5 wskazówek dotyczących prawidłowego profesjonalnego formatu wiadomości e-mail, które pomogą Ci odnieść sukces

Przeciętny profesjonalny użytkownik poczty e-mail otrzymuje ponad dziewięćdziesiąt e-maili dziennie. Oznacza to, że Twoja wiadomość ma poważną konkurencję dla uwagi odbiorcy. Przejrzysta, skuteczna komunikacja zaczyna się od użycia odpowiedniego formatu biznesowej poczty e-mail.

Co jest w tym tak trudnego? Ty myślisz. Piszę to, co mam do powiedzenia, naciskam Wyślij i gotowe!

Zwolnij, mistrzu! Sposób, w jaki sformatujesz firmową pocztę e-mail, ma znaczenie. Dobre formatowanie wiadomości e-mail nie tylko ułatwia czytanie wiadomości e-mail, ale także sprawia, że ​​wyglądasz jak dopracowany profesjonalista.

Jak sformatować firmową wiadomość e-mail

1 Zwróć uwagę na swój temat.

Wiele osób po namyśle wrzuca temat do wiadomości e-mail. Jeśli jednak chcesz mieć pewność, że Twoja profesjonalna poczta e-mail przyciągnie uwagę, na jaką zasługuje, refleksja nie wystarczy.

WIĘCEJ INFORMACJI: 20 wierszy tematu wiadomości e-mail, które będą otwierane za każdym razem

Weź to od ludzi, którzy zarabiają na życie, wysyłając e-maile marketingowe — wiersze tematu są ważne. Trzydzieści trzy procent odbiorców wiadomości e-mail decyduje, czy otworzyć wiadomość e-mail, na podstawie samego tematu. Chociaż e-maile biznesowe między osobami, które się znają i współpracują ze sobą, są znacznie częściej otwierane niż oferty sprzedażowe, Twój wiersz tematu nadal służy celowi.

• Informuje odbiorcę, czego może się spodziewać w wiadomości e-mail. Często najlepszy wiersz tematu mówi odbiorcy dokładnie, co jest w nim zawarte. Gdy odbiorca zobaczy „załączone raporty marketingowe z trzeciego kwartału”, nie ma wątpliwości, dlaczego piszesz.
• Tworzy zainteresowanie treścią e-maila. Twój temat może wzbudzić zainteresowanie odbiorcy. Jest to szczególnie ważne w przypadku zimnych wiadomości e-mail do kontaktów, których dobrze nie znasz.
• Może pomóc odbiorcy w ustaleniu priorytetów jego zajętej skrzynki odbiorczej. Wiersz tematu może być pilny i pomóc odbiorcy określić, które e-maile wymagają uwagi w pierwszej kolejności.

Wskazówki dotyczące wiersza tematu wiadomości e-mail

• Niech to będzie krótkie.
• Unikaj słów i fraz wypełniających.
• Nie używaj wszystkich wersalików ani nadmiernej interpunkcji.
• Dowiedz się, jak unikać filtrów spamowych.

2 Odbierz właściwe pozdrowienie.

Pozdrowienia w firmowych wiadomościach e-mail mogą być trudne, chyba że wiesz, co robić, a czego nie. Zagraj to zbyt prosto, a zabrzmi duszno. Zbyt nieformalny, a wydasz się nieprofesjonalny. Jak znaleźć równowagę?

Nawet jeśli dobrze znasz odbiorcę, szalone zwroty grzecznościowe są nieodpowiednie w przypadku biznesowej poczty e-mail. Jeśli Twoja profesjonalna poczta e-mail zostanie przekazana dalej lub stanie się częścią łańcucha Odpowiedz wszystkim , zobaczą go osoby poza zamierzonym odbiorcą. Zachowaj profesjonalizm. Martin może być twoim kumplem, ale zachowaj żartobliwe przekomarzanie się, gdy nie masz czasu.

Dobrze jest używać przyjaznego tonu w stosunku do kogoś, kogo znasz lub z kim blisko współpracujesz, szczególnie jeśli ta osoba jest na tym samym poziomie firmy co ty, lub przynajmniej znajduje się niewiele wyżej w łańcuchu pokarmowym. W przypadku prawie każdej komunikacji w miejscu pracy, Hi jest odpowiednim powitaniem.

