Jak pisać profesjonalne wiadomości w Slacku — z 8 wskazówkami dotyczącymi etykiety Slacka

Slack jest wszechobecny w świecie zawodowym. Jego liczne funkcje umożliwiają zespołom współpracę i udostępnianie załączników, dzięki czemu członkowie znajdujący się w różnych miejscach mogą współpracować. Wiele firm woli Slack od innych kanałów, takich jak e-mail, ponieważ pozwala na szybsze odpowiedzi i promuje przejrzystą dyskusję w firmie.

Jako dodatkowy bonus, funkcja czatu jest znana wielu profesjonalistom, którzy dorastali korzystając z AIM i GChat. Oprócz wiadomości pisanych na maszynie Slack umożliwia korzystanie z emoji i gifów, które dodają elementu zabawy do formy komunikacji zawierającej dużo tekstu. Jednak Slack to narzędzie do pracy, dlatego ważne jest, aby na platformie wszystko było profesjonalne. Tutaj wyjaśnimy, jak używać Slacka jak profesjonalista.

Co to jest wiadomość na Slacku?

Wiadomość Slack to notatka wysyłana za pośrednictwem cyfrowej platformy komunikacyjnej Slack. Wiele firm korzysta ze Slacka do komunikacji wewnętrznej. Firmowy Slack jest zwykle podzielony na wiele grup, zwanych kanałami, uporządkowanych tematycznie lub projektowo. Grupy, zwane kanałami, mogą być publiczne i może je przeglądać każda osoba w organizacji. Są to zazwyczaj kluczowy kanał strategii komunikacji wewnętrznej firmy. Kanały prywatne mogą oglądać tylko osoby zaproszone do grupy.

Pracownicy, którzy dołączają do grup lub są do nich zaproszeni, mogą przeglądać dyskusje i brać w nich udział. W dowolnej grupie wszystkie wysłane i wymienione wiadomości mogą być przeglądane przez każdego nowego członka, który dołączy do kanału. Nie ma potrzeby przekazywania historycznych wiadomości nowym uczestnikom, tak jak miałoby to miejsce w przypadku wątku e-mailowego. W związku z tym wiadomości Slack istnieją wiecznie (chyba że autor je usunie) i mogą służyć jako zapis informacji.

Oprócz kanałów pracownicy mogą także wysyłać prywatne wiadomości do jednej lub większej liczby osób za pośrednictwem Slacka. Wiadomości te są widoczne tylko dla ich bezpośrednich odbiorców.

Rodzaje wiadomości Slack

Istnieją trzy główne kategorie wiadomości Slack:

• Ogłoszenia wysyłane kanałami publicznymi: Są to zazwyczaj wiadomości dotyczące wydarzeń w firmie, np. kiedy biuro będzie zamknięte lub kiedy odbędzie się impreza świąteczna, istotne dla wszystkich pracowników.
• Wiadomości grupowe: Te notatki są wysyłane do poszczególnych kanałów publicznych lub prywatnych i zazwyczaj dotyczą projektu lub tematu kanału.
• Indywidualne wiadomości bezpośrednie: Te wiadomości są wysyłane do jednej lub kilku osób i mogą być przeglądane tylko przez odbiorców (i być może administratorów Slack, w zależności od tego, jak firma skonfigurowała swoje konto Slack).

Jak napisać wiadomość na Slacku w oparciu o odbiorców

Skuteczny komunikat na Slacku, jak każdy dobry tekst, uwzględnia odbiorców tej wiadomości. Jeżeli odbiorcami są przedstawiciele kadry kierowniczej, ton przekazu powinien być rzeczowy i profesjonalny. Jeśli odbiorcami jest Twój najbliższy zespół, z którym masz dobry kontakt, przekaz może być bardziej beztroski i być może nawet zawierać odniesienia do żartów. Oto jak napisać wiadomość na platformie Slack w oparciu o odbiorców:

Duży kanał publiczny

Zapisz całą notatkę w jednej wiadomości, a nie w kilku jednowierszowych wiadomościach, dzięki czemu członkowie grupy otrzymają tylko jedno powiadomienie. Staraj się, aby te wiadomości były łatwe do przeskanowania, ponieważ większość ludzi tak zrobi. Użyj wypunktowań lub emoji, aby podzielić punkty, które chcesz przekazać.

