5 suggerimenti per un corretto formato di posta elettronica professionale per aiutarti ad avere successo

Pubblicato: 2017-11-16

L'utente di posta elettronica professionale medio riceve oltre novanta e-mail al giorno. Ciò significa che il tuo messaggio ha una seria concorrenza per l'attenzione del destinatario. Una comunicazione chiara ed efficace inizia con l'utilizzo del corretto formato di posta elettronica aziendale.

Cosa c'è di così difficile? stai pensando. Scrivo quello che ho da dire, premo Invia e via!

Rallenta il tiro, campione! Il modo in cui formatti la tua email aziendale fa la differenza. Non solo una buona formattazione delle e-mail rende la tua e-mail più facile da leggere, ma ti fa sembrare un professionista raffinato.

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Come formattare un'e-mail aziendale

1 Presta attenzione alla riga dell'oggetto.

Molte persone lanciano una riga dell'oggetto in un'e-mail come ripensamento. Ma, se vuoi assicurarti che la tua email professionale riceva l'attenzione che merita, un ripensamento non la taglierà.

MAGGIORI INFORMAZIONI: 20 righe dell'oggetto dell'e-mail che verranno aperte ogni volta

Prendilo dalle persone che inviano e-mail di marketing per vivere: le righe dell'oggetto sono importanti. Il 33% dei destinatari delle e-mail decide se aprire o meno un'e-mail in base alla sola riga dell'oggetto. Sebbene sia molto più probabile che vengano aperte e-mail commerciali tra persone che si conoscono e lavorano insieme rispetto a proposte di vendita, la riga dell'oggetto ha ancora uno scopo.

Dice al destinatario cosa aspettarsi nell'e-mail. Spesso, la riga dell'oggetto migliore dice al destinatario esattamente cosa si trova all'interno. Quando il destinatario vede "Rapporti di marketing del terzo trimestre allegati", non c'è ambiguità sul motivo per cui stai scrivendo.
Crea interesse per il contenuto dell'e-mail. La tua riga dell'oggetto può suscitare l'interesse del destinatario. Questo è particolarmente importante con e-mail fredde a contatti che non conosci bene.
Può aiutare il destinatario a dare priorità alla posta in arrivo occupata. Una riga dell'oggetto può creare urgenza e aiutare il destinatario a determinare quali e-mail richiedono prima attenzione.

Ecco un consiglio: poiché sono spesso usati da marketer e spammer, parole e frasi come "urgente" e "richiesta risposta" hanno perso parte della loro efficacia come righe dell'oggetto delle email. Cerca di essere più specifico: "Rispondi entro EOD Friday".

Suggerimenti per la riga dell'oggetto dell'e-mail

Tienilo breve.
Evita parole e frasi di riempimento.
Non usare tutto maiuscolo o punteggiatura eccessiva.
Sapere come evitare i filtri antispam.

Ecco un consiglio: vuoi assicurarti che le tue email abbiano sempre un bell'aspetto? Grammarly può salvarti da errori di ortografia, grammaticali e di punteggiatura, linguaggio poco chiaro e altri problemi di scrittura.

2 Ottieni il saluto giusto.

I saluti e-mail aziendali possono essere complicati a meno che tu non conosca alcune cose da fare e da non fare per il saluto e-mail. Suonalo troppo dritto e suonerai soffocante. Troppo informale e ti ritroverai poco professionale. Come trovi un equilibrio?

Ehi, Martino!!! Wazzap?!

Ciao Martino,

Anche se conosci bene il destinatario, i saluti folli sono inappropriati per l'e-mail aziendale. Se la tua email professionale viene inoltrata o entra a far parte di una catena Rispondi a tutti , le persone oltre al destinatario previsto la vedranno. Mantienilo professionale. Martin potrebbe essere tuo amico, ma risparmia le battute giocose per quando sei fuori orario.

Va bene usare un tono amichevole con qualcuno che conosci o con cui lavori a stretto contatto, in particolare se quella persona è nel tuo stesso livello aziendale, o almeno non molto più in alto nella catena alimentare. Per quasi tutte le comunicazioni sul posto di lavoro, Ciao è un saluto appropriato.

Ecco un consiglio: usa uno stile più formale se la tua azienda lo richiede o quando la persona a cui stai inviando un'e-mail è al di sopra della tua autorità. Altrimenti, rispecchia ciò che fanno i tuoi colleghi. Se le e-mail tra le persone del team di marketing di solito si aprono con Hey , sentiti libero di seguire l'esempio.

Quando scrivi e-mail formali (come lettere di accompagnamento o e-mail a un superiore di alto livello), usa Dear seguito dall'onorificenza, dal cognome e dai due punti del destinatario.

