10 hal yang tidak boleh Anda katakan dalam email

Diterbitkan: 2018-07-09

Ada beberapa hal yang sudah Anda ketahui belum lagi melalui email; Pendapat politik, apa pun yang dapat dianggap sebagai pelecehan seksual, dan gosip kantor adalah di antara orang-orang yang tidak punya otak. Tetapi ada juga beberapa topik dan frasa yang kurang jelas yang Anda lakukan dengan baik untuk menjauh, terutama jika Anda ingin terlihat sebagai profesional, kompeten, dan di atas beban kerja Anda. Lagi pula, email bisa bertahan lama, dan Anda tidak pernah tahu apa yang mungkin digali di ujung jalan.

Inilah yang dikatakan SDM Pro yang harus Anda hindari dengan cara apa pun.

1 "Hanya kepala, saya menelepon sakit besok."

Dengar, semua orang telah memanggil sakit untuk kesehatan mental yang telah direncanakan sebelumnya atau hari pribadi di beberapa titik dalam karier mereka, tetapi itu tidak berarti Anda harus membicarakannya melalui email kerja. “Mengirimkan rencana Anda untuk bermain Hooky pada hari berikutnya bukanlah gerakan yang paling cerdas,” catat Patrick Colvin, mitra bisnis SDM strategis untuk USA Today. "Ini hanya membuat ketidakjujuran Anda dipajang untuk semua orang untuk melihat apakah pesan Anda mendarat di tangan yang salah." Sementara bos Anda mungkin mengerti jika Anda menjelaskan kebutuhan Anda untuk hari libur secara langsung, memilikinya dalam bentuk tertulis terasa sangat licik. "Kecuali jika Anda benar -benar sakit dan merasa Anda tidak akan berada di hari berikutnya, ini bukan pesan yang Anda inginkan di luar sana," tambah Colvin.

BACA: 5 alternatif yang lebih baik untuk “Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik”

2 "John benar -benar menjatuhkan bola pada yang satu ini."

“Jangan pernah membahas kinerja rekan kerja, kecuali Anda adalah bos mereka dan mendiskusikannya dengan SDM atau bos Anda,” saran Cam Bishop, Presiden dan CEO Skillpath. "Tidak hanya kasar, tetapi bukan tempat Anda untuk membahas kinerja orang lain melalui email."

Inilah tipnya:secara tata bahasa berjalan pada algoritma kuat yang dikembangkan oleh ahli bahasa terkemuka di dunia, dan itu dapat menyelamatkan Anda dari salah eja, ratusan jenis kesalahan tata bahasa dan tanda baca, dan kata -kata yang dieja dengan benar tetapi digunakan dalam konteks yang salah. Pelajari lebih lanjut

3 "Saya merasa ..."

Yang terbaik adalah menjaga sesuatu yang tidak emosional dari email kerja, kata Ginger Robitaille, profesional sumber daya manusia, generalis SDM di Turn The Corner. “Penting bagi komunikasi email untuk didasarkan pada fakta, berbagi informasi yang diperlukan, tetapi tidak emosional. Emosi kita dapat ditafsirkan berbagai cara ketika tidak ada nada atau belok suara untuk mengikuti kata -kata,” katanya. Dan jika Anda tidak dapat menjaga emosi Anda dari konten email, itu adalah percakapan yang mungkin harus Anda lakukan secara langsung atau melalui telepon.

BACA: 11 Cara Unik untuk Mengatakan "Terima Kasih" dalam email

4 “Apakah Selasa masih bekerja untuk Anda mengembalikan dokumen -dokumen itu kepada saya, mungkin sekitar jam 3 sore? Jangan khawatir jika tidak.”

Bahasa sementara tidak memiliki tempat dalam email, menurut Amanda B. Gulino, pakar SDM dan pendiri Senin yang lebih baik. Sebaliknya, pergi untuk sesuatu seperti: "Apakah Anda memiliki kesempatan untuk meninjau dokumen yang saya kirimkan minggu lalu? Harap tinjau dan kembalikan kepada saya pada hari Selasa pukul 3 sore sehingga kami dapat tetap di jalur dengan rencana proyek kami." Dengan berkomunikasi dengan tegas dan jelas dalam email kerja, Anda akan memproyeksikan kepercayaan diri dan kompetensi.

5 “Inilah salinan proyek yang sedang saya kerjakan dengan tim saya. Saya ingin mendapatkan umpan balik Anda.”

