5 Tip Format Email Profesional yang Tepat untuk Membantu Anda Sukses

Diterbitkan: 2017-11-16

Rata-rata pengguna email profesional menerima lebih dari sembilan puluh email per hari. Itu berarti pesan Anda memiliki persaingan serius untuk mendapatkan perhatian penerima. Komunikasi yang jelas dan efektif dimulai dengan menggunakan format email bisnis yang tepat.

Apa yang begitu sulit tentang itu? Anda sedang berpikir. Saya mengetik apa yang harus saya katakan, tekan Kirim , dan pergilah!

Perlambat gerakanmu di sana, jagoan! Bagaimana Anda memformat email bisnis Anda membuat perbedaan. Pemformatan email yang baik tidak hanya membuat email Anda lebih mudah dibaca, tetapi juga membuat Anda terlihat seperti profesional yang dipoles.

Tulis email yang lebih halus

Fitur Grammarly untuk bantuan profesional

Dapatkan Tata Bahasa

Cara Memformat Email Bisnis

1 Perhatikan baris subjek Anda.

Banyak orang melemparkan baris subjek ke email sebagai renungan. Tapi, jika Anda ingin memastikan email profesional Anda mendapatkan perhatian yang layak, sebuah renungan tidak akan memotongnya.

INFO LEBIH LANJUT: 20 Baris Subjek Email yang Akan Dibuka Setiap Saat

Ambillah dari orang-orang yang mengirim email pemasaran untuk mencari nafkah—baris subjek penting. Tiga puluh tiga persen penerima email memutuskan apakah akan membuka email berdasarkan baris subjek saja atau tidak. Meskipun email bisnis antara orang-orang yang mengenal dan bekerja dengan satu sama lain jauh lebih mungkin untuk dibuka daripada promosi penjualan, baris subjek Anda tetap memiliki tujuan.

Ini memberitahu penerima apa yang diharapkan dalam email. Seringkali, baris subjek terbaik memberi tahu penerima dengan tepat apa yang ada di dalamnya. Ketika penerima Anda melihat "Laporan pemasaran kuartal ketiga terlampir," tidak ada ambiguitas tentang mengapa Anda menulis.
Ini menciptakan minat pada konten email. Baris subjek Anda dapat menarik minat penerima. Ini sangat penting dengan email dingin ke kontak yang tidak Anda kenal dengan baik.
Ini dapat membantu penerima memprioritaskan kotak masuk mereka yang sibuk. Baris subjek dapat menciptakan urgensi dan membantu penerima menentukan email mana yang perlu diperhatikan terlebih dahulu.

Berikut tipnya: Karena sering digunakan oleh pemasar dan spammer, kata dan frasa seperti "mendesak" dan "diperlukan balasan" telah kehilangan efektivitasnya sebagai baris subjek email. Cobalah lebih spesifik: “Tanggapi oleh EOD Friday.”

Kiat Baris Subjek Email

Tetap pendek.
Hindari kata dan frasa pengisi.
Jangan gunakan semua huruf besar atau tanda baca yang berlebihan.
Ketahui cara menghindari filter spam.

Berikut tipnya: Ingin memastikan email Anda selalu terlihat bagus? Grammarly dapat menyelamatkan Anda dari kesalahan ejaan, kesalahan tata bahasa dan tanda baca, bahasa yang tidak jelas, dan masalah penulisan lainnya.

2 Lakukan salam dengan benar.

Salam email bisnis bisa jadi rumit kecuali Anda tahu beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan salam email. Mainkan terlalu lurus dan Anda akan terdengar kaku. Terlalu informal, dan Anda akan dianggap tidak profesional. Bagaimana Anda menemukan keseimbangan?

Hei, Martin!!! Wazap?!

Hai Martin,

Bahkan jika Anda mengenal penerima dengan baik, salam lucu tidak pantas untuk email bisnis. Jika email profesional Anda diteruskan atau menjadi bagian dari rantai Balas Semua , orang selain penerima yang Anda tuju akan melihatnya. Tetap profesional. Martin mungkin teman Anda, tetapi simpan olok-olok main-main saat Anda tidak bekerja.

Tidak apa-apa untuk menggunakan nada ramah dengan seseorang yang Anda kenal atau bekerja sama dengannya, terutama jika orang itu berada di tingkat perusahaan yang sama dengan Anda, atau setidaknya tidak jauh lebih tinggi dalam rantai makanan. Untuk hampir semua komunikasi di tempat kerja, Hai adalah sapaan yang tepat.

Berikut tipnya: Gunakan gaya yang lebih formal jika perusahaan Anda membutuhkannya atau ketika orang yang Anda kirimi email berada di atas otoritas Anda. Jika tidak, cerminkan apa yang dilakukan rekan kerja Anda. Jika email antara orang-orang di tim pemasaran biasanya dibuka dengan Hey , jangan ragu untuk mengikutinya.

Saat Anda menulis email formal (seperti surat lamaran atau email ke atasan tingkat tinggi), gunakan Dear diikuti dengan kehormatan penerima, nama belakang, dan titik dua.

