5 Sistem yang Anda Butuhkan untuk Meroket Karir Penulisan Freelance Anda

Apakah Anda memimpikan karir menulis lepas?

Mungkin Anda ingin melakukan pekerjaan kreatif, bertemu orang-orang hebat, mengatur jadwal Anda sendiri, dan tentu saja, bekerja dari mana saja di dunia.

Tapi apakah ini kenyataannya?

Baca terus untuk mengetahui seperti apa sebenarnya dan bagaimana menciptakan karir menulis lepas yang sukses.

Untuk menjadi sukses, Anda harus berurusan dengan klien, tetap di atas keuangan dan pembukuan Anda, membangun hubungan di industri, memasarkan bisnis Anda terus-menerus, dan melakukan semua tugas administrasi yang diperlukan untuk menjaga semuanya tetap berjalan.

Dengan begitu banyak yang harus dilakukan, apakah Anda kadang-kadang merasa seperti sedang bekerja?

Saya tidak bermaksud meledakkan gelembung Anda, tetapi inilah kenyataan menulis untuk uang.

Kecuali kalau-

Anda menjadi pro dan menerapkan sistem anti peluru – sistem yang memungkinkan Anda memanfaatkan waktu sehingga Anda dapat melakukan lebih banyak hal yang Anda sukai. Anda tahu – penulisan kreatif, waktu luang, dan bagian perjalanan…

Ini 5 sistem yang Anda butuhkan.

1. Sistem Komunikasi Klien

Ini mungkin sistem terpenting yang perlu Anda bangun dalam karir menulis lepas Anda. Sejumlah besar waktu dan ruang kepala digunakan untuk berkomunikasi dengan klien.

Dan membentuk hubungan klien yang positif adalah sumber kehidupan bisnis Anda.

Itulah mengapa sangat penting untuk mensistematisasikan proses komunikasi klien Anda. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat daftar periksa.

Anda dapat membuat daftar periksa dengan menganalisis apa yang terjadi dari saat calon klien menanyakan layanan Anda hingga Anda mulai mengerjakan proyek tersebut. Berikut ini contoh daftar periksa klien:

1. Menanggapi pertanyaan
2. percakapan penjualan
3. Kirim proposal/paket
4. Tindak lanjut 1
5. Tindak lanjut 2
6. Kirim faktur
7. Tindak lanjut 1
8. Tindak lanjut 2
9. Konfirmasi penerimaan dan tanggal proyek
10. Email pengingat
11. Proyek
12. Kirim email terima kasih
13. 1 bulan tindak lanjut
14. komunikasi CRM

Sebaiknya garis besar semua poin komunikasi klien Anda, masing-masing dengan templatenya sendiri.

Anda kemudian dapat mengidentifikasi di mana mungkin ada kerusakan, dan membuat template untuk situasi ini juga.

Sekarang Anda tidak akan menghabiskan waktu memikirkan apa yang harus ditulis atau dikatakan; Anda cukup mengikuti daftar periksa dan templat Anda.

2. Sistem Akuntansi

Akuntansi bukanlah topik yang paling seksi, tetapi jangan salah, membangun sistem akuntansi yang efektif akan menghemat banyak waktu dan uang Anda.

Untungnya, ada banyak aplikasi seluler dan web di luar sana untuk mempermudah proses ini bagi penulis lepas.

Jika Anda lebih suka melacak keuangan di atas kertas, itu juga keren, selama Anda memiliki sistem.

Saya biasa mencatat transaksi saya secara manual di folder KiKiK cantik milik pasangan saya. Metode ini sederhana dan efektif, tetapi sangat padat karya dan memakan waktu.

Itu sebabnya saya sangat menyarankan menggunakan perangkat lunak.

Jika Anda belum pernah menggunakan perangkat lunak akuntansi sebelumnya, dan belum siap untuk berinvestasi, cobalah Wave. Ini efektif dan gratis!

Keunggulan perangkat lunak seperti Wave adalah memungkinkan Anda menautkan rekening bank Anda langsung ke program, sehingga Anda tidak perlu memasukkan data apa pun ke dalam sistem. Anda cukup menemukan jumlahnya dan kemudian mengalokasikannya ke rekening yang benar.

Anda juga dapat mengatur faktur tindak lanjut otomatis untuk pembayaran terutang.

Menetapkan sistem akuntansi dan mengalokasikan sebagian kecil waktu Anda untuk mempertahankannya akan sangat bermanfaat bagi bisnis lepas Anda.