Cześć wszystkim! Z radością ogłaszamy naszą nową politykę dotyczącą powrotu do biura. Dziękujemy wszystkim, którzy wzięli udział w naszej ankiecie i przekazali nam swoje uwagi. Oto kilka dań na wynos:

Wprowadzimy harmonogram hybrydowy obejmujący 3 dni w biurze i 2 dni zdalnie.

Koordynuj swoje dni pracy ze swoim zespołem i menedżerem.

W każdą środę zapewniamy lunch w biurze.

Biuro główne pod adresem 55 Wall Street będzie otwarte od poniedziałku, 3 stycznia.

Pytania? Daj znać mnie lub @HRteam! Dziękuję wszystkim i nie mogę się doczekać, aby wkrótce spotkać się z Wami osobiście!

Interesariusze interdyscyplinarni

Daj interesariuszom z różnych zespołów kontekst dla swojego przekazu. Jeśli jesteś w dużej grupie składającej się z kilku różnych zespołów, @ zespół lub osoba, której uwagę chcesz przykuć. Jeśli masz konkretną prośbę lub odpowiedni termin, wyjaśnij to, na przykład pogrubiając pytanie. Na przykład:

Cześć @productteam. Tworzymy kampanię marketingową wokół nowych funkcji AI dla naszych producentów popcornu. Czy możesz udostępnić posiadaną dokumentację na temat nowych funkcji i potwierdzić, że nadal jesteśmy na dobrej drodze do ich uruchomienia 18 styczniaz okazji Narodowego Dnia Popcornu? Dziękuję!

Twój zespół

Ponieważ są to współpracownicy, z którymi często się kontaktujesz i prawdopodobnie rozumiesz kontekst wiadomości, możesz użyć bardziej bezpośredniego i swobodnego tonu. Na przykład:

Cześć drużyno! Przyjazne przypomnienie o naszej jutrzejszej nieobecności. Prosimy o przybycie w wygodnym ubraniu. Zapewnimy śniadanie i lunch. Do zobaczenia o 9:00!

Prywatnie, jeden na jednego

Prywatne rozmowy na Slacku dotyczą rozmów, co do których masz wystarczającą pewność, że nie dotyczą innych osób lub mają charakter prywatny. Jeśli kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, przedstaw mu ogólny kontekst tego, o czym mówisz w swojej wiadomości. Na przykład:

Cześć Aniu! Jestem nowym sprzedawcą produktów. Słyszałem od Heather, że będziemy blisko współpracować, więc chciałbym zarezerwować trochę czasu, aby Cię poznać. Czy mogłabym zapisać trochę czasu w Twoim kalendarzu na przyszły tydzień? Nie mogę się doczekać!

8 wskazówek dotyczących etykiety luzu

1 Staraj się zachować optymistyczny ton

Slack to forum nieco bardziej nieformalne niż e-mail, dlatego najlepiej pisać w tonie emanującym życzliwością, optymizmem i pozytywnym nastawieniem. Możesz to zrobić, używając znaków interpunkcyjnych, takich jak wykrzykniki, a nawet emoji z buźką. Nie chcesz niechcący wyjść na palanta na Slacku, komunikując się lakonicznym tonem lub wysyłając wiadomości bez kontekstu.

2 Nie wysyłaj wielu wiadomości jednowierszowych

Każda wiadomość bezpośrednia wysyła do odbiorcy powiadomienie, które może odwrócić jego uwagę od tego, co robi. Zamiast wysyłać wiadomość zawierającą tylko „Witam!” a następnie dodatkowe wiadomości uzupełniające z zapytaniem, połącz je wszystkie w jedną wiadomość.

3 Omawiając jeden temat, korzystaj z wątków

Wątki powodują, że odpowiedzi na jeden temat ograniczają się do jednej konkretnej wiadomości. Aby ją utworzyć, najedź kursorem na jedną wiadomość w grupie i kliknij „Odpowiedz w wątku”. Wątkowanie wiadomości sprawia, że ​​cała grupa jest stosunkowo wolna od dużych tematów dyskusji. Jeśli ktoś jest zainteresowany jakimkolwiek tematem, może kliknąć wątek, aby zgłębić temat.