Pisząc formalne e-maile (takie jak listy motywacyjne lub e-maile do przełożonego wyższego szczebla), użyj słowa Dear , a następnie nazwiska i nazwiska odbiorcy oraz dwukropka.

WIĘCEJ INFORMACJI: Jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail: 6 wstępów, których nie zawiedzie, i 6, których należy unikać

3 Odpowiednio sformatuj treść firmowego e-maila.

Po usunięciu tematu i powitania nadszedł czas, aby stworzyć treść wiadomości e-mail. Aby zrobić to dobrze, nie wystarczy po prostu odłożyć strumień myśli i nacisnąć przycisk Wyślij .

• Bądź zwięzły. Napisanie krótkich wiadomości e-mail może trochę potrwać. Poświęć trochę czasu na uporządkowanie myśli. (Korzystanie z konspektu może pomóc w sformatowaniu wiadomości e-mail, jeśli wiadomość jest złożona).
• Nie wyjaśniaj przesadnie. Oprzyj się pokusie przytłoczenia odbiorcy zbyt dużą ilością informacji. Przejdź do sedna i podaj podstawy. W razie potrzeby dołącz dokument z bardziej szczegółowymi informacjami lub ofertę wysłania na życzenie odbiorcy.
• Pomiń wymyślne formatowanie. Grafika i nietypowe czcionki mogą sprawić, że e-maile marketingowe będą błyszczeć, ale e-mail biznesowy nie wymaga żadnej z tych pułapek. Nie wszyscy klienci poczty e-mail będą poprawnie wyświetlać Twoje formatowanie, więc trzymaj się domyślnej czcionki 11- lub 12-punktowej i czarnego tekstu. Oszczędnie używaj pogrubionego tekstu i kursywy.

Sformatuj wiadomość e-mail tak, jak list biznesowy, z podwójnymi odstępami między akapitami i bez wcięć. (Dopuszcza się wcięcie w cytowanym tekście.)

4 Zamknij to stylowo.

Nie zapomnij podpisać swojego e-maila. Będziesz potrzebować przyjaznego, profesjonalnego podpisu, takiego jak Pozdrawiam lub Dziękuję w przypadku większości e-maili i Z poważaniem w przypadku formalnej korespondencji.

WIĘCEJ INFORMACJI: Jak zakończyć wiadomość e-mail: 9 podpisów, których nigdy nie zawiedzie, i 9, których należy unikać

Nie zapomnij dodać profesjonalnego podpisu. (Większość klientów poczty e-mail umożliwia utworzenie takiego, który będzie automatycznie dołączany do każdej wiadomości). Dołącz swoje imię i nazwisko, tytuł, firmę, w której pracujesz, i numer telefonu. Możesz również rozważyć dodanie linku do swojego profilu LinkedIn i wszelkich profesjonalnych kont w mediach społecznościowych, do których chcesz mieć dostęp współpracownicy biznesowi.

5 Korekta!

Twój e-mail nie jest kompletny, dopóki go nie poprawisz. Korzystaj z Grammarly, aby łatwiej wyłapywać błędy, ale pamiętaj, że aplikacja jest ulepszeniem korekty, a nie substytutem. Poświęć trochę czasu na korektę i sprawdź, czy składnia jest płynna i wyeliminuj przegadywanie. Uważaj na literówki, w których mogłeś użyć podobnego, ale zupełnie niezamierzonego słowa. (Możesz prosić o czas wolny, aby wziąć udział w recitalu klarnetowym twojego syna, ale brakujące i w recitalu sprawi, że e-mail będzie niezapomniany… i to nie w dobry sposób).

POWIĄZANE: 7 przydatnych wskazówek, jak napisać idealny profesjonalny e-mail w języku angielskim

6 Wykorzystaj funkcje Grammarly dla profesjonalistów

Grammarly zawsze pomaga wyłapywać błędy ortograficzne i gramatyczne i pomagać, aby Twoje pismo wyglądało na dopracowane. Ale czy wiesz, że asystent pisania Grammarly ma potężny zestaw funkcji skierowanych do profesjonalistów? Nasze sugestie dotyczące pisania będą oznaczać nadmiernie rozwlekłe fragmenty i przekształcać całe zdania, aby były jaśniejsze, pomagają zapewnić, że ton jest oddany w zamierzony sposób, pogrubione kluczowe informacje w tekście i ponownie sformatować akapity, wymieniając wiele elementów jako listy punktowane, aby zapewnić być łatwo zeskanowane.