5 個正確的專業電子郵件格式提示，可幫助您成功

平均專業電子郵件用戶每天會收到超過 90 封電子郵件。 這意味著您的信息對收件人的注意力有一些激烈的競爭。 清晰、有效的溝通始於使用正確的商務電子郵件格式。

這有什麼難的？ 你在想。 我輸入我要說的話，點擊發送，然後它就走了！

慢一點，冠軍！ 您如何格式化您的企業電子郵件會有所不同。 良好的電子郵件格式不僅使您的電子郵件更易於閱讀，而且使您看起來像一個優雅的專業人士。

如何格式化商務電子郵件

1注意你的主題行。

許多人事後才在電子郵件中添加主題行。 但是，如果您想確保您的專業電子郵件得到應有的關注，事後的想法並不會減少它。

更多信息：每次都會打開 20 個電子郵件主題行

從以發送營銷電子郵件為生的人那裡得到它——主題行很重要。 33% 的電子郵件收件人僅根據主題行決定是否打開電子郵件。 儘管相互認識和合作的人之間的商業電子郵件比推銷宣傳更有可能被打開，但您的主題行仍然有目的。

• 它告訴收件人在電子郵件中的期望。 通常，最好的主題行會準確地告訴收件人其中的內容。 當您的收件人看到“附加的第三季度營銷報告”時，您的寫作原因就很明確了。
• 它會引起人們對電子郵件內容的興趣。 您的主題行可以激起收件人的興趣。 這對於向您不太了解的聯繫人發送冷電子郵件尤其重要。
• 它可以幫助收件人優先處理他們繁忙的收件箱。 主題行可以創造緊迫感並幫助收件人確定哪些電子郵件需要首先關注。

電子郵件主題行提示

• 保持簡短。
• 避免填充詞和短語。
• 不要使用全部大寫或過多的標點符號。
• 知道如何避免垃圾郵件過濾器。

2正確稱呼。

除非您知道一些電子郵件問候該做什麼和不該做什麼，否則商務電子郵件稱呼可能會很棘手。 把它彈得太直，你會聽起來很悶。 太不正式了，你會覺得不專業。 你如何找到平衡點？

即使您很了解收件人，滑稽的稱呼也不適合商務電子郵件。 如果您的專業電子郵件恰好被轉發或成為“全部回复”鏈的一部分，那麼除了您的預期收件人之外的其他人都會看到它。 保持專業。 馬丁可能是你的好夥伴，但是當你下班的時候，別開玩笑了。

與您認識或密切合作的人使用友好的語氣是很好的，特別是如果該人與您在同一公司層級，或者至少在食物鏈的上層不高。 對於幾乎所有工作場所的交流， Hi是一個合適的問候語。

當您寫正式的電子郵件（例如求職信或給高級主管的電子郵件）時，請使用Dear後接收件人的敬語、姓氏和冒號。

更多信息：如何開始一封電子郵件：6 個永不失敗的介紹和 6 個要避免的介紹

3正確格式化企業電子郵件的正文。

隨著您的主題行和問候，是時候製作您的電子郵件正文了。 除了簡單地放下一連串想法並點擊發送之外，還有更多的事情要做。

• 保持簡短。 簡短的電子郵件消息可能仍需要一段時間才能寫入。 花時間整理你的想法。 （如果您的信息很複雜，使用大綱可以幫助您格式化電子郵件。）
• 不要過度解釋。 抵制用太多信息壓倒收件人的衝動。 切入主題並提供基礎知識。 如有必要，請附上一份包含更詳細信息的文件，或根據收件人的要求提供一份。
• 跳過花哨的格式。 圖形和不尋常的字體可能會使營銷電子郵件大放異彩，但商務電子郵件不需要任何這些裝飾。 並非所有電子郵件客戶端都能正確顯示您的格式，因此請堅持使用默認的 11 或 12 磅字體和黑色文本。 謹慎使用粗體和斜體。

像商務信函一樣格式化您的電子郵件，段落之間有雙空格，沒有縮進。 （可以縮進引用的文本。）

4以風格關閉它。

不要忘記在您的電子郵件上簽名。 您需要友好、專業的簽字，例如All the best或Thanks for most emails，以及真誠的正式信函。

更多信息：如何結束電子郵件：9 個永不失敗的簽收和 9 個要避免

不要忘記添加專業簽名。 （大多數電子郵件客戶端允許您創建一個將自動附加到每封郵件的郵件。）包括您的全名、頭銜、您工作的公司和您的電話號碼。 您還可以考慮添加指向您的 LinkedIn 個人資料和您希望業務同事訪問的任何專業社交媒體帳戶的鏈接。

5校對！

在您校對之前，您的電子郵件是不完整的。 使用 Grammarly 可以幫助您隨時發現錯誤，但請記住，該應用程序是一種校對增強功能，而不是替代品。 花時間校對自己並檢查語法是否流暢並消除冗長。 注意您可能使用了類似但完全無意的單詞的拼寫錯誤。 （您可能要求請假參加您兒子的單簧管演奏會，但演奏會中缺少i會產生令人難忘的電子郵件……而且不是一個好方法。）

相關：關於如何用英語撰寫完美專業電子郵件的 7 個有用提示

6為專業人士利用 Grammarly 的功能

Grammarly 始終支持您發現拼寫和語法錯誤，並幫助確保您的寫作看起來優美。 但是您是否知道 Grammarly 的寫作助手具有專門針對專業人士的強大功能？ 我們的寫作建議將標記過於冗長的段落並轉換整個句子以使其更清晰，幫助確保您的語氣以您想要的方式傳達，在您的文本中加粗關鍵信息，並重新格式化段落列出許多項目作為項目符號列表，以確保重要信息可以很容易被掃描。