เคล็ดลับการจัดรูปแบบอีเมลอย่างมืออาชีพ 5 ข้อเพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ

ผู้ใช้อีเมลมืออาชีพโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลมากกว่าเก้าสิบฉบับต่อวัน นั่นหมายความว่าข้อความของคุณมีการแข่งขันที่รุนแรงสำหรับความสนใจของผู้รับ การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการใช้รูปแบบอีเมลธุรกิจที่เหมาะสม

อะไรที่ยากเกี่ยวกับเรื่องนั้น? คุณกำลังคิด ฉันพิมพ์สิ่งที่จะพูด กด ส่ง แล้วทุกอย่างก็หายไป!

ชะลอการม้วนของคุณที่นั่นแชมป์! วิธีที่คุณจัดรูปแบบอีเมลธุรกิจของคุณทำให้เกิดความแตกต่าง การจัดรูปแบบอีเมลที่ดีไม่เพียงแต่ทำให้อีเมลของคุณอ่านง่ายขึ้น แต่ยังทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย

วิธีจัดรูปแบบอีเมลธุรกิจ

1 ให้ความสนใจกับหัวเรื่องของคุณ

หลายคนโยนหัวเรื่องลงในอีเมลในภายหลัง แต่ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลระดับมืออาชีพของคุณได้รับความสนใจอย่างคุ้มค่า การคิดภายหลังจะไม่หยุดนิ่ง

ข้อมูลเพิ่มเติม: 20 หัวเรื่องอีเมลที่จะเปิดทุกครั้ง

เอามาจากคนที่ส่งอีเมลการตลาดเพื่อหาเลี้ยงชีพ หัวเรื่องมีความสำคัญ ผู้รับอีเมลสามสิบสามเปอร์เซ็นต์ตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องเพียงอย่างเดียวหรือไม่ แม้ว่าอีเมลธุรกิจระหว่างผู้ที่รู้จักและทำงานร่วมกันมักจะเปิดกว้างมากกว่าการขาย แต่หัวเรื่องของคุณยังคงมีจุดประสงค์

• มันบอกผู้รับถึงสิ่งที่คาดหวังในอีเมล บ่อยครั้งที่หัวเรื่องที่ดีที่สุดบอกผู้รับว่ามีอะไรอยู่ข้างใน เมื่อผู้รับของคุณเห็น "แนบรายงานการตลาดสำหรับไตรมาสที่สาม" จะไม่มีความคลุมเครือเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน
• มันสร้างความสนใจในเนื้อหาของอีเมล หัวเรื่องของคุณสามารถกระตุ้นความสนใจของผู้รับ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งกับอีเมลเย็น ๆ ถึงผู้ติดต่อที่คุณไม่รู้จักดี
• สามารถช่วยผู้รับจัดลำดับความสำคัญของกล่องจดหมายที่ไม่ว่าง หัวเรื่องสามารถสร้างความเร่งด่วนและช่วยให้ผู้รับทราบว่าอีเมลใดต้องให้ความสนใจก่อน

เคล็ดลับหัวเรื่องอีเมล

• ให้มันสั้น
• หลีกเลี่ยงการเติมคำและวลี
• อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป
• รู้วิธีหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม

2 รับคำทักทายที่ถูกต้อง

การทักทายทางอีเมลธุรกิจอาจเป็นเรื่องยาก เว้นแต่คุณจะรู้ว่าควรทำและไม่ควรทำคำทักทายทางอีเมล เล่นตรงเกินไปและคุณจะฟังดูอุดอู้ ไม่เป็นทางการเกินไป และคุณจะพบว่าไม่เป็นมืออาชีพ คุณจะหาสมดุลได้อย่างไร?

แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับดี แต่คำทักทายตลกๆ ก็ไม่เหมาะสมสำหรับอีเมลธุรกิจ หากอีเมลมืออาชีพของคุณถูกส่งต่อหรือกลายเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม ตอบกลับทั้งหมด บุคคลนอกเหนือจากผู้รับที่คุณตั้งใจไว้จะเห็นอีเมลนั้น ให้มันเป็นมืออาชีพ มาร์ตินอาจเป็นคู่หูของคุณ แต่จงเก็บคำพูดที่ขี้เล่นไว้เมื่อคุณไม่ได้อยู่ที่นาฬิกา

เป็นการดีที่จะใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรกับคนที่คุณรู้จักหรือทำงานอย่างใกล้ชิดด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบุคคลนั้นอยู่ในระดับเดียวกับคุณ หรืออย่างน้อยก็ไม่มากในห่วงโซ่อาหาร สำหรับการสื่อสารในที่ทำงานเกือบทั้งหมด สวัสดี คือคำทักทายที่เหมาะสม

เมื่อคุณกำลังเขียนอีเมลที่เป็นทางการ (เช่น จดหมายปะหน้าหรืออีเมลถึงผู้บังคับบัญชาระดับสูง) ให้ใช้ Dear ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค นามสกุล และเครื่องหมายทวิภาคของผู้รับ

