วิธีใช้ไวยากรณ์เช่นการเขียนทางเทคนิคมืออาชีพ

ในโลกที่เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วของ SaaS และไอทีผู้ใช้พึ่งพา เอกสาร ที่ชัดเจน เพื่อนำทางระบบที่ซับซ้อนและมีการพัฒนาตลอดเวลา งานของฉันในฐานะนักเขียนด้านเทคนิคไม่ได้เกี่ยวกับการแปล ศัพท์แสงทาง เทคนิค มันเกี่ยวกับการสร้างเอกสารนักพัฒนาที่มีคุณภาพสูงและคู่มือผู้ใช้ที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจใช้และแก้ไขปัญหาซอฟต์แวร์อย่างเต็มที่

นั่นเป็นเหตุผลที่ไวยากรณ์เป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์การเขียนทางเทคนิคของฉัน ไวยากรณ์ทำหน้าที่เป็นดวงตาพิเศษโดยการจับข้อผิดพลาดแนะนำถ้อยคำที่ดีขึ้นและปรับปรุง ความ ชัดเจน ในขณะที่ฉันกำลังยุ่งอยู่กับการจัดการหลายโครงการและกำหนดเวลาไวยากรณ์ช่วยให้ฉันทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นลดเวลาแก้ไขและทำให้การเขียนของฉันสอดคล้องกันในเอกสารที่แตกต่างกัน

นี่คือเหตุผลอันดับต้น ๆ ของฉันว่าทำไมไวยากรณ์เป็นเครื่องมือสำคัญในเวิร์กโฟลว์ประจำวันของฉัน

1. ลดความพูด

ไวยากรณ์ช่วยให้ฉันระบุและกำจัดคำที่ไม่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจ ว่า การเขียนของฉันชัดเจนและ รัดกุม เอกสารทางเทคนิคที่กระชับสามารถอ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้นและทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้สามารถค้นหาและเข้าใจข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

2. ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่

การหลีกเลี่ยงการตั้งค่าเสียงแบบพาสซีฟของไวยากรณ์ช่วยให้ฉันระบุและทำสิ่งก่อสร้างแบบพาสซีฟใหม่เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารของฉันยังคงตรงไปตรงมาและขับเคลื่อนด้วยการกระทำ การใช้เสียงที่ใช้งานอยู่ในเอกสารทางเทคนิคช่วยเพิ่มความชัดเจนการอ่านและความตรงไปตรงมาทำให้ข้อมูลที่ซับซ้อนง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่จะเข้าใจ

3. ใช้ภาษาแบบรวม

ไวยากรณ์ยังคงเป็นข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับคำแนะนำภาษาแบบรวมดังนั้นฉันจึงไม่ต้องทำ คำแนะนำภาษาที่ครอบคลุมของไวยากรณ์ช่วยให้ฉันมุ่งเน้นไปที่การเขียนมากกว่าการค้นคว้าบรรทัดฐานภาษาที่พัฒนาขึ้น การใช้ภาษาแบบรวมในเอกสารทางเทคนิคช่วยให้สามารถดึงดูดผู้ชมที่หลากหลายและสร้างความไว้วางใจโดยการสื่อสารข้อมูลอย่างชัดเจนและไม่มีอคติทำให้มั่นใจได้ว่าผู้อ่านทุกคนรู้สึกเป็นที่เคารพและต้อนรับ

4. จัดการคำศัพท์ที่กำหนดเอง

พจนานุกรมของฉันคือไวยากรณ์ช่วยให้ฉันเพิ่มคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรมชื่อผลิตภัณฑ์และคำย่อรวมถึงคำแนะนำจากสไตล์ บริษัท ของฉันเพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาจะได้รับการยอมรับโดยอัตโนมัติในการเขียนของฉัน แทนที่จะเพิ่มข้อกำหนดเหล่านี้ลงในตัวตรวจสอบการสะกดหลายตัวในเครื่องมือต่าง ๆ ฉันสามารถโหลดคำศัพท์คีย์โหลดด้านหน้าและปล่อยให้ไวยากรณ์ไม่สอดคล้องกัน