"Kecuali bos Anda mengatakan tidak apa-apa untuk berbagi proyek, simpan untuk diri sendiri atau anggota tim tertentu yang mengerjakan tugas Anda," kata Jill Tipograph, salah satu pendiri karir tahap awal. Secara tidak sengaja berbagi informasi rahasia atau hak milik dari perusahaan Anda mungkin tampak seperti kesalahan yang tidak bersalah, tetapi itu bisa menjadi alasan pemecatan dari pekerjaan Anda. "Milenium khususnya suka crowdsource topik, bahkan keputusan," Tipograph menunjukkan. " Tetapi bertanya kepada teman Anda yang juga dalam berkonsultasi bagaimana menyelesaikan masalah klien, misalnya, tidak diizinkan. "

6 "Tempat ini kadang -kadang membuat saya turun."

Bahkan jika Anda menulis kepada sahabat Anda di kantor setelah hari yang sangat sulit, Anda tidak boleh mengatakan sesuatu yang negatif tentang tempat kerja Anda melalui email kerja. “Pesan untuk rekan kerja Anda tentang betapa Anda membenci pekerjaan yang Anda lakukan dapat dengan mudah menuju manajer Anda,” catat Tiffany Kuehl, perekrut sumber daya manusia senior untuk Versique. "Dalam skenario terbaik, manajer Anda menjadwalkan pertemuan untuk berbicara dengan Anda tentang kekhawatiran Anda. Dalam skenario terburuk, Anda baru saja mengirim email kepada diri sendiri dari pekerjaan."

BACA: 7 cara pintar untuk mengatakan "Saya berharap dapat mendengar dari Anda"

7 "Permintaan maaf atas keterlambatannya."

“Penting untuk bertanggung jawab dan meminta maaf dari waktu ke waktu, tetapi beberapa dari kita terlalu sering melakukannya,” kata Alayna Frankenberry, manajer pemasaran masuk untuk ETO Bluesky. “Wanita khususnya telah disosialisasikan untuk meminta maaf, tunduk, dan melindungi pernyataan mereka dengan frasa seperti, 'Beri tahu saya jika Anda tidak setuju,' dan 'ini hanya pendapat saya, tetapi ...' Terus meminta maaf dan memenuhi syarat pernyataan Anda seperti ini di atas suara Anda dan dapat menyebabkan kurangnya rasa hormat dari kolega.

8 "Kerja bagus. Lain kali, harap pertimbangkan ..."

Mungkin tampak lebih mudah untuk memberikan kritik konstruktif melalui email, tetapi sering menjadi bumerang. "Ambil telepon, temukan waktu untuk bertemu langsung, atau berbicara melalui konferensi video," kata Gulino. "Maksud pesan hampir selalu berbeda dari dampak pesan, yang berarti bahwa apa yang ingin Anda katakan akan menjangkau audiens Anda secara berbeda, dan kemungkinan negatif. Saya belum pernah melihat umpan balik konstruktif yang diberikan atas email yang diambil dengan baik. Sebaliknya, itu telah menciptakan sejumlah masalah baru, termasuk kurangnya kepercayaan." Dan jika Anda harus memberikan umpan balik melalui email, simpan agar positif, katanya.

9 "Saya terbuka untuk peluang lain."

Ini benar -benar salah satu hal terburuk yang dapat Anda katakan melalui email kerja, namun orang -orang melakukannya sepanjang waktu. “Jangan beri tahu orang bahwa Anda sedang mencari pekerjaan atau Anda mungkin tahu seseorang yang ingin pergi,” Tipograph merekomendasikan. Berbicara dengan perekrut, memeriksa dengan klien dan pesaing tentang peran terbuka, dan mengobrol dengan rekan kerja tentang apa yang selanjutnya untuk pekerjaan Anda semuanya tidak ada no. "Bahkan jika Anda memikirkannya, itu bukan berita untuk diumumkan," katanya.

10 "Sesuai email terakhir saya ..."

Sentimen ini datang dalam berbagai bentuk termasuk "seperti yang sudah disebutkan di bawah ini ..." dan "seperti yang dibahas sebelumnya ..." Semua iterasi harus dihindari. "Dorongan yang tidak terlalu gentel menjadi lebih umum daripada email profesional, dan terlihat apa pun kecuali," kata Jon Brodsky, manajer negara untuk Finder.com. "Ini agresif pasif dan upaya yang sangat tipis untuk menyalahkan proyek yang terhenti." Sebaliknya, ulangi apa pun yang perlu diulang dan bergerak maju.

Versi posting ini awalnya muncul di blog Glassdoor.

Lebih dari Glassdoor:

Panduan utama untuk r esume s

3 kesalahan pencarian kerja untuk berhenti membuat hari ini

Saran Pencarian Pekerjaan Terbaik dari CEO Top di GM, 23andMe, Hilton & Lainnya