Cara signora Smith:

Ecco un suggerimento: se il sesso del destinatario è sconosciuto o se il suo nome è il meno ambiguo, usa invece un nome completo:

Caro Terry Smith:

Ecco un consiglio: evita titoli onorifici che implicano lo stato civile come "Mrs". Usa "Signora". invece.

MAGGIORI INFORMAZIONI: Come avviare un'e-mail: 6 presentazioni infallibili e 6 da evitare

3 Formatta correttamente il corpo della tua email aziendale.

Con la riga dell'oggetto e il saluto fuori mano, è ora di creare il corpo della tua email. C'è di più per farlo bene che semplicemente mettere giù un flusso di pensieri e premere Invia .

Sii breve. La scrittura di brevi messaggi di posta elettronica potrebbe richiedere ancora del tempo. Prenditi del tempo per organizzare i tuoi pensieri. (L'utilizzo di una struttura può aiutarti a formattare la tua email se il tuo messaggio è complesso.)
Non esagerare. Resisti alla tentazione di sopraffare il destinatario con troppe informazioni. Vai al punto e fornisci le basi. Se necessario, allegare un documento con informazioni più dettagliate o offrire di inviarne uno su richiesta del destinatario.
Salta la formattazione di fantasia. La grafica e i caratteri insoliti possono far brillare le e-mail di marketing, ma un'e-mail aziendale non ha bisogno di nessuno di questi simboli. Non tutti i client di posta elettronica visualizzeranno correttamente la formattazione, quindi attieniti a un carattere predefinito a 11 o 12 punti e al testo nero. Usa testo in grassetto e corsivo con parsimonia.

Formatta la tua email proprio come una lettera commerciale, con doppi spazi tra i paragrafi e nessun rientro. (Va bene indentare il testo citato.)

Ecco un consiglio: devi copiare e incollare? Puoi incollare il testo senza formattazione. Usa Ctrl + Maiusc + V su un PC o Cmd + Maiusc + V su un Mac. Ciò eliminerà tutta la formattazione dal testo incollato, quindi ricorda di aggiungere elementi come collegamenti ipertestuali che potrebbero essere stati rimossi.

4 Chiudilo con stile.

Non dimenticare di firmare la tua email. Avrai bisogno di un'approvazione amichevole e professionale come Tutto il meglio o Grazie per la maggior parte delle e-mail e Cordiali saluti per la corrispondenza formale.

MAGGIORI INFORMAZIONI: Come terminare un'e-mail: 9 firme mai fallite e 9 da evitare

Non dimenticare di aggiungere una firma professionale. (La maggior parte dei client di posta elettronica ti consente di crearne uno che verrà automaticamente aggiunto a ogni messaggio.) Includi il tuo nome completo, titolo, l'azienda per cui lavori e il tuo numero di telefono. Potresti anche considerare di aggiungere un link al tuo profilo LinkedIn e a qualsiasi account di social media professionale a cui vorresti avere accesso ai colleghi di lavoro.

Ecco un suggerimento: dopo aver creato una nuova firma, invia a te stesso una rapida e-mail di esempio per vedere come appare la formattazione. Tieni presente, tuttavia, che diversi client di posta elettronica potrebbero non visualizzare la tua firma allo stesso modo.

5 Correggi le bozze!

La tua email non è completa finché non la rileggi. Usa Grammarly per aiutarti a rilevare gli errori mentre procedi, ma ricorda che l'app è un miglioramento della correzione di bozze, non un sostituto. Prenditi il tempo per correggere te stesso e controllare la sintassi fluida ed eliminare la prolissità. Fai attenzione agli errori di battitura in cui potresti aver usato una parola simile ma del tutto involontaria. (Potresti chiedere del tempo libero per assistere al recital di clarinetto di tuo figlio, ma una i mancante nel recital renderà un'e-mail memorabile... e non in senso positivo.)

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6 Sfrutta le funzionalità di Grammarly per i professionisti

Grammarly ti dà sempre le spalle nel rilevare errori di ortografia e grammatica e aiutarti a garantire che la tua scrittura sia lucida. Ma lo sapevi che l'assistente alla scrittura di Grammarly ha una potenza di funzionalità specificamente orientate ai professionisti? I nostri suggerimenti per la scrittura indicheranno passaggi eccessivamente prolissi e trasformeranno intere frasi per renderle più chiare, aiuteranno a garantire che il tuo tono sia trasmesso nel modo in cui intendevi, le informazioni chiave in grassetto nel tuo testo e riformatta i paragrafi elencando molti elementi come elenchi puntati per garantire che le informazioni importanti possano essere facilmente scansionato.