성공하는 데 도움이 되는 5가지 적절한 전문 이메일 형식 팁

평균적인 전문 이메일 사용자는 하루에 90개 이상의 이메일을 받습니다. 이는 귀하의 메시지가 받는 사람의 관심을 끌기 위해 심각한 경쟁을 하고 있음을 의미합니다. 명확하고 효과적인 커뮤니케이션은 적절한 비즈니스 이메일 형식을 사용하는 것에서 시작됩니다.

그게 뭐가 그렇게 힘든데? 당신은 생각하고 있습니다. 할 말을 입력하고 Send 키 를 누르면 사라집니다!

롤을 천천히 하세요, 챔피언! 비즈니스 이메일의 형식이 달라집니다. 좋은 이메일 형식은 이메일을 읽기 쉽게 만들 뿐만 아니라 세련된 전문가처럼 보이게 합니다.

비즈니스 이메일 형식을 지정하는 방법

1 제목에 주의를 기울이십시오.

많은 사람들이 나중에 생각하기 위해 이메일에 제목을 던집니다. 그러나 업무용 이메일이 마땅히 주목을 받을 수 있도록 하고 싶다면 나중에 생각해도 소용이 없을 것입니다.

추가 정보: 매번 열리는 20개의 이메일 제목

생계를 위해 마케팅 이메일을 보내는 사람들로부터 가져오세요. 제목이 중요합니다. 이메일 수신자의 33%는 제목만 보고 이메일을 열지 여부를 결정합니다. 서로를 알고 함께 일하는 사람들 간의 비즈니스 이메일은 영업 프레젠테이션보다 열릴 가능성이 훨씬 더 높지만 제목은 여전히 ​​목적이 있습니다.

• 수신자에게 이메일에서 예상되는 내용을 알려줍니다. 종종 가장 좋은 제목은 받는 사람에게 그 안에 무엇이 있는지 정확하게 알려줍니다. 수신자가 "3분기 마케팅 보고서 첨부"를 볼 때 작성하는 이유에 대해 모호함이 없습니다.
• 이메일 내용에 대한 관심을 불러일으킵니다. 제목은 받는 사람의 관심을 끌 수 있습니다. 이것은 잘 모르는 연락처에 콜드 이메일을 보낼 때 특히 중요합니다.
• 수신자가 바쁜 받은 편지함의 우선 순위를 지정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 제목 줄은 긴급성을 유발하고 수신자가 먼저 주의가 필요한 이메일을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이메일 제목 줄 팁

• 짧게 유지하세요.
• 채우기 단어와 구를 피하십시오.
• 모두 대문자나 과도한 구두점을 사용하지 마십시오.
• 스팸 필터를 피하는 방법을 알고 있습니다.

2 올바르게 인사하십시오.

비즈니스 이메일 인사말은 이메일 인사말이 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 알지 못하는 한 까다로울 수 있습니다. 너무 똑바로 연주하면 답답하게 들릴 것입니다. 너무 비공식적이며 프로답지 못한 사람으로 보일 것입니다. 어떻게 균형을 찾습니까?

받는 사람을 잘 알고 있더라도 엉뚱한 인사말은 비즈니스 이메일에 적합하지 않습니다. 업무용 이메일이 우연히 전달되거나 전체 답장 체인의 일부가 되면 의도한 수신자 외에 다른 사람들이 보게 됩니다. 전문적으로 유지하십시오. Martin은 당신의 친구일 수 있지만, 당신이 쉬는 시간을 위해 장난스러운 농담을 아껴두십시오.

특히 그 사람이 당신과 같은 회사 계층에 있거나 최소한 먹이 사슬에서 훨씬 더 높지 않은 경우, 당신이 알고 있거나 밀접하게 일하는 사람과 친근한 어조를 사용하는 것이 좋습니다. 거의 모든 직장 커뮤니케이션에서 Hi 는 적절한 인사말입니다.

형식적인 이메일(예: 커버 레터 또는 고위 상사에게 보내는 이메일)을 작성할 때 Dear 뒤에 받는 사람의 존칭, 성, 콜론을 사용하세요.