ข้อมูลเพิ่มเติม: วิธีเริ่มอีเมล: 6 บทนำที่ไม่มีวันล้มเหลว และ 6 ที่ควรหลีกเลี่ยง

3 จัดรูปแบบเนื้อหาของอีเมลธุรกิจของคุณอย่างเหมาะสม

ด้วยหัวเรื่องและคำทักทายของคุณ ถึงเวลาแล้วที่จะสร้างเนื้อหาของอีเมลของคุณ มีอะไรอีกมากที่จะทำให้ถูกต้องมากกว่าเพียงแค่วางกระแสความคิดแล้วกด ส่ง

• เอาไว้สั้นๆ ข้อความอีเมลสั้นๆ อาจใช้เวลาสักครู่ในการเขียน ใช้เวลาในการจัดระเบียบความคิดของคุณ (การใช้โครงร่างสามารถช่วยคุณจัดรูปแบบอีเมลของคุณได้หากข้อความของคุณซับซ้อน)
• อย่าอธิบายมากเกินไป ต่อต้านความอยากที่จะครอบงำผู้รับของคุณด้วยข้อมูลมากเกินไป เข้าประเด็นและให้ข้อมูลพื้นฐาน หากจำเป็น ให้แนบเอกสารที่มีข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมหรือเสนอให้ส่งตามคำขอของผู้รับ
• ข้ามการจัดรูปแบบแฟนซี กราฟิกและแบบอักษรที่ผิดปกติอาจทำให้อีเมลการตลาดโดดเด่น แต่อีเมลธุรกิจไม่ต้องการสิ่งที่แนบมาเหล่านี้ ไม่ใช่โปรแกรมรับส่งเมลทั้งหมดจะแสดงการจัดรูปแบบของคุณอย่างถูกต้อง ดังนั้นให้ใช้ฟอนต์เริ่มต้น 11 หรือ 12 จุดและข้อความสีดำตามค่าเริ่มต้น ใช้ตัวหนาและตัวเอียงเท่าที่จำเป็น

จัดรูปแบบอีเมลของคุณเหมือนกับจดหมายธุรกิจ โดยเว้นวรรคสองครั้งระหว่างย่อหน้าและไม่มีการเยื้อง (สามารถเยื้องข้อความที่ยกมาได้เลย)

4 ปิดอย่างมีสไตล์

อย่าลืมเซ็นอีเมลของคุณ คุณจะต้องลงชื่อออกจากระบบอย่างมืออาชีพและเป็นมิตร เช่น ทุกคนดีที่สุด หรือ ขอบคุณ สำหรับอีเมลส่วนใหญ่ และ ขอแสดงความนับถือ สำหรับการโต้ตอบอย่างเป็นทางการ

ข้อมูลเพิ่มเติม: วิธีสิ้นสุดอีเมล: 9 การลงชื่อเข้าระบบที่ไม่มีวันล้มเหลว และ 9 รายการที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าลืมเพิ่มลายเซ็นมืออาชีพ (โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณสร้างอีเมลที่จะผนวกเข้ากับทุกข้อความโดยอัตโนมัติ) ระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง บริษัทที่คุณทำงานให้ และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณอาจลองเพิ่มลิงก์ไปยังโปรไฟล์ LinkedIn และบัญชีโซเชียลมีเดียมืออาชีพใดๆ ที่คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานทางธุรกิจเข้าถึงได้

5 พิสูจน์อักษร!

อีเมลของคุณจะไม่สมบูรณ์จนกว่าคุณจะพิสูจน์อักษร ใช้ Grammarly เพื่อช่วยให้คุณตรวจจับข้อผิดพลาดได้ แต่อย่าลืมว่าแอปนี้เป็นการปรับปรุงการพิสูจน์อักษร ไม่ใช่สิ่งทดแทน ใช้เวลาในการพิสูจน์อักษรตัวเองและตรวจสอบไวยากรณ์ที่ราบรื่นและขจัดการใช้คำฟุ่มเฟือย ระวังการพิมพ์ผิดที่คุณอาจใช้คำที่คล้ายกันแต่ไม่ได้ตั้งใจเลย (คุณอาจจะขอเวลาหยุดเพื่อไปชมการแสดงคลาริเน็ตของลูกชายคุณ แต่การ บรรยาย ที่ขาดหายไปของ i จะทำให้อีเมลน่าจดจำ . . . และไม่ใช่ในทางที่ดี)

ที่เกี่ยวข้อง: 7 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบเป็นภาษาอังกฤษ

6 ฟีเจอร์ของ Leverage Grammarly สำหรับมืออาชีพ

Grammarly ช่วยคุณเสมอด้วยการจับการสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และช่วยให้งานเขียนของคุณดูสวยงาม แต่คุณรู้หรือไม่ว่าผู้ช่วยเขียนของ Grammarly มีขุมพลังของคุณสมบัติที่มุ่งสู่มืออาชีพโดยเฉพาะ? คำแนะนำในการเขียนของเราจะตั้งค่าสถานะข้อความที่ใช้คำมากเกินไปและแปลงทั้งประโยคเพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ช่วยให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของคุณได้รับการถ่ายทอดตามที่คุณต้องการ ข้อมูลสำคัญที่เป็นตัวหนาในข้อความของคุณ และจัดรูปแบบย่อหน้าใหม่โดยแสดงรายการหลายรายการเป็นรายการหัวข้อย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญสามารถ สามารถสแกนได้อย่างง่ายดาย