ห้าเคล็ดลับและคำแนะนำในการพิสูจน์อักษรที่มีประโยชน์สำหรับนักเขียนและผู้แต่ง

มีคำแนะนำและเคล็ดลับในการพิสูจน์อักษรมากมาย การใช้เครื่องมือออนไลน์ทำให้การพิสูจน์อักษรของคุณง่ายขึ้น

การแก้ไขและตรวจทานต้นฉบับขนาดยาวนั้นลำบากและใช้เวลานาน

แต่มีวิธีทำให้งานง่ายขึ้นและจับข้อผิดพลาดได้ เช่น การสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และการจัดรูปแบบ ตลอดจนข้อผิดพลาดในการพิมพ์

เมื่อคุณเขียนต้นฉบับของคุณเสร็จแล้ว หลังจากร่าง แก้ไข และเขียนใหม่หลายครั้ง ก็ถึงเวลาที่ต้องอ่านและอ่านต้นฉบับของคุณอีกครั้งแบบเงียบๆ ทีละประโยคและคำต่อคำ

เตรียมพร้อมสำหรับนักพิสูจน์อักษร

ตามหลักการแล้ว สิ่งนี้ควรเป็นหน้าที่ของคนอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณเอง และควรเป็นผู้พิสูจน์อักษรมากกว่าหนึ่งคน

ในฐานะผู้เขียน คุณควรปล่อยให้มีการพิสูจน์อักษรครั้งสุดท้ายจนกว่าผู้อื่นจะทำงานเสร็จและสัญกรณ์ของพวกเขาจะได้รับการแก้ไข

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่คุณจะเข้าสู่ขั้นตอนของมนุษย์ มีมาตรการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณสามารถทำได้เพื่อค้นหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกดคำ และเครื่องหมายวรรคตอนพื้นฐานจำนวนมาก ตลอดจนข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบและการพิมพ์ผิด

การใช้เครื่องมือออนไลน์ เช่น การตรวจสอบไวยากรณ์ การตรวจสอบการสะกดคำ หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ก่อน คุณจะทำให้การพิสูจน์อักษรโดยมนุษย์เป็นงานที่ยากและใช้เวลาน้อยลงมาก

มันจะทำให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ ตัวแก้ไขสำเนาของคุณถ้าคุณมี และสำหรับคนอื่นๆ ที่จะตรวจสอบเอกสารของคุณ

มาดูเคล็ดลับและกลเม็ดในการพิสูจน์อักษรที่จะช่วยคุณ

ขั้นตอนแรก. แบ่งต้นฉบับของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกต้นฉบับดั้งเดิมของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองข้อมูลไว้อย่างปลอดภัยแล้ว

ตอนนี้ทำสำเนาและ บันทึก เพื่อคัดลอกไปยังตำแหน่งไฟล์ใหม่ด้วยชื่อไฟล์ใหม่

นี่จะเป็นสำเนาไฟล์ของคุณสำหรับ การแก้ไขและพิสูจน์อักษร

จากสำเนาใหม่นี้ ให้เลือกแต่ละบททีละบท จากนั้นคัดลอกและวางข้อความทั้งหมดของแต่ละบทลงในเอกสาร Word ใหม่ และบันทึกแต่ละบทตามหมายเลขบทหรือชื่อเรื่อง

ทำไมจึงจำเป็นต้องทำเช่นนี้?

เป็นเพราะซอฟต์แวร์ออนไลน์บางตัว รวมถึงตัวตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำ มีปัญหา ทำงานช้า และอาจล็อกเอกสารขนาดยาวได้

อันที่จริงแล้ว Microsoft Word จะรวบรวมข้อมูลในเอกสารที่ยาวมากๆ ได้ช้าลง ซึ่งจะเพิ่มโอกาสของการหยุดทำงานและการบันทึกไฟล์ล้มเหลว

การทำงานกับไฟล์ขนาดบททำให้งานเร็วขึ้นและปลอดภัยขึ้นมาก

ใช้ตัวตรวจสอบการสะกดก่อนเพื่อค้นหาข้อผิดพลาดการสะกดที่ชัดเจน

จากนั้นเน้นที่โครงสร้างประโยคด้วยตัวตรวจสอบไวยากรณ์

เมื่อทำงานทีละบท คุณสามารถจดบันทึกประเภทข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำๆ บ่อยๆ และใช้บันทึกย่อเหล่านี้เพื่อช่วยคุณในบทต่อๆ ไป