3. Sistem Membangun Hubungan

Tidak dapat disangkal: membangun hubungan yang kuat akan menghasilkan lebih banyak peluang posting tamu, lebih banyak klien, pertunjukan pembicara, audiens yang lebih besar untuk peluncuran buku – sebut saja. Plus, orang-orang di sekitar Anda akan memotivasi Anda untuk membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Jika Anda berpikir bahwa Anda harus secara agresif mendekati A-listers di setiap konferensi bisnis di seluruh dunia, pikirkan lagi.

Saya lebih suka membangun hubungan saya secara organik, satu orang pada satu waktu. Tetapi pada saat yang sama, saya memastikan bahwa komunikasi tidak terputus, dengan mencatat kontak saya dengan mereka.

Pertimbangan terpenting saat membuat sistem pembangunan hubungan adalah: siapa yang ingin Anda pengaruhi? Apakah klien, teman, freelancer lain yang bisa mempromosikan bisnis Anda?

Pikirkan juga tentang nilai-nilai yang Anda inginkan untuk dimiliki oleh orang-orang di jaringan Anda.

Dari sana, Anda perlu menemukan alat untuk menyimpan semua kontak Anda. Cobalah untuk menemukan sistem yang memungkinkan Anda untuk menambahkan catatan sehingga Anda dapat melacak hubungan Anda.

Saya merekomendasikan Nimble atau secara kontak. Kedua alat tersebut melacak komunikasi Anda dengan kontak Anda melalui media sosial, email, dan catatan yang ditambahkan secara manual di file.

Anda juga harus mengetahui seberapa sering Anda ingin menyentuh basis dengan jaringan Anda. Sekali seminggu atau setiap beberapa bulan cukup?

Kemungkinan besar frekuensi kontak Anda akan sangat bergantung pada jenis hubungan yang Anda miliki dengan orang tersebut. Misalnya, jika itu adalah teman bisnis dekat di grup dalang Anda, Anda mungkin mengejar ketinggalan setiap minggu daripada memeriksa setiap kuartal, seperti yang mungkin Anda lakukan dengan klien sebelumnya.

Terakhir, Anda harus selalu mencari cara untuk meningkatkan jumlah hubungan berkualitas yang Anda miliki.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah bergabung dengan komunitas online atau bertemu orang secara langsung. Sekali lagi, Anda tidak perlu keluar dan menjadi seseorang yang bukan diri Anda.

Perhatikan peluang tetapi biarkan hubungan Anda tumbuh secara organik; tidak ada gunanya tetap berhubungan dengan orang yang tidak Anda sukai.

4. Sistem Pemasaran

Bagian ini bukan tentang strategi dan taktik pemasaran. Sebagai pembaca Write To Done, saya berasumsi bahwa Anda sudah tahu banyak tentang ini.

Namun, setelah Anda mengidentifikasi strategi pemasaran mana yang paling cocok untuk Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda selalu memiliki prospek yang mengalir ke bisnis Anda.

Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa pemasaran email, blogging, dan media sosial memberi Anda kesempatan menulis paling banyak.

Jika demikian, apakah Anda menggunakan strategi ini hanya ketika Anda kekurangan pekerjaan di masa depan, atau apakah Anda memiliki sistem yang membuat peluang ini datang kepada Anda?

Jika tidak, berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan:

Email Pemasaran

• Apakah Anda memiliki PDF, atau video atau seri email untuk diberikan kepada audiens Anda sebagai ganti alamat email mereka?
• Sudahkah Anda mendaftar ke penyedia layanan email seperti MailChimp?
• Sudahkah Anda menyematkan formulir pendaftaran di situs web Anda untuk menangkap alamat email? Plugin Magic Action Box adalah alat gratis yang hebat untuk membantu Anda melakukan ini.
• Apakah Anda memiliki halaman arahan khusus untuk mempromosikan freebie Anda?
• Sudahkah Anda menyiapkan templat buletin email untuk setiap kali Anda menerbitkan artikel baru?

ngeblog

• Sudahkah Anda membuat daftar topik untuk blog di masa mendatang?
• Sudahkah Anda menentukan seberapa sering Anda akan mempublikasikan konten? 1, 2, 3 kali seminggu atau sebulan?
• Pernahkah Anda memikirkan jam berapa posting Anda ditayangkan?
• Sudahkah Anda menjadwalkan konten selama 2 minggu sebelumnya?
• Seberapa sering Anda mengisi daftar topik?
• Apakah Anda memiliki daftar periksa untuk memformat posting blog Anda?

