5 Tipps zum richtigen professionellen E-Mail-Format, die Ihnen zum Erfolg verhelfen

Veröffentlicht: 2017-11-16

Der durchschnittliche professionelle E-Mail-Benutzer erhält über neunzig E-Mails pro Tag. Das bedeutet, dass Ihre Nachricht ernsthafte Konkurrenz um die Aufmerksamkeit des Empfängers hat. Eine klare, effektive Kommunikation beginnt mit der Verwendung des richtigen geschäftlichen E-Mail-Formats.

Was ist daran so schwer? du denkst. Ich tippe ein, was ich zu sagen habe, drücke auf Senden und los geht's!

Verlangsamen Sie Ihre Rolle dort, Champion! Wie Sie Ihre geschäftliche E-Mail formatieren, macht einen Unterschied. Eine gute E-Mail-Formatierung macht Ihre E-Mails nicht nur leichter lesbar, sondern lässt Sie auch wie einen polierten Profi aussehen.

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So formatieren Sie eine geschäftliche E-Mail

1 Achten Sie auf Ihre Betreffzeile.

Viele Leute werfen nachträglich eine Betreffzeile in eine E-Mail. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass Ihre professionelle E-Mail die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient, reicht ein nachträglicher Einfall nicht aus.

WEITERE INFORMATIONEN: 20 E-Mail-Betreffzeilen, die jedes Mal geöffnet werden

Nehmen Sie es von den Leuten, die beruflich Marketing-E-Mails versenden – Betreffzeilen sind wichtig. 33 % der E-Mail-Empfänger entscheiden allein aufgrund der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen oder nicht. Obwohl geschäftliche E-Mails zwischen Menschen, die sich kennen und zusammenarbeiten, weitaus wahrscheinlicher geöffnet werden als Verkaufsgespräche, erfüllt Ihre Betreffzeile dennoch einen Zweck.

  • Es teilt dem Empfänger mit, was ihn in der E-Mail erwartet. Oft sagt die beste Betreffzeile dem Empfänger genau, was darin enthalten ist. Wenn Ihr Empfänger „Marketingberichte für das dritte Quartal im Anhang“ sieht, gibt es keine Zweideutigkeit darüber, warum Sie schreiben.
  • Es weckt Interesse am Inhalt der E-Mail. Ihre Betreffzeile kann das Interesse des Empfängers wecken. Dies ist besonders wichtig bei kalten E-Mails an Kontakte, die Sie nicht gut kennen.
  • Es kann dem Empfänger helfen, seinen beschäftigten Posteingang zu priorisieren. Eine Betreffzeile kann Dringlichkeit schaffen und dem Empfänger helfen, festzustellen, welche E-Mails zuerst bearbeitet werden müssen.

Hier ist ein Tipp: Da sie oft von Vermarktern und Spammern verwendet werden, haben Wörter und Ausdrücke wie „dringend“ und „Antwort erforderlich“ als E-Mail-Betreffzeile etwas von ihrer Wirksamkeit verloren. Versuchen Sie, genauer zu sein: „Antwort bis EOD Freitag.“

Tipps zur E-Mail-Betreffzeile

  • Halt dich kurz.
  • Vermeiden Sie Füllwörter und Phrasen.
  • Verwenden Sie nicht alle Großbuchstaben oder übermäßig viele Satzzeichen.
  • Wissen, wie man Spamfilter vermeidet.

Hier ist ein Tipp: Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails immer gut aussehen? Grammarly kann Sie vor Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehlern, unklarer Sprache und anderen Schreibproblemen bewahren.

2 Die richtige Anrede.

Geschäftliche E-Mail-Grüße können schwierig sein, es sei denn, Sie kennen einige Gebote und Verbote für E-Mail-Grüße. Spielen Sie es zu direkt und Sie werden stickig klingen. Zu informell, und Sie wirken unprofessionell. Wie finden Sie ein Gleichgewicht?

