e-mail.Votre ligne d'objet peut piquer l'intérêt du destinataire. Ceci est particulièrement important avec les e-mails froids aux contacts que vous ne connaissez pas bien.
• Il peut aider le destinataire à hiérarchiser sa boîte de réception occupée.Une ligne d'objet peut créer de l'urgence et aider le destinataire à déterminer quels e-mails ont d'abord besoin d'attention.

Conseils de ligne d'objet par e-mail

• Gardez-le court.
• Évitez les mots et les phrases de remplissage.
• N'utilisez pas tous les plafonds ou la ponctuation excessive.
• Sachez comment éviter les filtres de spam.

2 Obtenez la bonne salutation.

Les salutations professionnelles des e-mails peuvent être difficiles à moins que vous ne sachiez que des accueillments par e-mail font et à ne pas faire. Jouez trop droit et vous semblerez étouffant. Trop informel, et vous serez non professionnel. Comment trouvez-vous un équilibre?

Même si vous connaissez bien le destinataire, les salutations loufoques sont inappropriées pour les e-mails commerciaux. Si votre e-mail professionnel est transmis ou fait partie d'une réponse toute la chaîne, des gens en plus de votre destinataire le verront. Gardez-le professionnel. Martin est peut-être votre copain, mais enregistrez les plaisanteries ludiques lorsque vous êtes hors de l'horloge.

C'est bien d'utiliser un ton amical avec quelqu'un que vous connaissez ou travaillez en étroite collaboration, en particulier si cette personne est sur le même niveau d'entreprise que vous, ou du moins pas beaucoup plus haut dans la chaîne alimentaire. Pour presque toute la communication en milieu de travail, HI est une salutation appropriée.

Lorsque vous rédigez des e-mails formels (tels que des lettres de motivation ou des e-mails à un supérieur de haut niveau), utilisez cher suivi par l'honneur, le nom de famille et un côlon du destinataire.

Plus d'informations: comment démarrer un e-mail: 6 présentations de ne jamais faire face et 6 à éviter

3 Former correctement le corps de votre e-mail professionnel.

Avec votre ligne d'objet et votre salut, il est temps de créer le corps de votre e-mail. Il y a plus à bien faire les choses que de simplement mettre un flux de pensées et de frapper l'envoi .

• Gardez-le bref.Les courts e-mails peuvent encore prendre un certain temps à écrire. Prenez le temps d'organiser vos pensées. (L'utilisation d'un plan peut vous aider à formater votre e-mail si votre message est complexe.)
• Ne vous expliquez pas trop.Résistez à l'envie de submerger votre destinataire avec trop d'informations. Arrivez au point et fournissez les bases. Si nécessaire, joignez un document avec des informations plus détaillées ou offre d'envoyer un à la demande du destinataire.
• Sautez la mise en forme de fantaisie.Les graphismes et les polices inhabituelles peuvent faire briller les e-mails marketing, mais un e-mail professionnel n'a besoin d'aucun de ces signes extérieurs. Tous les clients de messagerie n'afficheront pas correctement votre format, alors respectez une police par défaut de 11 ou 12 points et du texte noir. Utilisez du texte audacieux et de l'italique avec parcimonie.

Formatez votre e-mail comme une lettre commerciale, avec des doubles espaces entre les paragraphes et aucune indentation. (Il est normal de mettre le texte cité.)

4 Fermez-le avec style.

N'oubliez pas de signer votre e-mail. Vous aurez besoin d'une signature amicale et professionnelle comme tous les meilleurs ou merci pour la plupart des e-mails et sincèrement pour la correspondance formelle.

Plus d'informations: comment mettre fin à un e-mail: 9 panneaux de découvertes et 9 pour éviter

N'oubliez pas d'ajouter une signature professionnelle. (La plupart des clients de messagerie vous permettent d'en créer un qui sera automatiquement annexé à chaque message.) Incluez votre nom complet, votre titre, la société pour laquelle vous travaillez et votre numéro de téléphone. Vous pourriez également envisager d'ajouter un lien vers votre profil LinkedIn et tous les comptes de médias sociaux professionnels auxquels vous aimeriez que les collègues commerciaux aient accès.

5 Relire!

Votre e-mail n'est pas complet avant de le relire. Utilisez Grammarly pour vous aider à attraper des erreurs au fur et à mesure, mais n'oubliez pas que l'application est une amélioration de la relecture, pas un substitut. Prenez le temps de relire vous-même et de vérifier la syntaxe en douceur et d'éliminer la performité. Surveillez les fautes de frappe où vous avez peut-être utilisé un mot similaire mais complètement involontaire. (Vous demandez peut-être des congés pour assister au récital de la clarinette de votre fils, mais un moi manquant en récital fera un e-mail mémorable ... Et pas dans le bon sens.)

Connexes: 7 conseils utiles sur la façon d'écrire un e-mail professionnel parfait en anglais

6 Levier des fonctionnalités de Grammarly pour les professionnels

Grammaire a toujours le dos à attraper des erreurs d'orthographe et grammaticales et d'aider à garantir que votre écriture semble polie. Mais saviez-vous que l'assistant d'écriture de Grammarly a une centrale de fonctionnalités spécifiquement destinée aux professionnels? Nos suggestions d'écriture signalent des passages trop verbeux et transformeront des phrases entières pour les rendre plus claires, aideront à vous assurer que votre ton est transmis comme vous l'aviez voulu, des informations clés audacieuses dans votre texte et les paragraphes Reformat énumérant de nombreux éléments en tant que listes à puces pour garantir que des informations importantes peuvent être facilement numérisées.