Ibu Smith yang terhormat:

Berikut tipnya: Jika jenis kelamin penerima tidak diketahui, atau jika namanya sedikit ambigu, gunakan nama lengkap sebagai gantinya:

Terry Smith yang terhormat:

Berikut tipnya: Hindari gelar kehormatan yang menyiratkan status perkawinan seperti "Nyonya." Gunakan "Nyonya." alih-alih.

INFO LEBIH LANJUT: Cara Memulai Email: 6 Perkenalan yang Tidak Pernah Gagal dan 6 yang Harus Dihindari

3 Format badan email bisnis Anda dengan benar.

Dengan baris subjek dan sapaan Anda, inilah saatnya untuk menyusun isi email Anda. Ada lebih banyak hal untuk melakukannya dengan benar daripada sekadar meletakkan aliran pemikiran dan menekan Kirim .

Tetap singkat. Pesan email singkat mungkin masih membutuhkan waktu untuk ditulis. Luangkan waktu untuk mengatur pikiran Anda. (Menggunakan kerangka dapat membantu Anda memformat email jika pesan Anda rumit.)
Jangan terlalu menjelaskan. Tahan keinginan untuk membanjiri penerima Anda dengan terlalu banyak info. Langsung ke intinya dan berikan dasar-dasarnya. Jika perlu, lampirkan dokumen dengan informasi lebih rinci atau tawarkan untuk dikirim atas permintaan penerima.
Lewati pemformatan mewah. Grafik dan font yang tidak biasa dapat membuat email pemasaran bersinar, tetapi email bisnis tidak memerlukan ornamen tersebut. Tidak semua klien email akan menampilkan pemformatan Anda dengan benar, jadi tetap gunakan font default 11 atau 12 poin dan teks hitam. Gunakan teks tebal dan miring dengan hemat.

Format email Anda seperti surat bisnis, dengan spasi ganda di antara paragraf dan tanpa lekukan. (Tidak apa-apa untuk membuat indentasi teks kutipan.)

Berikut tipnya: Perlu menyalin dan menempel? Anda dapat menempelkan teks tanpa memformat. Gunakan Ctrl + Shift + V di PC atau Cmd + Shift + V di Mac. Ini akan menghapus semua pemformatan dari teks yang ditempel, jadi ingatlah untuk menambahkan hal-hal seperti hyperlink yang mungkin telah dihapus.

4 Tutup dengan gaya.

Jangan lupa untuk menandatangani email Anda. Anda memerlukan tanda tangan yang ramah dan profesional seperti Semua yang terbaik atau Terima kasih untuk sebagian besar email dan Hormat kami untuk korespondensi formal.

INFO LEBIH LANJUT: Cara Mengakhiri Email: 9 Sign-Off yang Tidak Pernah Gagal dan 9 yang Harus Dihindari

Jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan profesional. (Sebagian besar klien email memungkinkan Anda membuat yang akan ditambahkan secara otomatis ke setiap pesan.) Sertakan nama lengkap, jabatan, perusahaan tempat Anda bekerja, dan nomor telepon Anda. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menambahkan tautan ke profil LinkedIn Anda dan akun media sosial profesional apa pun yang Anda inginkan agar dapat diakses oleh rekan bisnis.

Berikut tipnya: Setelah Anda membuat tanda tangan baru, kirimkan contoh email singkat ke diri Anda sendiri untuk melihat tampilan pemformatannya. Perlu diingat, bahwa klien email yang berbeda mungkin tidak menampilkan tanda tangan Anda sama persis.

5 Koreksi!

Email Anda tidak lengkap sampai Anda mengoreksinya. Gunakan Grammarly untuk membantu Anda menangkap kesalahan saat Anda menggunakannya, tetapi ingat bahwa aplikasi ini adalah peningkatan proofreading, bukan pengganti. Luangkan waktu untuk mengoreksi diri sendiri dan memeriksa sintaks yang halus dan menghilangkan kata-kata yang bertele-tele. Perhatikan kesalahan ketik di mana Anda mungkin menggunakan kata yang serupa tetapi sama sekali tidak disengaja. (Anda mungkin meminta cuti untuk menghadiri resital klarinet putra Anda, tetapi i yang hilang dalam resital akan membuat email yang mudah diingat... dan bukan dengan cara yang baik.)

TERKAIT: 7 Tips Berguna tentang Cara Menulis Email Profesional yang Sempurna dalam Bahasa Inggris

6 Manfaatkan fitur Grammarly untuk para profesional

Grammarly selalu mendukung Anda dengan menangkap kesalahan ejaan dan tata bahasa dan membantu memastikan tulisan Anda terlihat halus. Namun tahukah Anda bahwa asisten penulis Grammarly memiliki fitur-fitur unggulan yang khusus ditujukan untuk para profesional? Saran penulisan kami akan menandai bagian yang terlalu bertele-tele dan mengubah seluruh kalimat untuk membuatnya lebih jelas, membantu memastikan nada Anda tersampaikan seperti yang Anda maksudkan, menebalkan informasi kunci dalam teks Anda, dan memformat ulang paragraf yang mencantumkan banyak item sebagai daftar berpoin untuk memastikan info penting dapat dipindai dengan mudah.