อันที่จริง นี่เป็นนิสัยการเขียนที่ดี

เขียนหนึ่งบท บันทึกอย่างปลอดภัย และเริ่มเอกสารใหม่ทั้งหมดสำหรับบทถัดไป

การทำงานกับเอกสารขนาดยาวเพียงชุดเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเอกสารฉบับเดียวของคุณ กำลังก่อให้เกิดหายนะทางเทคนิค

ความผิดพลาดหรือไฟล์เสียหายและการทำงานหนักทั้งหมดของคุณจะหายไปตลอดกาล

เขียนและบันทึกในไฟล์บทและสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้เสมอ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นกระบวนการพิสูจน์อักษรทั้งหมดแล้ว คุณสามารถรวมบททั้งหมดของคุณเข้ากับฉบับร่างขั้นสุดท้ายได้

ขั้นตอนที่สอง Word Find คือเพื่อนของคุณ

สำหรับแต่ละบท คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์มาตรฐานใน Microsoft Word

จะพบข้อผิดพลาดบางอย่าง แต่ก็ไม่น่าเชื่อถือมากนัก

ไม่สามารถทำงานได้ดีในการค้นหาข้อผิดพลาดในการสะกดตามบริบทหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เช่น ประโยคที่รันบนและส่วนย่อย

หากต้องการติดตามข้อผิดพลาดพื้นฐานบางอย่างในข้อความของคุณ การค้นหาอาจมีประโยชน์

ใช้การค้นหาใน Microsoft Word สำหรับข้อผิดพลาดทั่วไปที่คุณทำ เช่น it's and its, than and then, him and his, you and your .

นอกจากนี้ยังใช้ในการตรวจสอบชื่อ

หากคุณมีตัวละครชื่อแซม ก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่สำหรับชื่ออย่าง Madeleine การสะกดคำของคุณอาจแตกต่างกันไป

นอกจากนี้ ให้ใช้ Find เพื่อค้นหาชื่อเรื่อง Mr., Dr. หรือ Mrs. และค้นหาเครื่องหมายวรรคตอนที่หายไปหรือไม่สอดคล้องกัน

คุณสามารถใช้ Find สำหรับคำหรือวลีใดๆ ที่คุณมักจะใช้บ่อยๆ

ในฐานะนักเขียน คุณควรมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับประเภทของข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิดที่คุณทำซ้ำๆ ดังนั้นใช้ Find เพื่อติดตามข้อผิดพลาดเหล่านั้น

คำที่ใช้มากเกินไป เช่น เฉยๆ เฉยๆ จริง หรือ โอ ก็สามารถพบได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน

เมื่อคุณทำบทแรกเสร็จแล้ว คุณควรมีรายการข้อผิดพลาดในการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และไวยากรณ์ที่ชัดเจนซึ่งคุณต้องตรวจสอบในบทต่อๆ ไป

ขั้นตอนที่สาม ใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบไวยากรณ์ออนไลน์และฟรี

เครื่องมือตรวจสอบการพิสูจน์อักษร การสะกดคำ และไวยากรณ์แบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดทำงานต่างกัน ดังนั้นสิ่งที่หาไม่พบ อาจใช้อย่างอื่นแทน

คำแนะนำของฉันคือให้ใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ออนไลน์อย่างน้อยสองตัวเพื่อช่วยในการค้นหาข้อผิดพลาดเพื่อให้ข้อความของคุณได้รับการตรวจสอบอีกครั้ง

มีทางเลือกและทางเลือกมากมาย

ฉันใช้ Grammarly ซึ่งทำงานได้ดีมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคำที่ซ้ำกันทั่วไป กำจัดเครื่องหมายวรรคตอนแบบพาสซีฟและแก้ไข

นอกจากนี้ยังแนะนำคำพ้องที่สามารถช่วยให้คุณเอาชนะการทำซ้ำ

สำหรับผู้แต่ง ฉันขอแนะนำให้พิจารณา Prowritingaid เพราะมันทำงานได้ดีมากกับเอกสารขนาดยาว เช่น ต้นฉบับ