Hallo Martin!!! Wizzap?!

Hallo Martin,

Selbst wenn Sie den Empfänger gut kennen, sind verrückte Anreden für geschäftliche E-Mails ungeeignet. Wenn Ihre geschäftliche E-Mail weitergeleitet wird oder Teil einer „Allen antworten “-Kette wird, können andere Personen als der beabsichtigte Empfänger sie sehen. Bleiben Sie professionell. Martin ist vielleicht Ihr Kumpel, aber sparen Sie sich das spielerische Geplänkel für die Zeit, in der Sie nicht zu Hause sind.

Es ist in Ordnung, mit jemandem, den Sie kennen oder mit dem Sie eng zusammenarbeiten, einen freundlichen Ton zu verwenden, insbesondere wenn diese Person auf derselben Unternehmensebene wie Sie oder zumindest nicht viel höher in der Nahrungskette steht. Für fast alle Kommunikationen am Arbeitsplatz ist Hi eine angemessene Begrüßung.

Hier ist ein Tipp: Verwenden Sie einen formelleren Stil, wenn Ihr Unternehmen dies erfordert oder wenn die Person, der Sie eine E-Mail senden, über Ihrer Autorität steht. Ansonsten spiegeln Sie wider, was Ihre Kollegen tun. Wenn E-Mails zwischen Mitarbeitern des Marketingteams normalerweise mit Hey beginnen, können Sie diesem Beispiel folgen.

Wenn Sie formelle E-Mails schreiben (z. B. Anschreiben oder E-Mails an einen hochrangigen Vorgesetzten), verwenden Sie Dear , gefolgt vom Ehrennamen, Nachnamen und einem Doppelpunkt des Empfängers.

Sehr geehrte Frau Schmidt,

Hier ist ein Tipp: Wenn das Geschlecht des Empfängers unbekannt oder sein Name auch nur ein bisschen zweideutig ist, verwenden Sie stattdessen einen vollständigen Namen:

Lieber Terry Smith,

Hier ist ein Tipp: Vermeiden Sie Ehrungen, die den Familienstand andeuten, wie „Frau“. Verwenden Sie „Frau“. stattdessen.

WEITERE INFORMATIONEN: So starten Sie eine E-Mail: 6 unfehlbare Einführungen und 6 zu vermeidende

3 Formatieren Sie den Text Ihrer geschäftlichen E-Mail richtig.

Nachdem Ihre Betreffzeile und Ihre Begrüßung aus dem Weg geräumt sind, ist es an der Zeit, den Text Ihrer E-Mail zu erstellen. Es gehört mehr dazu, es richtig zu machen, als einfach nur einen Gedankenstrom niederzuschreiben und auf Senden zu drücken.

  • Halte es kurz. Das Schreiben kurzer E-Mail-Nachrichten kann noch eine Weile dauern. Nimm dir Zeit, deine Gedanken zu ordnen. (Die Verwendung einer Gliederung kann Ihnen bei der Formatierung Ihrer E-Mail helfen, wenn Ihre Nachricht komplex ist.)
  • Erkläre nicht zu viel. Widerstehen Sie dem Drang, Ihren Empfänger mit zu vielen Informationen zu überhäufen. Kommen Sie auf den Punkt und vermitteln Sie die Grundlagen. Fügen Sie ggf. ein Dokument mit näheren Informationen bei oder bieten Sie an, dieses auf Wunsch des Empfängers zuzusenden.
  • Überspringen Sie die ausgefallene Formatierung. Grafiken und ungewöhnliche Schriftarten können Marketing-E-Mails zum Glänzen bringen, aber eine geschäftliche E-Mail braucht keine dieser Insignien. Nicht alle E-Mail-Clients zeigen Ihre Formatierung richtig an, bleiben Sie also bei einer Standardschrift mit 11 oder 12 Punkt und schwarzem Text. Verwenden Sie Fettschrift und Kursivschrift sparsam.

Formatieren Sie Ihre E-Mail wie einen Geschäftsbrief, mit doppelten Leerzeichen zwischen den Absätzen und ohne Einrückung. (Es ist in Ordnung, zitierten Text einzurücken.)

Hier ist ein Tipp: Müssen Sie kopieren und einfügen? Sie können Text ohne Formatierung einfügen. Verwenden Sie Strg + Umschalt + V auf einem PC oder Cmd + Umschalt + V auf einem Mac. Dadurch werden alle Formatierungen aus dem eingefügten Text entfernt. Denken Sie also daran, Dinge wie Hyperlinks hinzuzufügen, die möglicherweise entfernt wurden.

4 Schließen Sie es mit Stil.

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail zu unterschreiben. Sie benötigen eine freundliche, professionelle Unterschrift wie „ Alles Gute “ oder „Danke“ für die meisten E-Mails und „Mit freundlichen Grüßen“ für formelle Korrespondenz.

WEITERE INFORMATIONEN: So beenden Sie eine E-Mail: 9 nie fehlschlagende Abmeldungen und 9 zu vermeidende

Vergessen Sie nicht, eine professionelle Signatur hinzuzufügen. (Bei den meisten E-Mail-Clients können Sie einen E-Mail-Client erstellen, der automatisch an jede Nachricht angehängt wird.) Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Titel, das Unternehmen, für das Sie arbeiten, und Ihre Telefonnummer an. Sie können auch einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil und allen professionellen Social-Media-Konten hinzufügen, auf die Sie Geschäftskollegen Zugriff gewähren möchten.

Hier ist ein Tipp: Nachdem Sie eine neue Signatur erstellt haben, senden Sie sich selbst eine kurze Beispiel-E-Mail, um zu sehen, wie die Formatierung aussieht. Beachten Sie jedoch, dass verschiedene E-Mail-Clients Ihre Signatur möglicherweise nicht ganz gleich anzeigen.

5 Korrektur lesen!

Ihre E-Mail ist erst vollständig, wenn Sie sie Korrektur gelesen haben. Verwenden Sie Grammarly, um Fehler unterwegs zu erkennen, aber denken Sie daran, dass die App eine Verbesserung des Korrekturlesens ist, kein Ersatz. Nehmen Sie sich die Zeit, sich selbst Korrektur zu lesen und auf reibungslose Syntax zu prüfen und Wortreichtum zu beseitigen. Achten Sie auf Tippfehler, wenn Sie möglicherweise ein ähnliches, aber völlig unbeabsichtigtes Wort verwendet haben. (Sie bitten vielleicht um eine Auszeit, um am Klarinettenkonzert Ihres Sohnes teilzunehmen, aber ein fehlendes i im Konzert sorgt für eine denkwürdige E-Mail … und nicht auf eine gute Art und Weise.)

VERBINDUNG: 7 nützliche Tipps zum Schreiben einer perfekten professionellen E-Mail auf Englisch

6 Nutzen Sie die Funktionen von Grammarly für Profis

Grammarly unterstützt Sie immer dabei, Rechtschreib- und Grammatikfehler aufzuspüren und sicherzustellen, dass Ihr Schreiben geschliffen aussieht. Aber wussten Sie, dass der Schreibassistent von Grammarly über ein Kraftpaket an Funktionen verfügt, die speziell auf Profis ausgerichtet sind? Unsere Schreibvorschläge kennzeichnen übermäßig wortreiche Passagen und wandeln ganze Sätze um, um sie klarer zu machen, stellen sicher, dass Ihr Tonfall so vermittelt wird, wie Sie es beabsichtigt haben, markieren Schlüsselinformationen in Ihrem Text und formatieren Absätze neu, indem sie viele Elemente als Aufzählungslisten auflisten, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen verfügbar sind leicht gescannt werden.