4 Sprawdź swoje wiadomości

Ta odwieczna rada dotycząca całej komunikacji w miejscu pracy nadal dotyczy Slacka. To, że piszesz szybko, nie oznacza, że ​​Twoja wiadomość będzie pełna literówek. W przypadku wystąpienia literówek Slack umożliwia edycję wiadomości po ich wysłaniu (po czym są one wyświetlane ze znaczkiem „edytowane”). Slack umożliwia także przywoływanie przypadkowo wysłanych wiadomości. Ale najlepiej jest przede wszystkim unikać obu tych rzeczy. Grammarly może szybko przeskanować wiadomości w Slacku, aby pomóc Ci uniknąć błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.

5 Zaplanuj wysyłanie wiadomości poza godzinami pracy

Kiedy piszesz wiadomość do kanału publicznego lub do konkretnej osoby poza godzinami pracy, pamiętaj o zaplanowaniu wysyłania wiadomości w godzinach pracy. Pokazuje, że szanujesz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym innych. Jest to szczególnie ważne, jeśli wysyłasz wiadomość bezpośrednią, ponieważ odbiorca otrzyma powiadomienie. Aby zaplanować wysłanie wiadomości w późniejszym terminie, kliknij przycisk strzałki w dół obok strzałki wysyłania i z menu rozwijanego wybierz godzinę i dzień w godzinach pracy. Następnie kliknij „Zaplanuj wiadomość”, aby ją sfinalizować.

6 Zmniejsz liczbę wysyłanych powiadomień

Powiadomienie w Slacku sugeruje odbiorcy, że jest pilne, więc spróbuj ograniczyć niepotrzebne powiadomienia, które będą wysyłane do kanału w wiadomościach bezpośrednich lub wiadomościach zawierających „@tutaj ” lub „ @kanał”. Używaj tych dwóch @ tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebujesz czegoś natychmiast i musisz powiadomić o tym wszystkich na kanale. I trzeba powiedzieć: nie używaj @here ani @channel poza godzinami pracy (patrz wskazówka #5).

7 Użyj emoji, aby wyrazić zgodę

Zamiast pisać „Zgadzam się” w odpowiedzi na czyjąś wiadomość, aby wyrazić swoje wsparcie, wypróbuj emoji kciuka w górę lub znacznika wyboru. Zapobiega to podobnym komunikatom „Zgadzam się”, które zwykle zaśmiecają kanał. Wszyscy członkowie grupy będą mogli zobaczyć, kto wysłał emoji, najeżdżając na niego kursorem.

8 Jeśli okazja na to pozwala, baw się dobrze

Slack może być forum do świętowania zwycięstw i dobrej zabawy. Zawiera bibliotekę emoji i gifów, których możesz używać do wyrażania różnych uczuć. Jeśli masz dobry kontakt z grupą i kultura firmy na to pozwala, wykorzystaj niektóre z nich, aby ożywić atmosferę.

Często zadawane pytania dotyczące wiadomości w Slacku

Co to jest wiadomość na Slacku?

Wiadomość Slack to notatka wysyłana między współpracownikami za pośrednictwem cyfrowej platformy komunikacyjnej Slack. Można go wysłać do dużej grupy osób w kanale ogólnofirmowym, małej grupy tworzącej zespół pracujący nad projektem lub do indywidualnych odbiorców.

Jakie są różne typy wiadomości w Slacku?

Wiadomości na Slacku mogą być publicznymi ogłoszeniami o firmie, notatkami na temat konkretnego projektu lub po prostu pogawędkami między współpracownikami na temat ich weekendów.

Jakie są trzy wskazówki dotyczące pisania wiadomości na Slacku?

Aby napisać skuteczną wiadomość na Slacku, najlepiej wysłać jedną wiadomość zawierającą wszystko, co chcesz powiedzieć, zamiast wysyłać tylko „Witam!” wiadomość; używaj emoji, aby wyrazić zgodę, zamiast odpowiadać osobną wiadomością; i planuj wysyłanie wiadomości pisanych poza godzinami pracy w godzinach pracy.