如何像技術寫作專業人士一樣使用語法

在SaaS及其快速發展的世界中，用戶依靠清晰的文檔來瀏覽複雜的，不斷發展的系統。我作為技術作家的工作不僅僅是翻譯技術術語。這是關於創建高質量的開發人員文檔和用戶指南，以使用戶能夠充分理解，使用和故障排除軟件。

這就是為什麼語法是我技術寫作工作流程的重要組成部分的原因。語法通過捕捉錯誤，提出更好的措辭和提高清晰度來充當額外的眼睛。當我忙於管理多個項目和截止日期時，Grammarly可以幫助我更有效地工作，縮短編輯時間並在不同文檔中保持寫作一致。

這是我每天工作流程中語法是必不可少的工具的主要原因。

1。減少措辭

語法可以幫助我識別和消除不必要的單詞，以確保我的寫作清晰明確。簡潔的技術文檔可以更輕鬆地閱讀和理解，並確保用戶可以快速找到並理解所需的信息。

2。使用主動語音

Grammarly的避免被動語音偏好有助於我識別和重新製作被動構造，以確保我的文檔保持直接和動作驅動。在技​​術文檔中使用主動語音可以增強清晰度，可讀性和直接性，從而使用戶更容易理解複雜的信息。

3。使用包容性語言

語法在包容性語言建議上保持最新狀態，因此我不必這樣做。 Grammarly的包容性語言建議使我更多地專注於寫作而不是研究不斷發展的語言規範。在技​​術文檔中使用包容性語言使其能夠通過清晰地傳達信息並沒有偏見來吸引不同的受眾並建立信任，從而確保每個讀者都感到受人尊敬和歡迎。

4。管理自定義術語

Grammarly的《我的詞典》允許我添加特定於行業的術語，產品名稱和首字母縮寫詞，包括我公司風格指南的術語，確保它們在我的寫作中自動認可。我可以在不同的工具中添加這些術語，而是可以前載密鑰術語，並讓語法抓住不一致之處。

由於語法直接集成到Confluence，Jira，Outlook，SharePoint，Teams和Word等平台中，因此我不必手動覆蓋拼寫檢查器建議或擔心錯誤地標記的術語。

5。簡化複雜信息

Grammarly的Generative AI可以幫助我重新塑造並將高度技術概念簡化為非技術受眾的簡單語言。技術作家是文檔專家，不一定是技術專家。 Grammarly幫助我完善複雜的想法，減少時間研究和澄清主題專家的細節。這樣可以確保我完全理解和記錄概念，同時保持清晰度和技術準確性。

即使我成為我領域的技術專家，語法也有助於確保我的文檔保持清晰，簡潔且易於理解。

此外，語法保留嚴格的數據隱私標準。我可以自信地添加規格中的信息，知道我的內容在我為用戶完善時仍然私密並受到保護。這是用語法簡化文本的示例。如果我正在記錄API身份驗證，則原始解釋可能會如下：

OAuth 2.0授權使用訪問令牌來驗證客戶端請求並管理安全協議中的委派權限。

借助Grammarly的簡化IT提示，我可以將其重寫為：

OAuth 2.0使用令牌驗證客戶請求並安全控制權限。

6。提高效率

語法最大的優勢之一是，它每周至少為我節省了八個小時。在使用Grammarly之前，我花了大量時間在發布之前幾次審查內容。現在，語法是一組額外的眼睛，實時捕獲錯誤並減少了對多次審查週期的需求，尤其是當我與其他人合作時。

結果，我可以更有效地創建內容，更快地發布文檔，然後轉到列表中的下一個任務。

對我來說，作為技術作家，語法不僅僅是一個有用的工具。這是一個我可以依靠誰厭倦幫助我的同事。

艾米麗·格雷斯（Emily Grace）是一位堪薩斯城的技術作家，擁有近20年的經驗。她致力於創建清晰，用戶友好的內容和指導技術作家。有關技術寫作見解，請在https://www.linkedin.com/in/graceremily/上與她聯繫。