5 советов по правильному профессиональному формату электронной почты, которые помогут вам добиться успеха

Опубликовано: 2017-11-16

Средний профессиональный пользователь электронной почты получает более девяноста электронных писем в день. Это означает, что у вашего сообщения есть серьезные конкуренты за внимание получателя. Четкое и эффективное общение начинается с использования правильного формата деловой электронной почты.

Что в этом сложного? ты думаешь. Я печатаю то, что хочу сказать, нажимаю « Отправить », и все готово!

Помедленнее, чемпион! То, как вы форматируете свою деловую электронную почту, имеет значение. Хорошее форматирование электронной почты не только облегчает чтение вашей электронной почты, но и позволяет вам выглядеть безупречным профессионалом.

Пишите больше полированных электронных писем

Возможности Grammarly для профессионалов помогают

Получить грамматику

Как отформатировать деловую электронную почту

1 Обратите внимание на строку темы.

Многие люди добавляют строку темы в электронное письмо как запоздалую мысль. Но если вы хотите, чтобы ваша профессиональная электронная почта привлекала внимание, которого она заслуживает, запоздалая мысль не поможет.

БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ: 20 строк темы электронной почты, которые будут открываться каждый раз

Возьмите это от людей, которые отправляют маркетинговые электронные письма для жизни — строки темы важны. Тридцать три процента получателей электронной почты решают, открывать письмо или нет, основываясь только на строке темы. Хотя деловые электронные письма между людьми, которые знают и работают друг с другом, гораздо чаще открываются, чем коммерческие предложения, ваша тема по-прежнему служит цели.

Он сообщает получателю, чего ожидать в электронном письме. Часто лучшая строка темы сообщает получателю, что именно находится внутри. Когда ваш получатель увидит «Маркетинговые отчеты за третий квартал прилагаются», у вас не останется сомнений в том, зачем вы пишете.
Это вызывает интерес к содержанию электронной почты. Ваша тема может заинтересовать получателя. Это особенно важно для холодных электронных писем контактам, которых вы плохо знаете.
Это может помочь получателю расставить приоритеты в своем загруженном почтовом ящике. Строка темы может создать срочность и помочь получателю определить, какие электронные письма требуют внимания в первую очередь.

Вот совет: поскольку они часто используются маркетологами и спамерами, такие слова и фразы, как «срочно» и «требуется ответ», утратили часть своей эффективности в качестве тем электронных писем. Попробуйте выразиться более конкретно: «Ответить до пятницы».

Советы по теме сообщения электронной почты

Держать его коротким.
Избегайте слов-паразитов и фраз.
Не используйте все заглавные буквы или чрезмерную пунктуацию.
Знайте, как избежать спам-фильтров.

Вот совет: хотите, чтобы ваши электронные письма всегда выглядели великолепно? Грамматика может уберечь вас от орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок, нечеткого языка и других проблем с письмом.

2 Правильно произносите приветствие.

Деловые приветствия по электронной почте могут быть сложными, если вы не знаете, что нужно делать, а что нет. Играйте слишком прямо, и вы будете звучать скучно. Слишком неформально, и вы будете выглядеть непрофессионально. Как найти баланс?

Привет, Мартин!!! Ваззап?!

Привет Мартин,

Даже если вы хорошо знаете получателя, нелепые приветствия неуместны в деловой переписке. Если ваша профессиональная электронная почта будет переадресована или станет частью цепочки « Ответить всем », ее увидят люди, кроме предполагаемого получателя. Держите это профессионально. Мартин может быть вашим приятелем, но приберегите игривое подшучивание, когда вы не на работе.

Можно использовать дружеский тон с кем-то, кого вы знаете или с кем тесно сотрудничаете, особенно если этот человек находится на том же уровне компании, что и вы, или, по крайней мере, не намного выше по пищевой цепочке. Почти для любого общения на рабочем месте приветствие является подходящим приветствием.

Вот совет: используйте более формальный стиль, если этого требует ваша компания или когда человек, которому вы отправляете электронное письмо, выше ваших полномочий. В противном случае копируйте то, что делают ваши коллеги. Если электронные письма между людьми из маркетинговой команды обычно начинаются с « Привет », не стесняйтесь последовать их примеру.

Когда вы пишете официальные электронные письма (например, сопроводительные письма или электронные письма вышестоящему начальнику), используйте « Уважаемый », а затем уважительное обращение, фамилию получателя и двоеточие.

