วิธีเขียนข้อความ Slack แบบมืออาชีพพร้อมเคล็ดลับมารยาท 8 ข้อ

Slack แพร่หลายในโลกของมืออาชีพ คุณสมบัติมากมายช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันและแบ่งปันไฟล์แนบเพื่อให้สมาชิกจากที่ต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันได้ ธุรกิจจำนวนมากชอบ Slack มากกว่าช่องทางอื่นๆ เช่น อีเมล เนื่องจากช่วยให้ตอบกลับได้เร็วขึ้นและส่งเสริมการสนทนาที่โปร่งใสภายในบริษัท

โบนัสเพิ่มเติมคือฟังก์ชันการแชทเป็นที่คุ้นเคยของมืออาชีพหลายคนที่เติบโตมาโดยใช้ AIM และ GChat นอกจากข้อความที่พิมพ์แล้ว Slack ยังเปิดใช้งานการใช้อิโมจิและ GIF ซึ่งเพิ่มองค์ประกอบความสนุกสนานให้กับรูปแบบการสื่อสารที่ใช้ข้อความจำนวนมาก แต่ Slack เป็นเครื่องมือในที่ทำงาน ดังนั้นการรักษาสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นมืออาชีพบนแพลตฟอร์มจึงเป็นสิ่งสำคัญ เราจะอธิบายวิธีใช้ Slack อย่างมืออาชีพที่นี่

ข้อความ Slack คืออะไร?

ข้อความ Slack คือข้อความที่ส่งผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารดิจิทัล Slack ธุรกิจจำนวนมากใช้ Slack เพื่อสื่อสารภายใน Slack ของบริษัทมักจะแบ่งออกเป็นหลายกลุ่มที่เรียกว่า Channel ซึ่งจัดตามหัวข้อหรือโครงการ กลุ่มที่เรียกว่าแชนเนลสามารถเป็นแบบสาธารณะและทุกคนในองค์กรสามารถดูได้ โดยปกติแล้วสิ่งเหล่านี้จะเป็นช่องทางสำคัญสำหรับกลยุทธ์การสื่อสารภายในของบริษัท ช่องส่วนตัวสามารถดูได้เฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญเข้ากลุ่มเท่านั้น

พนักงานที่เข้าร่วมหรือได้รับเชิญให้เข้าร่วมกลุ่มสามารถดูและมีส่วนร่วมในการสนทนาได้ ในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง สมาชิกใหม่ที่เข้าร่วมช่องจะสามารถดูข้อความทั้งหมดที่ส่งและแลกเปลี่ยนได้ ไม่จำเป็นต้องส่งต่อข้อความประวัติไปยังผู้เข้าร่วมใหม่ เหมือนกับการส่งต่อข้อความในอีเมล ด้วยเหตุนี้ ข้อความ Slack จึงคงอยู่ตลอดไป (เว้นแต่ผู้เขียนจะลบออก) และสามารถใช้เป็นบันทึกข้อมูลได้

นอกจากช่องทางแล้ว พนักงานยังสามารถส่งข้อความส่วนตัวถึงบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปผ่าน Slack ได้อีกด้วย ข้อความเหล่านี้สามารถดูได้โดยผู้รับโดยตรงเท่านั้น

ประเภทของข้อความ Slack

ข้อความ Slack มีสามประเภทหลัก:

• ประกาศที่ส่งไปยังช่องทางสาธารณะ: โดยทั่วไปจะเป็นข้อความเกี่ยวกับเหตุการณ์ของบริษัท เช่น สำนักงานจะปิดเมื่อใด หรือจะจัดงานเลี้ยงวันหยุดเมื่อใด ซึ่งเกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคน
• ข้อความกลุ่ม: บันทึกเหล่านี้จะถูกส่งไปยังช่องสาธารณะหรือส่วนตัวแต่ละช่อง และมักจะนำไปใช้กับโปรเจ็กต์หรือหัวข้อของช่อง
• ข้อความส่วนตัวส่วนบุคคล: ข้อความเหล่านี้ถูกส่งไปยังบุคคลหนึ่งหรือหลายคนและมีเพียงผู้รับเท่านั้นที่สามารถดูได้ (และอาจเป็นผู้ดูแลระบบ Slack ขึ้นอยู่กับวิธีที่บริษัทตั้งค่าบัญชี Slack)

วิธีเขียนข้อความ Slack ตามผู้ฟัง

ข้อความ Slack ที่มีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับการเขียนที่ดีอื่นๆ จะคำนึงถึงผู้ฟังสำหรับข้อความนั้น หากผู้ชมรวมถึงผู้บริหารด้วย น้ำเสียงของข้อความควรติดกระดุมและเป็นมืออาชีพ หากผู้ฟังเป็นทีมที่ใกล้ชิดของคุณ และคุณมีสายสัมพันธ์ที่ดีด้วย ข้อความนั้นอาจดูสบายๆ และอาจอ้างอิงถึงเรื่องตลกภายในด้วยก็ได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนข้อความ Slack ตามผู้ฟัง:

ช่องสาธารณะขนาดใหญ่

เขียนบันทึกย่อทั้งหมดในข้อความเดียว แทนที่จะเขียนข้อความบรรทัดเดียวหลายๆ ข้อความ เพื่อให้สมาชิกกลุ่มได้รับการแจ้งเตือนเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อความเหล่านี้ง่ายต่อการสแกนเนื่องจากนั่นคือสิ่งที่คนส่วนใหญ่จะทำ ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรืออิโมจิเพื่อแยกประเด็นที่คุณต้องการสื่อสาร

สวัสดีทุกคน! เรารู้สึกตื่นเต้นมากที่จะประกาศนโยบายการกลับเข้ารับตำแหน่งใหม่ของเรา ขอขอบคุณทุกคนที่เข้าร่วมการสำรวจของเราและให้ข้อเสนอแนะ ต่อไปนี้เป็นประเด็นสำคัญบางประการ:

เราจะใช้กำหนดการแบบผสม 3 วันในสำนักงาน และ 2 วันทางไกล

ประสานงานวันในสำนักงานของคุณกับทีมและผู้จัดการของคุณ

ทุกวันพุธเราจะเลี้ยงอาหารกลางวันในออฟฟิศ

สำนักงานใหญ่ที่ 55 Wall Street จะเปิดให้บริการตั้งแต่วันจันทร์ที่ 3 มกราคม

คำถาม? โปรดแจ้งให้ฉันหรือ @HRteam ทราบ! ขอบคุณทุกคน และแทบรอไม่ไหวที่จะพบคุณแบบตัวเป็นๆ เร็วๆ นี้!

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามสายงาน

ให้บริบทแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับบริบทของทีมต่างๆ สำหรับข้อความของคุณ หากคุณอยู่ในกลุ่มใหญ่ที่มีหลายทีม @ ทีมหรือบุคคลที่คุณต้องการดึงดูดความสนใจ หากคุณมีคำขอที่เฉพาะเจาะจงหรือมีกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง ให้ระบุให้ชัดเจน โดยอาจใช้ตัวหนาในคำขอ ตัวอย่างเช่น:

สวัสดี @productteam เรากำลังสร้างแคมเปญการตลาดเกี่ยวกับฟีเจอร์ AI ใหม่สำหรับผู้ผลิตป๊อปคอร์นของเรา โปรด แชร์เอกสาร ที่คุณมีเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่และ ยืนยันว่าเรายังคงดำเนินการเปิดตัวฟีเจอร์ดังกล่าวในวันที่ 18 มกราคมเนื่องในวันป๊อปคอร์นแห่งชาติ ขอบคุณ!

ทีมของคุณ

เนื่องจากคนเหล่านี้คือเพื่อนร่วมงานที่คุณโต้ตอบด้วยบ่อยๆ และมีแนวโน้มที่จะเข้าใจบริบทของข้อความ คุณจึงใช้น้ำเสียงที่ตรงไปตรงมาและเป็นกันเองมากขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น:

สวัสดีทีม! คำเตือนที่เป็นมิตรเกี่ยวกับนอกสถานที่ของเราในวันพรุ่งนี้ กรุณามาสวมเสื้อผ้าที่สบาย เราจะจัดเตรียมอาหารเช้าและอาหารกลางวัน เจอกัน 9 โมงเช้า!

