5 Consejos de formato de correo electrónico profesionales adecuados para ayudarlo a tener éxito

El usuario de correo electrónico profesional promedio recibe más de noventa correos electrónicos por día. Eso significa que su mensaje tiene una competencia seria por la atención del destinatario. La comunicación clara y efectiva comienza con el uso del formato de correo electrónico comercial adecuado.

¿Qué tiene de difícil eso? Estás pensando. ¡Escribo lo que tengo que decir, presiono envío y se va!

¡Reduzca su rollo allí, campeón! La forma en que formatea su correo electrónico profesional hace la diferencia. El buen formato de correo electrónico no solo hace que su correo electrónico sea más fácil de leer, sino que le hace parecer un profesional pulido.

Cómo escribir un correo electrónico profesional

1 Preste atención a su línea de asunto.

Muchas personas lanzan una línea de asunto a un correo electrónico como una ocurrencia tardía. Pero, si desea asegurarse de que su correo electrónico profesional reciba la atención que merece, una pensión tardía no lo cortará.

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Tómelo de las personas que envían correos electrónicos de marketing para ganarse la vida: las líneas de sujetos son importantes. El treinta y tres por ciento de los destinatarios del correo electrónico deciden si solo abrir un correo electrónico basado en la línea de asunto solo. Aunque los correos electrónicos comerciales entre personas que se conocen y trabajan entre sí tienen muchas más probabilidades de abrirse que los argumentos de venta, su línea de asunto aún tiene un propósito.

• Le dice al destinatario qué esperar en el correo electrónico.A menudo, la mejor línea de asunto le dice al destinatario exactamente lo que se encuentra dentro. Cuando su destinatario ve "informes de marketing del tercer trimestre adjuntos", no hay ambigüedad sobre por qué está escribiendo.
• Crea interés en el contenido del correo electrónico.Su línea de asunto puede despertar el interés del destinatario. Esto es especialmente importante con los correos electrónicos fríos a los contactos que no conoce bien.
• Puede ayudar al destinatario a priorizar su bandeja de entrada ocupada.Una línea de asunto puede crear urgencia y ayudar al destinatario a determinar qué correos electrónicos necesitan atención primero.

Consejos de línea de asunto de correo electrónico

• Mantenlo corto.
• Evite las palabras y frases de relleno.
• No use todas las tapas o puntuación excesiva.
• Sepa cómo evitar los filtros de spam.

2 Obtenga el saludo correcto.

Los saludos profesionales por correo electrónico pueden ser complicados a menos que sepa que se realiza algún saludo por correo electrónico. Toca demasiado directo y sonarás cargadoras. Demasiado informal, y te encontrarás como poco profesional. ¿Cómo encuentras un equilibrio?

Incluso si conoce bien al destinatario, las salutas locas son inapropiadas para el correo electrónico comercial. Si su correo electrónico profesional se reenvía o se convierte en parte de una respuesta en toda la cadena, las personas además de su destinatario lo verán. Mantenlo profesional. Martin puede ser tu amigo, pero guarda las bromas lúdicas para cuando estés fuera del reloj.

Está bien usar un tono amigable con alguien con quien conoces o trabajar estrechamente, particularmente si esa persona está en el mismo nivel de la compañía que tú, o al menos no mucho más alto en la cadena alimentaria. Para casi toda la comunicación en el lugar de trabajo, hola es un saludo apropiado.

Cuando escribe correos electrónicos formales (como cartas de presentación o correos electrónicos a un superior de alto nivel), use querido seguido del honorífico, apellido y un colon del destinatario.

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3 Formatear el cuerpo de su correo electrónico profesional correctamente.

Con su línea de asunto y saludo fuera del camino, es hora de elaborar el cuerpo de su correo electrónico. Hay más en hacerlo bien que simplemente poner una corriente de pensamientos y golpear el envío .

• Mantenlo breve.Los mensajes de correo electrónico breves aún pueden tardar un tiempo en escribir. Tómese el tiempo para organizar sus pensamientos. (Usar un esquema puede ayudarlo a formatear su correo electrónico si su mensaje es complejo).
• No se explique demasiado.Resista el impulso de abrumar a su destinatario con demasiada información. Llegue al punto y proporcione lo básico. Si es necesario, adjunte un documento con información más detallada u oferta para enviar uno a solicitud del destinatario.
• Omita el elegante formato.Los gráficos y las fuentes inusuales pueden hacer que los correos electrónicos de marketing brille, pero un correo electrónico profesional no necesita ninguno de esos adornos. No todos los clientes de correo electrónico mostrarán su formato correctamente, así que mantén una fuente predeterminada de 11 o 12 puntos y texto negro. Use texto y cursiva en negrita con moderación.

Formatee su correo electrónico al igual que una carta de negocio, con dos espacios entre párrafos y sin sangría. (Está bien el texto citado de sangrada).

4 CÁRTARLO CON ESTILO.

No olvides firmar tu correo electrónico. Necesitará una firma amigable y profesional, como todo lo mejor o gracias por la mayoría de los correos electrónicos y sinceramente para la correspondencia formal.

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No olvides agregar una firma profesional. (La mayoría de los clientes de correo electrónico le permiten crear uno que se agregará automáticamente a cada mensaje). Incluya su nombre completo, título, la empresa para la que trabaja y su número de teléfono. También puede considerar agregar un enlace a su perfil de LinkedIn y cualquier cuenta profesional de redes sociales a las que desee que los colegas comerciales tengan acceso.

5 CREGAR!

Su correo electrónico no está completo hasta que lo revise. Use Grammarly para ayudarlo a captar errores a medida que avanza, pero recuerde que la aplicación es una mejora de revisión, no un sustituto. Tómese el tiempo para revisarse y verificar la sintaxis suave y eliminar la palabra. Esté atento a los errores tipográficos donde puede haber usado una palabra similar pero completamente involuntaria. (Es posible que esté pidiendo un tiempo libre para asistir al recital de clarinete de su hijo, pero un recital que me falta en el recital hará un correo electrónico memorable ... y no en el buen sentido).

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6 Aprovechar las características de Grammarly para profesionales

Grammarly siempre te respalda con la ortografía de captura y los errores gramaticales y ayudando a garantizar que tu escritura se vea pulida. ¿Pero sabía que el asistente de escritura de Grammarly tiene una potencia de características específicamente dirigidas a profesionales? Nuestras sugerencias de escritura marcarán pasajes excesivamente prolongados y transformarán oraciones completas para aclararlas, ayudar a garantizar que su tono se transfiera de la forma en que pretendía, la información clave en negrita en su texto y reformatear los párrafos que enumeran muchos elementos como listas con viñetas para garantizar que la información importante se pueda escanear fácilmente.