추가 정보: 이메일을 시작하는 방법: 절대 실패하지 않는 6가지 소개 및 피해야 할 6가지

3 비즈니스 이메일의 본문 형식을 올바르게 지정하십시오.

제목과 인사말은 생략하고 이메일 본문을 작성할 차례입니다. 단순히 생각을 정리하고 Send 를 누르는 것보다 올바르게 이해하는 것이 더 중요합니다.

• 간략하게 하세요. 짧은 이메일 메시지는 작성하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 시간을 내어 생각을 정리하세요. (메시지가 복잡한 경우 개요를 사용하면 이메일 형식을 지정할 수 있습니다.)
• 지나치게 설명하지 마십시오. 너무 많은 정보로 수신자를 압도하고 싶은 충동을 억제하십시오. 요점을 파악하고 기본 사항을 제공합니다. 필요한 경우 자세한 정보가 포함된 문서를 첨부하거나 수신자의 요청에 따라 보내겠다고 제안합니다.
• 멋진 형식을 건너뜁니다. 그래픽과 특이한 글꼴은 마케팅 이메일을 돋보이게 할 수 있지만 비즈니스 이메일에는 이러한 장식이 필요하지 않습니다. 모든 이메일 클라이언트가 형식을 올바르게 표시하는 것은 아니므로 기본 11포인트 또는 12포인트 글꼴과 검은색 텍스트를 사용하십시오. 굵은 텍스트와 기울임꼴은 아껴서 사용하십시오.

들여쓰기 없이 단락 사이에 이중 공백을 사용하여 비즈니스 편지처럼 이메일 형식을 지정하십시오. (인용된 텍스트는 들여쓰기를 해도 됩니다.)

4 스타일로 닫습니다.

이메일에 서명하는 것을 잊지 마십시오. 대부분의 이메일에 대해 최선 을 다하거나 감사 합니다와 같은 친절 하고 전문적인 승인이 필요합니다.

추가 정보: 이메일 종료 방법: 9가지 절대 실패하지 않는 승인 및 9가지 방지

전문 서명을 추가하는 것을 잊지 마십시오. (대부분의 이메일 클라이언트를 사용하면 모든 메시지에 자동으로 추가되는 클라이언트를 만들 수 있습니다.) 이름, 직위, 근무하는 회사 및 전화 번호를 포함하십시오. LinkedIn 프로필 및 비즈니스 동료가 액세스할 수 있도록 하려는 모든 전문 소셜 미디어 계정에 대한 링크를 추가하는 것도 고려할 수 있습니다.

5 교정!

귀하의 이메일은 교정할 때까지 완전하지 않습니다. Grammarly를 사용하여 이동 중에 오류를 잡는 데 도움이 되지만 앱은 교정 기능이 아니라 대체 기능을 제공한다는 점을 기억하십시오. 시간을 내어 스스로 교정하고 매끄러운 구문을 확인하고 장황한 말을 제거하십시오. 유사하지만 완전히 의도하지 않은 단어를 사용했을 수 있는 오타에 주의하십시오. (당신은 아들의 클라리넷 연주회에 참석하기 위해 휴가를 요청할 수도 있지만, 연주회 에서 i 가 누락되면 기억에 남는 이메일이 될 것입니다. ... 좋은 방법은 아닙니다.)

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6 전문가를 위한 Grammarly의 기능 활용

Grammarly는 항상 철자와 문법 오류를 잡아내고 글이 세련되게 보이도록 도와줍니다. 그러나 Grammarly의 작문 도우미에는 전문가를 위해 특별히 설계된 강력한 기능이 있다는 사실을 알고 계셨습니까? 우리의 쓰기 제안은 지나치게 장황한 구절에 플래그를 지정하고 전체 문장을 변환하여 더 명확하게 하고, 의도한 대로 어조를 전달하고, 텍스트에서 굵게 주요 정보를 전달하고, 중요한 정보가 잘 표시되도록 많은 항목을 글머리 기호 목록으로 나열하는 단락 형식을 다시 지정합니다. 쉽게 스캔할 수 있습니다.