ส่วนตัวแบบตัวต่อตัว

การสนทนาส่วนตัวบน Slack มีไว้สำหรับการสนทนาที่คุณมั่นใจได้อย่างสมเหตุสมผลว่าไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลอื่นหรือมีลักษณะเป็นส่วนตัว หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อกับใครสักคน ให้บอกบริบทโดยรวมของสิ่งที่คุณพูดถึงในข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่น:

สวัสดีแอนนี่! ฉันเป็นนักการตลาดผลิตภัณฑ์ใหม่ ฉันได้ยินจากเฮเทอร์ว่าเราจะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด ฉันจึงอยากจัดเวลาเพื่อทำความรู้จักกับคุณ ฉันขอเวลาในปฏิทินของคุณสำหรับสัปดาห์หน้าได้ไหม ตั้งตารอ!

8 เคล็ดลับมารยาทหย่อน

1 รักษาน้ำเสียงของคุณให้สดใส

Slack เป็นฟอรัมที่ไม่เป็นทางการมากกว่าอีเมลเล็กน้อย ดังนั้นจึงควรเขียนด้วยน้ำเสียงที่สื่อถึงความเป็นมิตร การมองโลกในแง่ดี และทัศนคติเชิงบวก คุณสามารถทำได้โดยใช้เครื่องหมายวรรคตอน เช่น เครื่องหมายอัศเจรีย์ หรือแม้แต่อิโมจิหน้ายิ้ม คุณคงไม่อยากกลายเป็นคนงี่เง่าใน Slack โดยไม่ได้ตั้งใจด้วยการสื่อสารด้วยเสียงสั้นๆ หรือส่งข้อความโดยไม่มีบริบท

2 อย่าส่งข้อความบรรทัดเดียวหลายข้อความ

ทุกข้อความโดยตรงจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้รับ ซึ่งอาจทำให้พวกเขาเสียสมาธิจากสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ แทนที่จะส่งข้อความเพียง “สวัสดี!” จากนั้นข้อความติดตามผลเพิ่มเติมพร้อมคำถามของคุณ รวมทั้งหมดไว้ในข้อความเดียว

3 เมื่ออภิปรายหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ให้ใช้กระทู้

กระทู้จะตอบกลับเกี่ยวกับหัวข้อเดียวโดยจำกัดอยู่ในข้อความใดข้อความหนึ่งโดยเฉพาะ หากต้องการสร้างข้อความ ให้วางเมาส์เหนือข้อความในกลุ่มแล้วคลิก “ตอบในชุดข้อความ” การเธรดข้อความทำให้กลุ่มโดยรวมค่อนข้างสะอาดจากหัวข้อการสนทนาขนาดใหญ่ หากใครสนใจหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งสามารถคลิกเข้ากระทู้เพื่อเจาะลึกยิ่งขึ้นได้

4 ตรวจทานข้อความของคุณ

คำแนะนำเก่าแก่สำหรับการสื่อสารในที่ทำงานทั้งหมดยังคงใช้ได้กับ Slack เพียงเพราะคุณพิมพ์เร็วไม่ได้ทำให้ข้อความของคุณเต็มไปด้วยการพิมพ์ผิด ในกรณีที่เกิดการพิมพ์ผิด Slack อนุญาตให้แก้ไขข้อความได้หลังจากที่ส่งแล้ว (หลังจากนั้นข้อความจะแสดงพร้อมตราประทับ "แก้ไขแล้ว") Slack ยังช่วยให้คุณเรียกคืนข้อความที่คุณส่งโดยไม่ตั้งใจได้ แต่ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยงทั้งสองสิ่งนี้ตั้งแต่แรก ไวยากรณ์สามารถสแกนข้อความ Slack ของคุณได้อย่างรวดเร็วเพื่อช่วยคุณหลีกเลี่ยงการสะกดผิดและข้อผิดพลาดด้านเครื่องหมายวรรคตอน