Media sosial

• Sudahkah Anda membuat daftar ide konten untuk setiap platform sosial?
• Sudahkah Anda mendaftar untuk alat manajemen media sosial seperti Buffer atau Hootsuite?
• Seberapa sering Anda ingin memposting di setiap platform?
• Kapan waktu terbaik untuk memposting di setiap platform?
• Seberapa sering Anda akan menjadwalkan posting sebelumnya?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan memberi Anda gambaran tentang sistem pemasaran Anda, yang kemudian dapat Anda sesuaikan dari waktu ke waktu.

5. Sistem Administrasi Bisnis

Saya yakin tugas administratif tidak menambah nilai bisnis Anda. Jadi, Anda perlu menemukan cara untuk mengaturnya sehingga Anda dapat melanjutkan bisnis Anda.

Tugas admin meliputi manajemen email, manajemen tugas, manajemen file, dan perlindungan kata sandi.

Ada detail tak berujung yang terlibat, tetapi berikut adalah beberapa tip cepat untuk membantu Anda merampingkan admin Anda.

Manajemen email

Kunci untuk tetap mengetahui email Anda adalah memiliki cara untuk memproses pesan menjadi tugas, lalu mengarsipkan sisanya. Anda dapat melakukan ini di Gmail menggunakan Todos atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak pihak ketiga seperti IQTELL.

Unroll.me adalah cara yang bagus untuk mengelola langganan Anda.

Manajemen tugas

Ada ratusan aplikasi manajemen tugas untuk meningkatkan produktivitas Anda, dan sejujurnya, semuanya melakukan hal yang sama. Tidak masalah apakah Anda menggunakan Trello, Wunderlist, Asana, Basecamp, atau Workflowy.

Hal utama adalah mencatat semua proyek Anda, baik bisnis maupun pribadi, dan kemudian buat daftar tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap proyek.

Setelah Anda memetakan semua yang perlu Anda lakukan, ambil pena dan kertas, ekstrak tugas penting dari perangkat lunak Anda dan tuliskan untuk diselesaikan hari ini. Itu dia!

Sangat mudah untuk terjebak dalam alat (saya mungkin perlu mencari bantuan profesional untuk berhenti melihat dan menguji alat!), tetapi ingat bahwa memiliki perangkat lunak yang tepat tidak akan membuat karir menulis lepas Anda melambung. Melakukan pekerjaan akan.

Berikut adalah sumber yang bagus untuk kembali ke dasar dengan manajemen tugas.

Manajemen file

Yang satu ini langsung.

Gunakan Google Drive untuk menyimpan dan mengatur dokumen langsung, dan Dropbox untuk menyimpan file lengkap seperti video, musik, pembayaran pajak, dan sebagainya.

Kuncinya di sini adalah untuk menghilangkan semua file yang longgar. Setiap file harus berada di folder yang sesuai.

Habiskan sore ini untuk membersihkan file Anda dan lihat berapa banyak waktu yang Anda hemat dengan tidak mencari sesuatu.

Manajemen kata sandi

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencari atau mengingat kata sandi untuk bisnis Anda?

Atau lebih buruk – apakah Anda hanya memiliki satu, dua atau tiga kata sandi yang Anda gunakan untuk semuanya?

Jika demikian, Anda berisiko diretas dan Anda perlu merampingkan pengelolaan kata sandi Anda sesegera mungkin.

Cara termudah untuk melakukannya adalah melalui perangkat lunak. Saya menggunakan 1Password untuk mengelola kata sandi saya. Seperti namanya, Anda membuat satu kata sandi utama yang membuka seluruh basis data kata sandi Anda.

Perangkat lunak ini cukup pintar untuk menyimpan kata sandi yang disimpan dalam riwayat pencarian Anda serta menghasilkan kata sandi yang rumit untuk akun baru atau yang sudah ada.

Saya suka kenyamanan memiliki satu kata sandi yang sangat kuat untuk mengakses semua yang saya butuhkan. Ini meningkatkan keamanan Anda dan menghemat waktu di sepanjang jalan.

Jadi begitulah – rencana aksi sistem 5 langkah untuk membantu Anda meluangkan waktu.

Yang perlu Anda lakukan sekarang adalah benar-benar menerapkan sistem ini dan menuai manfaatnya.

Saya sarankan Anda mulai dengan mengalokasikan 30 menit per hari untuk mengerjakan bisnis Anda. Anda akan mulai melihat keajaiban dalam waktu singkat!

Sistem mana yang Anda gunakan untuk membuat Anda lebih efisien dan memiliki lebih banyak waktu? Bagikan di komentar di bawah agar kita bisa memulai percakapan!