เนื่องจากไวยากรณ์ รวมเข้า กับแพลตฟอร์มโดยตรงเช่น Confluence, JIRA, Outlook, SharePoint, ทีมและคำฉันไม่จำเป็นต้องแทนที่คำแนะนำการสะกดคำด้วยตนเองหรือกังวลเกี่ยวกับคำศัพท์ที่ถูกตั้งค่าสถานะไม่ถูกต้อง

5. ทำให้ข้อมูลที่ซับซ้อนง่ายขึ้น

AI การกำเนิดของไวยากรณ์ช่วยให้ฉันใช้ถ้อยคำใหม่และทำให้แนวคิดทางเทคนิคสูงขึ้นเป็นภาษาที่ง่ายขึ้นสำหรับผู้ชมที่ไม่ใช้เทคนิค นักเขียนด้านเทคนิคเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี ไวยากรณ์ช่วยให้ฉันปรับแต่งความคิดที่ซับซ้อนลดเวลาค้นคว้าและชี้แจงรายละเอียดกับผู้เชี่ยวชาญเรื่อง สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าฉันเข้าใจอย่างถ่องแท้และจัดทำเอกสารแนวคิดในขณะที่ยังคงความชัดเจนและความแม่นยำทางเทคนิค

แม้ในขณะที่ฉันกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีในสาขาของฉันมากขึ้นไวยากรณ์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของฉันยังคงชัดเจนรัดกุมและเข้าใจง่าย

นอกจากนี้ไวยากรณ์ยังรักษา มาตรฐานความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ที่ เข้มงวด ฉันสามารถเพิ่มข้อมูลจากข้อกำหนดอย่างมั่นใจโดยรู้ว่าเนื้อหาของฉันยังคงเป็นส่วนตัวและได้รับการปกป้องในขณะที่ฉันปรับแต่งสำหรับผู้ใช้ของฉัน นี่คือตัวอย่างของการทำให้ข้อความง่ายขึ้นด้วยไวยากรณ์ หากฉันบันทึกการรับรองความถูกต้องของ API คำอธิบายดั้งเดิมอาจมีลักษณะเช่นนี้:

OAUTH 2.0 การอนุญาตใช้โทเค็นการเข้าถึงเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของคำขอไคลเอนต์และจัดการสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมายภายในโปรโตคอลที่ปลอดภัย

ด้วยความช่วยเหลือของไวยากรณ์ที่ง่ายขึ้นพร้อมที่จะแจ้งฉันสามารถเขียนใหม่เป็น:

OAuth 2.0 ใช้โทเค็นเพื่อตรวจสอบคำขอของลูกค้าและการควบคุมสิทธิ์อย่างปลอดภัย

6. เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

หนึ่งในข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของไวยากรณ์คือช่วยให้ฉันช่วยฉันอย่างน้อยแปดชั่วโมงต่อสัปดาห์ ก่อนที่จะใช้ไวยากรณ์ฉันใช้เวลาในการตรวจสอบเนื้อหาเป็นจำนวนมากก่อนที่จะตีพิมพ์ ตอนนี้ไวยากรณ์ทำหน้าที่เป็นดวงตาพิเศษจับข้อผิดพลาดแบบเรียลไทม์และลดความจำเป็นในการตรวจสอบหลายรอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฉันร่วมมือกับผู้อื่นในเอกสาร

ด้วยเหตุนี้ฉันสามารถสร้างเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเผยแพร่เอกสารเร็วขึ้นและไปยังงานถัดไปในรายการของฉัน

สำหรับฉันในฐานะนักเขียนด้านเทคนิคไวยากรณ์เป็นมากกว่าเครื่องมือที่เป็นประโยชน์ มันเป็นเพื่อนร่วมงานที่ฉันสามารถพึ่งพาได้ว่าใครไม่เคยเบื่อที่จะช่วยฉัน

Emily Grace เป็นนักเขียนด้านเทคนิคจากแคนซัสซิตี้ที่มีประสบการณ์เกือบ 20 ปี เธอทุ่มเทเพื่อสร้างเนื้อหาที่ชัดเจนเป็นมิตรและให้คำปรึกษานักเขียนด้านเทคนิคสำหรับข้อมูลเชิงลึกด้านการเขียนทางเทคนิคเชื่อมต่อกับเธอบน LinkedIn ที่ https://www.linkedin.com/in/graceremily/