Уважаемая мисс Смит:

Вот совет: если пол получателя неизвестен или если его имя хоть немного двусмысленно, вместо этого используйте полное имя:

Дорогой Терри Смит:

Вот совет: избегайте обращения, подразумевающего семейное положение, например «миссис». Используйте «мисс». вместо.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Как начать электронное письмо: 6 успешных вводных и 6, которых следует избегать

3 Правильно отформатируйте текст делового письма.

Теперь, когда ваша тема и приветствие убраны, пришло время создать тело вашего электронного письма. Чтобы сделать это правильно, нужно больше, чем просто отложить поток мыслей и нажать « Отправить ».

Будьте кратки. Написание коротких сообщений электронной почты может занять некоторое время. Найдите время, чтобы привести в порядок свои мысли. (Использование схемы может помочь вам отформатировать электронную почту, если ваше сообщение сложное.)
Не переусердствуйте. Не поддавайтесь желанию перегрузить получателя слишком большим количеством информации. Доберитесь до сути и предоставьте основы. При необходимости прикрепите документ с более подробной информацией или предложите отправить его по запросу получателя.
Пропустите причудливое форматирование. Графика и необычные шрифты могут сделать маркетинговые электронные письма блестящими, но деловая электронная почта не нуждается ни в одном из этих атрибутов. Не все почтовые клиенты будут правильно отображать ваше форматирование, поэтому придерживайтесь стандартного шрифта размером 11 или 12 пунктов и черного текста. Используйте жирный шрифт и курсив экономно.

Отформатируйте свою электронную почту так же, как деловое письмо, с двойным пробелом между абзацами и без отступов. (Можно делать отступ для цитируемого текста.)

Вот совет: нужно скопировать и вставить? Вы можете вставлять текст без форматирования. Используйте Ctrl + Shift + V на ПК или Cmd + Shift + V на Mac. Это удалит все форматирование из вставленного текста, поэтому не забудьте добавить такие вещи, как гиперссылки, которые могли быть удалены.

4 Закройте его стильно.

Не забудьте подписать свою электронную почту. Вам понадобится дружеская, профессиональная подпись, такая как Всего наилучшего или Спасибо для большинства электронных писем и С уважением для официальной корреспонденции.

БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ: Как закончить электронное письмо: 9 обязательных подписей и 9, которых следует избегать

Не забудьте добавить профессиональную подпись. (Большинство почтовых клиентов позволяют создать письмо, которое будет автоматически добавляться к каждому сообщению.) Укажите свое полное имя, должность, компанию, в которой вы работаете, и номер телефона. Вы также можете добавить ссылку на свой профиль LinkedIn и любые профессиональные учетные записи в социальных сетях, к которым вы хотели бы, чтобы коллеги по бизнесу имели доступ.

Вот совет: после того, как вы создали новую подпись, отправьте себе короткое электронное письмо с образцом, чтобы увидеть, как выглядит форматирование. Однако имейте в виду, что разные почтовые клиенты могут отображать вашу подпись по-разному.

5 Вычитка!

Ваше электронное письмо не будет полным, пока вы его не прочитаете. Используйте Grammarly, чтобы выявлять ошибки по ходу работы, но помните, что приложение является усовершенствованием корректуры, а не заменой. Потратьте время, чтобы проверить себя и проверить синтаксис на гладкость и устранить многословие. Следите за опечатками, где вы могли использовать похожее, но совершенно непреднамеренное слово. (Возможно, вы просите отгул, чтобы посетить концерт кларнета вашего сына, но пропущенная буква « i » в концерте сделает электронное письмо запоминающимся... и не в хорошем смысле.)

СВЯЗАННЫЕ С: 7 полезных советов о том, как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

6 Используйте возможности Grammarly для профессионалов

Grammarly всегда прикроет вашу спину, выявляя орфографические и грамматические ошибки и помогая гарантировать, что ваше письмо выглядит безупречно. Но знаете ли вы, что помощник по письму Grammarly обладает множеством функций, специально предназначенных для профессионалов? Наши предложения по написанию будут помечать чрезмерно многословные отрывки и преобразовывать целые предложения, чтобы сделать их более ясными, помогут обеспечить передачу вашего тона именно так, как вы задумали, выделять ключевую информацию в тексте жирным шрифтом и переформатировать абзацы, перечисляя многие элементы в виде маркированных списков, чтобы обеспечить доступность важной информации. легко сканироваться.