5 dicas de formato de e-mail profissional adequado para ajudá-lo a ter sucesso

O usuário de e-mail profissional médio recebe mais de noventa e-mails por dia. Isso significa que sua mensagem tem uma séria competição pela atenção do destinatário. Uma comunicação clara e eficaz começa com o uso do formato de e-mail comercial adequado.

O que há de tão difícil nisso? você está pensando. Eu digito o que tenho a dizer, clico em Enviar e pronto!

Desacelere seu rolo aí, campeão! A forma como você formata seu e-mail comercial faz a diferença. Uma boa formatação de e-mail não apenas torna seu e-mail mais fácil de ler, mas também faz você parecer um profissional polido.

Como formatar um e-mail comercial

1 Preste atenção à sua linha de assunto.

Muitas pessoas jogam uma linha de assunto em um e-mail como uma reflexão tardia. Mas, se você quiser garantir que seu e-mail profissional receba a atenção que merece, uma reflexão tardia não será suficiente.

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Acredite nas pessoas que ganham a vida enviando e-mails de marketing – as linhas de assunto são importantes. Trinta e três por cento dos destinatários de e-mail decidem se devem ou não abrir um e-mail com base apenas na linha de assunto. Embora os e-mails comerciais entre pessoas que se conhecem e trabalham umas com as outras sejam muito mais propensos a serem abertos do que discursos de vendas, sua linha de assunto ainda serve a um propósito.

• Ele diz ao destinatário o que esperar no e-mail. Muitas vezes, a melhor linha de assunto diz ao destinatário exatamente o que está dentro. Quando o destinatário vê “Relatórios de marketing do terceiro trimestre anexados”, não há ambiguidade sobre o motivo pelo qual você está escrevendo.
• Cria interesse no conteúdo do e-mail. Sua linha de assunto pode despertar o interesse do destinatário. Isso é especialmente importante com e-mails frios para contatos que você não conhece bem.
• Isso pode ajudar o destinatário a priorizar sua caixa de entrada ocupada. Uma linha de assunto pode criar urgência e ajudar o destinatário a determinar quais e-mails precisam de atenção primeiro.

Dicas de linha de assunto de e-mail

• Mantenha breve.
• Evite palavras e frases de preenchimento.
• Não use letras maiúsculas ou pontuação excessiva.
• Saiba como evitar filtros de spam.

2 Faça a saudação certa.

As saudações por e-mail de negócios podem ser complicadas, a menos que você saiba o que fazer e o que não fazer na saudação por e-mail. Jogue muito direto e você soará abafado. Muito informal, e você parecerá pouco profissional. Como você encontra um equilíbrio?

Mesmo que você conheça bem o destinatário, saudações malucas são inadequadas para e-mail comercial. Se o seu e-mail profissional for encaminhado ou se tornar parte de uma cadeia Reply All , pessoas além do destinatário pretendido o verão. Mantenha-o profissional. Martin pode ser seu amigo, mas guarde as brincadeiras para quando estiver fora do expediente.

Não há problema em usar um tom amigável com alguém que você conhece ou com quem trabalha de perto, principalmente se essa pessoa estiver no mesmo nível da empresa que você, ou pelo menos não muito mais acima na cadeia alimentar. Para quase todas as comunicações no local de trabalho, Oi é uma saudação apropriada.

Quando você estiver escrevendo e-mails formais (como cartas de apresentação ou e-mails para um superior de alto nível), use Dear seguido do título honorífico, sobrenome e dois pontos do destinatário.

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3 Formate o corpo do seu e-mail comercial corretamente.

Com sua linha de assunto e saudação fora do caminho, é hora de criar o corpo do seu e-mail. Há mais para acertar do que simplesmente colocar um fluxo de pensamentos e clicar em Enviar .

• Mantenha isso breve. Mensagens de e-mail curtas ainda podem demorar um pouco para serem escritas. Tire um tempo para organizar seus pensamentos. (Usar um esboço pode ajudá-lo a formatar seu e-mail se sua mensagem for complexa.)
• Não explique demais. Resista ao desejo de sobrecarregar seu destinatário com muitas informações. Vá direto ao ponto e forneça o básico. Se necessário, anexe um documento com informações mais detalhadas ou ofereça-se para enviar um a pedido do destinatário.
• Ignore a formatação extravagante. Gráficos e fontes incomuns podem fazer os e-mails de marketing brilharem, mas um e-mail comercial não precisa de nenhuma dessas armadilhas. Nem todos os clientes de e-mail exibirão sua formatação corretamente, portanto, use uma fonte padrão de 11 ou 12 pontos e texto em preto. Use texto em negrito e itálico com moderação.

Formate seu e-mail como uma carta comercial, com espaços duplos entre parágrafos e sem recuo. (Não há problema em recuar o texto citado.)

4 Feche-o com estilo.

Não se esqueça de assinar seu e-mail. Você precisará de uma aprovação profissional e amigável, como Atenciosamente ou Obrigado pela maioria dos e-mails e Atenciosamente pela correspondência formal.

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Não se esqueça de adicionar uma assinatura profissional. (A maioria dos clientes de e-mail permite que você crie um que será anexado automaticamente a cada mensagem.) Inclua seu nome completo, cargo, empresa em que trabalha e número de telefone. Você também pode considerar adicionar um link ao seu perfil do LinkedIn e a quaisquer contas de mídia social profissionais às quais gostaria que seus colegas de trabalho tivessem acesso.

5 Revisado!

Seu e-mail não está completo até que você o revise. Use o Grammarly para ajudá-lo a detectar erros à medida que avança, mas lembre-se de que o aplicativo é um aprimoramento de revisão, não um substituto. Aproveite o tempo para revisar a si mesmo e verificar se há sintaxe suave e eliminar palavrões. Preste atenção a erros de digitação onde você pode ter usado uma palavra semelhante, mas completamente não intencional. (Você pode estar pedindo uma folga para assistir ao recital de clarinete do seu filho, mas um i perdido no recital será um e-mail memorável... e não no bom sentido.)

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6 Aproveite os recursos do Grammarly para profissionais

O Grammarly sempre ajuda você a detectar erros ortográficos e gramaticais e ajudar a garantir que sua escrita pareça polida. Mas você sabia que o assistente de redação do Grammarly tem uma potência de recursos especificamente voltados para profissionais? Nossas sugestões de redação sinalizarão passagens excessivamente prolixas e transformarão frases inteiras para torná-las mais claras, ajudarão a garantir que seu tom seja transmitido da maneira que você pretendia, informações-chave em negrito em seu texto e reformatará parágrafos listando muitos itens como listas com marcadores para garantir que informações importantes possam ser facilmente digitalizado.