Как использовать грамматику, как профессионал технического письма

В быстро меняющемся мире SaaS и IT пользователи полагаются на четкую документацию , чтобы ориентироваться в сложных, постоянно развивающихся системах. Моя работа как технического писателя - это не только перевод технического жаргона . Речь идет о создании высококачественной документации разработчика и руководства по пользователям, которые позволяют пользователям полностью понимать, использовать и устранение неисправностей программного обеспечения.

Вот почему грамматика является неотъемлемой частью моего рабочего процесса технического письма. Грамматика действует как дополнительный набор глаз, поймая ошибки, предлагая лучшую формулировку и улучшая ясность . В то время как я занят управлением несколькими проектами и сроками, Grammarly помогает мне работать более эффективно, сокращая время редактирования и поддержание моего письма в разных документах.

Вот мои главные причины, по которым грамматика является важным инструментом в моем ежедневном рабочем процессе.

1. Уменьшите слова

Грамматика помогает мне определить и устранить ненужные слова, гарантируя, что мое письмо ясное и краткое . Краткая техническая документация может быть легче прочитать и понять, а также обеспечивать быстрое поиск и понимать необходимую им информацию.

2. Используйте активный голос

Грамматика избегает пассивных голосовых предпочтений помогает мне выявлять и переделать пассивные конструкции, гарантируя, что моя документация остается простой и управляемой действиями. Использование активного голоса в технической документации повышает ясность, читаемость и прямую откровенность, что облегчает понимание сложной информации для пользователей.

3. Используйте инклюзивный язык

Грамматика остается в курсе рекомендаций по инклюзивным языкам, поэтому мне не нужно. Инклюзивные языковые предложения Grammarly позволяют мне больше сосредоточиться на написании, а не на изучении развивающихся языковых норм. Использование инклюзивного языка в технической документации позволяет ему привлекать разнообразную аудиторию и укреплять доверие, четко и без предвзятости сообщая, что каждый читатель чувствует себя уважаемым и приветствующим.

4. Управление пользовательской терминологией

Мой словарь Grammarly позволяет мне добавлять специфические для отрасли термины, названия продуктов и аббревиатуры, в том числе из руководства по стилю моей компании, гарантируя, что они автоматически узнают по моим письмам. Вместо того, чтобы добавлять эти термины к нескольким проверке орфографии в разных инструментах, я могу ключевую терминологию с фронтальной нагрузкой и позволить грамматике улавливать несоответствия.

Поскольку грамматика интегрируется непосредственно в такие платформы, как Confluence, Jira, Outlook, SharePoint, Teams и Word, мне не нужно вручную переопределять предложения проверки орфографии или беспокоиться о терминах, помеченных неправильно.

5. Упростить сложную информацию

Генеративный ИИ Grammarly помогает мне перефразировать и упростить высокотехнологичные концепции на более простой язык для неэхнической аудитории. Технические авторы - эксперты по документации, не обязательно технологические эксперты. Грамматика помогает мне уточнить сложные идеи, сокращая мое время, изучая и разъясняя детали с экспертами по предметам. Это гарантирует, что я полностью понимаю и документирует концепции при сохранении ясности и технической точности.

Несмотря на то, что я становлюсь более технологическим экспертом в своей области, грамматика помогает гарантировать, что моя документация остается ясной, краткой и простой для понимания.

Кроме того, грамматика сохраняет строгие стандарты конфиденциальности данных . Я могу с уверенностью добавить информацию из спецификаций, зная, что мой контент остается частным и защищенным, пока я уточняю ее для своих пользователей. Вот пример упрощения текста с грамматикой. Если я документирую аутентификацию API, первоначальное объяснение может выглядеть так:

Авторизация OAuth 2.0 использует токены доступа для аутентификации запросов клиентов и управления делегированными разрешениями в рамках безопасного протокола.

С помощью Grammarly упростила его, я мог бы переписать его как:

OAuth 2.0 использует токены для безопасной проверки запросов клиентов и разрешений управления.

6. максимизировать эффективность

Одним из самых больших преимуществ Grammarly является то, что он экономит меня не менее восьми часов в неделю. Прежде чем использовать грамматику, я потратил значительное количество времени, просматривая контент несколько раз до публикации. Теперь, грамматика служит дополнительным набором глаз, увлекает ошибки в режиме реального времени и сокращает потребность в нескольких циклах обзора, особенно когда я сотрудничаю с другими в документе.

В результате я могу более эффективно создавать контент, быстрее публиковать документацию и перейти к следующей задаче в моем списке.

Для меня, как технического писателя, грамматика - это больше, чем просто полезный инструмент; Это коллега, я могу зависеть от того, кто никогда не устает помогать мне.

Эмили Грейс - технический писатель из Канзас -Сити с почти 20 -летним опытом. Она посвящена созданию четкого, удобного контента и наставничества технических писателей.Для технического письма, свяжитесь с ней на LinkedIn на https://www.linkedin.com/in/graceremily/