หากคุณใช้โปรแกรมพิสูจน์อักษรหรือโปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์ออนไลน์ฟรี โดยปกติจะมีการจำกัดความยาวของข้อความ ดังนั้นการแบ่งหนังสือของคุณออกเป็นตอนๆ จะช่วยให้คุณมาที่นี่อีกครั้ง

ขั้นตอนที่สี่ ตรวจสอบความสอดคล้อง

ในขั้นตอนใด ๆ ของการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ คอยสังเกตความไม่สอดคล้องกัน สิ่งเหล่านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบ

บางทีบทสนทนาของคุณอาจใช้รูปแบบสัญญา แต่เปลี่ยนเป็นแบบไม่ย่อในบทหนึ่ง

เคล็ดลับที่ดีสำหรับบทสนทนาคือการอ่านออกเสียงเพื่อให้ฟังว่าฟังดูเป็นธรรมชาติหรือไม่

เครื่องหมายวรรคตอนยังต้องการความสนใจ เช่น การผสมเครื่องหมายคำพูดคู่และเครื่องหมายคำพูดเดี่ยว

ตรวจสอบว่าการสะกดของคุณสอดคล้องกัน เพราะการผสมรูปแบบภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกาและแบบอังกฤษนั้นง่ายมาก

หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับบางแง่มุม คุณสามารถปรึกษาคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์ที่ดีได้เสมอเพื่อช่วยให้คุณสอดคล้องกัน

คุณสามารถตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับ Oxford Comma เพื่อดูรายการคู่มือสไตล์

การอ่านอย่างเงียบ ๆ และช้าๆ เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการพัฒนาทักษะการเขียนของคุณ ช่วยให้คุณวิเคราะห์และเรียนรู้จากข้อผิดพลาดของคุณ

ขั้นตอนที่ห้า สร้างต้นฉบับใหม่ของคุณสำหรับการพิสูจน์อักษรโดยมนุษย์

เมื่อคุณตรวจสอบภาพและอิเล็กทรอนิกส์ของแต่ละบทเสร็จแล้ว ให้คัดลอกและวางแต่ละบทกลับเข้าไปในเอกสาร Word ใหม่ทั้งหมด

นี่จะเป็นสำเนาที่แก้ไขครั้งสุดท้ายของคุณ

ต้นฉบับของคุณจะพร้อมให้คุณส่งไปให้ผู้พิสูจน์อักษรของคุณหรืออาจส่งไปยังบริการพิสูจน์อักษรออนไลน์

เพียงให้แน่ใจว่าคุณใช้วิธีการที่ปลอดภัยในการแบ่งปันไฟล์ต้นฉบับของคุณ

การพิสูจน์อักษรทั้งหมดของคุณทำให้มั่นใจได้ว่าจะมีงานน้อยลงมากสำหรับผู้อื่นที่ต้องทำในตอนนี้ เนื่องจากคุณได้ใช้เวลาในการลบและแก้ไขข้อผิดพลาดพื้นฐานจำนวนมาก

สรุป

ไม่มีการพิสูจน์อักษรอัตโนมัติหรือการตรวจสอบเอกสารออนไลน์จะแทนที่สายตาที่เฉียบคมของการแก้ไข การพิสูจน์อักษร และการแก้ไขโดยมนุษย์

อย่าวางใจว่าวิธีใดจะทดแทนมนุษย์ได้ 100%

ไม่สำคัญว่าคุณกำลังพิสูจน์อักษรนวนิยาย บทความวารสาร ภาคนิพนธ์ หรือบล็อกโพสต์

ใช้เวลาในการตรวจสอบ ตรวจสอบซ้ำ และตรวจสอบซ้ำอีกครั้งเสมอ

อย่างไรก็ตาม การทำตามเคล็ดลับและลูกเล่นพื้นฐานในการพิสูจน์อักษรเหล่านี้จะช่วยให้คุณขจัดข้อผิดพลาดจำนวนมาก และทำให้การพิสูจน์อักษรโดยมนุษย์เป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก

หากคุณวางแผนที่จะจ่ายเงินสำหรับการพิสูจน์อักษรแบบมืออาชีพ ก็จะช่วยให้คุณประหยัดเงินได้เช่นกัน

ท้ายที่สุด เมื่อคุณไปถึงการพิสูจน์อักษรครั้งสุดท้าย ควรอยู่บนกระดาษ ไม่ใช่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขสำเนาและการพิสูจน์อักษร