Por qué es importante 'conseguirlo por escrito'

"¡Consíguelo por escrito!" Esa es una frase que escuchamos a menudo. En cosas como facturas de venta, contratos independientes o paquetes de compensación de empleados, si usted y otras partes están haciendo un acuerdo, existe el valor de usar un lenguaje escrito para documentarlo.

A menudo relacionamos la frase "conseguirlo por escrito" con contratos legales elegantes redactados por abogados, cuyo tiempo es costoso. Pero obtener algo por escrito no tiene que implicar un contrato. Puede ser tan simple como un correo electrónico rápido solidificando un acuerdo verbal.

Un ejemplo de lo que significa 'conseguirlo por escrito'

Me ofrecí como voluntario en la Junta Directiva para varias pequeñas organizaciones sin fines de lucro a lo largo de los años. Grupos como estos son conocidos por. . . Bueno, todas las cosas que suceden cuando juntas a un montón de voluntarios con diferentes talentos, habilidades y personalidades. Debido a que sus esfuerzos son secundarios a sus ocupadas vidas, es común que los voluntarios cruzen sus cables y que las cosas se deslicen a través de las grietas.

En la junta directiva de un club, donde parte de mis responsabilidades incluía elaboración de un boletín, aprendí el valor de obtener conversaciones por escrito. Aunque el presidente del club me dijo verbalmente que las contribuciones del artículo de un miembro se llenaban para cuando el espacio permitía, dejarlo y reprogramarlo para el próximo boletín terminó causando sentimientos heridos. Y todo lo que podría haberse evitado si me hubiera tomado un momento para tener la conversación por escrito. Esto es lo que desearía haber escrito:

Mi correo electrónico habría servido un par de propósitos. Primero, me habría dado la oportunidad de reiterar mi comprensión de la conversación. Bob había dicho: "Considere el relleno de artículos de Ralph para cuando tengamos espacio". El segundo párrafo de mi carta aclara exactamente cómo interpreto lo que dijo.

En segundo lugar, tener nuestra conversación por escrito le habría dado a Bob la oportunidad de seguir conmigo si resultó haber malinterpretado lo que me había dicho. También le habría dado la oportunidad de presentarme un apéndice, tal vez algo como: "Está bien dejar fuera el artículo de Ralph, pero es mejor enviarle un correo electrónico para decirle por qué eso está sucediendo, por lo que no se siente menospreciado".

Al dejar el artículo de Ralph fuera del boletín resultó en sentimientos heridos, un registro de la conversación me habría permitido cubrirme: podría haberme referido al intercambio de correo electrónico que había tenido con Bob. Bob no habría podido retroceder y no reclamar ningún conocimiento de la conversación. (Lo cual, por cierto, es exactamente lo que hizo). Más al punto, hubiera sido menos probable que lo hiciera, sabiendo que nuestra conversación fue grabada en texto.

Aunque a menudo pensamos en obtenerlo por escrito cuando se trata de asuntos legales como acuerdos de ventas y contratos de empleo, obtener conversaciones diarias (que podrían resultar en un malentendido) por escrito puede ser increíblemente útil. Es una herramienta poderosa para evitar confusiones y desacuerdos.

¿Qué tipos de cosas requieren contratos legales?

Aunque tanto los acuerdos escritos como los acuerdos verbales de "apretón de manos" se consideran legalmente vinculantes, la naturaleza de "él dijo/ella" de los acuerdos verbales los hace difíciles de hacer cumplir en un tribunal de justicia. Y algunos contratos de alto riesgo deben ser redactados por un abogado, o al menos plantados por uno.

Algunas transacciones que deberían tener contratos legales incluyen:

• Ventas inmobiliarias
• Acuerdos para pagar las deudas de otra persona
• Contratos que tardan más de un año en completarse
• Arrendamientos inmobiliarios por más de un año
• Contratos por más de una cierta cantidad de dinero (dependiendo del estado)
• Contratos que durarán más que la vida de la parte que realiza el contrato
• Una transferencia de propiedad a la muerte de la parte que realiza el contrato

Por supuesto, este artículo no pretende ser asesoramiento legal. En caso de duda, obtenga un asesor legal. Si se pregunta si un acuerdo debe tener un contrato preparado por el abogado, considere si el conflicto sobre los términos podría tener ramificaciones legales o financieras significativas. Si lo haría, entonces involucrar a un abogado o usar una plantilla legal es una buena idea.

Las plantillas de contrato a menudo están disponibles en línea, pero encontrar una fuente de buena reputación puede ser complicado. Asegúrese de hacer su tarea antes de entregar información de la tarjeta de crédito a los sitios que requieren el pago para crear e imprimir contratos.

Los beneficios de obtenerlo por escrito

Ya sea que sea necesario o no, un acuerdo escrito es una prueba de los términos que discutió. Evita que las personas olviden lo que se acordó, negar lo que han dicho o cambiar su historia (como lo hizo Bob). Los documentos escritos también pueden servir como evidencia legal en la corte, si es necesario.

Según el blog de Shake Law:

¡Consigue todo por escrito! Todo. Incluso si está solo en una servilleta, consíguela por escrito. Samuel Goldwyn dijo que "los contratos verbales no valen el papel en el que están escritos". Y es cierto: los contratos verbales pueden ser legalmente vinculantes en teoría, ¡pero intente hacer cumplir uno!

Entonces, ¡pon esas habilidades de escritura para usar! Tómese el tiempo para pensar y registrar los acuerdos que realiza. Claramente establecer los convenios verbales en el texto puede ahorrar muchas molestias en el futuro.