5 กำหนดเวลาข้อความที่คุณส่งในช่วงนอกเวลาทำการ

เมื่อคุณเขียนข้อความไปยังช่องทางสาธารณะหรือบุคคลในช่วงเวลานอกเวลางาน อย่าลืมกำหนดเวลาให้ส่งข้อความในช่วงเวลาทำการ มันแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพสมดุลระหว่างชีวิตและงานของผู้อื่น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณส่งข้อความโดยตรงเนื่องจากผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือน หากต้องการกำหนดเวลาข้อความให้ส่งในภายหลัง ให้คลิกปุ่มลูกศรลงถัดจากลูกศรส่ง และเลือกเวลาและวันในช่วงเวลาทำงานจากเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นคลิก "กำหนดเวลาข้อความ" เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น

6 ลดจำนวนการแจ้งเตือนที่คุณส่ง

การแจ้งเตือน Slack บ่งบอกถึงความรู้สึกเร่งด่วนต่อผู้รับ ดังนั้นพยายามลดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นที่จะส่งพร้อมข้อความโดยตรงหรือข้อความที่มี “@here ” หรือ “ @channel” ไปยังช่อง ใช้ @ สองตัวนี้เฉพาะในกรณีที่คุณต้องการบางสิ่งบางอย่างจริงๆ ทันทีและจำเป็นต้องแจ้งเตือนทุกคนในช่องเกี่ยวกับสิ่งนั้น และต้องบอกว่า: อย่าใช้ @here หรือ @channel นอกเวลาทำงาน (ดูเคล็ดลับ #5)

7 ใช้อิโมจิเพื่อแสดงข้อตกลง

แทนที่จะเขียนว่า “ฉันเห็นด้วย” เพื่อตอบข้อความของใครบางคนเพื่อแสดงการสนับสนุน ให้ลองใช้อิโมจิยกนิ้วหรือเครื่องหมายถูก ซึ่งจะป้องกันข้อความ "ฉันเห็นด้วย" ที่คล้ายกันซึ่งมีแนวโน้มที่จะทำให้ช่องเกะกะ สมาชิกทุกคนในกลุ่มจะสามารถดูว่าใครเป็นผู้ส่งอีโมจิโดยวางเมาส์ไว้เหนืออีโมจินั้น

8 ถ้าโอกาสเอื้ออำนวย ขอให้สนุก

Slack อาจเป็นเวทีเพื่อเฉลิมฉลองชัยชนะและสนุกสนาน มีคลังอีโมจิและ GIF ที่คุณสามารถใช้แสดงความรู้สึกที่แตกต่างกันได้ หากคุณมีสายสัมพันธ์ที่ดีกับกลุ่มและวัฒนธรรมของบริษัทเอื้ออำนวย ให้ใช้บางส่วนเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ มีชีวิตชีวา

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข้อความหย่อน

ข้อความ Slack คืออะไร?

ข้อความ Slack คือข้อความที่ส่งระหว่างเพื่อนร่วมงานผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารดิจิทัล Slack สามารถส่งไปยังคนกลุ่มใหญ่ในช่องทางทั้งหมดของบริษัท กลุ่มเล็กๆ ที่ประกอบเป็นทีมที่ทำงานในโครงการ หรือส่งถึงผู้รับแต่ละราย

ข้อความ Slack ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

ข้อความ Slack อาจเป็นการประกาศสาธารณะเกี่ยวกับบริษัท บันทึกเกี่ยวกับโครงการเฉพาะ หรือเพียงการสนทนาระหว่างเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับวันหยุดสุดสัปดาห์

เคล็ดลับสามประการในการเขียนข้อความ Slack คืออะไร

หากต้องการเขียนข้อความ Slack ที่มีประสิทธิภาพ คุณควรส่งข้อความเดียวที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการพูด แทนที่จะส่งเพียงคำว่า "สวัสดี!" ข้อความ; ใช้อิโมจิเพื่อแสดงข้อตกลงแทนที่จะตอบกลับด้วยข้อความแยกต่างหาก และกำหนดเวลาข้อความที่คุณเขียนในช่วงเวลานอกเวลาทำการให้ส่งในช่วงเวลาทำการ