10 ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพสำหรับสถานที่ทำงาน

หากคุณเคยเดาอีเมลที่คุณส่งถึงที่ทำงานมาก่อน คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ ลองพิจารณาแหล่งข้อมูลนี้เพื่อฝากความประทับใจไว้ในกล่องจดหมาย

คุณใช้อีเมลทางอาชีพในหลายด้านในชีวิตการทำงานของคุณ ตั้งแต่การติดต่อสื่อสารกับผู้จัดการไปจนถึงการติดต่อกับผู้ที่อาจเป็นนายจ้าง ผู้ติดต่อด้านเครือข่าย หรือใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ อีเมลสำหรับมืออาชีพมีกฎและมารยาทของตัวเองเพื่อแสดงว่าคุณหมายถึงธุรกิจ เราจะครอบคลุมสิ่งเหล่านั้นด้วย

อีเมลระดับมืออาชีพคืออะไร?

อีเมลแบบมืออาชีพเป็นวิธีการสื่อสารออนไลน์ที่เป็นทางการและมุ่งเน้นธุรกิจกับใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับอาชีพของคุณ อีเมลระดับมืออาชีพควรกระชับ ชัดเจน และจัดรูปแบบอย่างประณีตพร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน พวกเขาควรจะปราศจากข้อผิดพลาดด้วย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของคุณอาจแตกต่างกันไปตามบริบทและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนกดปุ่มส่ง:

ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ

คุณสามารถปรับแต่งโทนเสียงของอีเมลตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ยังไงก็ตาม จงสุภาพและให้เกียรติกัน เริ่มอีเมลของคุณด้วยคำทักทายและใช้ชื่อผู้รับตามความเหมาะสม ก่อนที่จะส่งอีเมล ให้สแกนหาจุดที่คุณแสดงอารมณ์มากเกินไปหรือใช้คำสแลงเกินความเหมาะสม ลงชื่อออกโดยลงท้ายอีเมลให้ถูกต้อง

จัดรูปแบบอีเมลมืออาชีพของคุณ

นี่คืออีเมลที่เป็นทางการและต้องมีรูปแบบดังกล่าว เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดรูปแบบอีเมลได้อย่างถูกต้องตั้งแต่บนลงล่าง

• ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน มีเป้าหมาย และสื่อความหมาย
• ใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ
• ทำให้อ่านได้ง่ายด้วยส่วนต่างๆ รายการหัวข้อย่อย และย่อหน้าที่กระชับ

ให้มันกระชับ

มารยาททางอีเมลแบบมืออาชีพส่วนหนึ่งคือการเคารพเวลาของผู้รับ ไปถึงจุดนั้นทันที รวมวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณในประโยคเปิด ตัดอีเมลของคุณเพื่อให้สั้นและตรงประเด็น ในขณะเดียวกันก็ขจัดความซ้ำซ้อน รักษาความเป็นมืออาชีพในขณะที่เพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับภาษา

ประเภทของอีเมลระดับมืออาชีพพร้อมตัวอย่าง

ต่อไปนี้เป็นอีเมลระดับมืออาชีพที่พบบ่อยที่สุด 10 ประเภทพร้อมตัวอย่าง

1 ตัวอย่างอีเมลเบื้องต้น

อีเมลที่แนะนำตัวเองหรือบุคคลอื่นเพื่อสร้างการเชื่อมต่อหรือเริ่มต้นความสัมพันธ์ในการทำงาน

เรื่อง: บทนำ — [ชื่อของคุณ]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันชื่อ [X] และฉันอยากจะแนะนำตัวเอง ฉันเป็น [ตำแหน่ง/บทบาทของคุณ] และเรียนรู้เกี่ยวกับ [โครงการ/งาน] ของคุณผ่าน [การติดต่อร่วมกัน/เว็บไซต์] ฉันตื่นเต้นที่จะเชื่อมต่อและสำรวจ [ความร่วมมือหรือความร่วมมือที่เป็นไปได้] ระหว่างองค์กรของเรา

[ประวัติโดยย่อและเหตุผลในการแนะนำ]

ฉันหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกัน โปรดติดต่อเราหากคุณมีคำถามหรือต้องการพูดคุยเพิ่มเติม

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อเต็มของคุณ]

การแนะนำคนอื่น

เรื่อง: การแนะนำผ่าน [ชื่อของคนอื่น]

สวัสดี [ชื่อผู้รับ]

ฉันกำลังติดต่อเพื่อแนะนำ [ชื่อบุคคล] [รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังแนะนำ]

[ประวัติโดยย่อและเหตุผลในการแนะนำ]

ฉันจะให้คุณทั้งคู่สนทนาต่อจากที่นี่ และหวังว่าคุณจะได้รับประโยชน์ร่วมกันในเรื่องนี้

[ชื่อเต็มของคุณ]

2 ตัวอย่างอีเมล์เย็น

Cold Email คืออีเมลไม่พึงประสงค์ที่ส่งถึงผู้รับที่คุณไม่รู้จัก โดยมีจุดประสงค์เพื่อสร้างการเชื่อมต่อ

เรื่อง: การทำงานร่วมกันที่เป็นไปได้ใน [X]?

สวัสดี [ชื่อผู้รับ]

ฉันชื่อ [ชื่อ] และฉัน [ตำแหน่ง/บทบาท] ที่ [บริษัท] ฉันเพิ่งเจอ [งาน/องค์กรของผู้รับ] และประทับใจกับ [แง่มุมเฉพาะ] ฉันอยากจะสำรวจความร่วมมือที่เป็นไปได้ระหว่างองค์กรของเราหากคุณยินดี

[การแนะนำโดยย่อ คุณค่าที่นำเสนอ และคำกระตุ้นการตัดสินใจ]

ฉันจะขอบคุณโอกาสที่จะพูดคุยกันต่อไปหากคุณมีเวลา โปรดเพิ่มเวลาการประชุมลงในปฏิทินของฉันด้วยลิงก์นี้

ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ.

คุยกันเร็วๆ นี้

[ชื่อเต็มของคุณ]

3 ตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือน

อีเมลแจ้งเตือนช่วยให้ผู้อื่นทราบการประชุม กำหนดเวลา หรืองานที่กำลังจะมาถึง

เรื่อง: คำเตือน: [กิจกรรม/กำหนดเวลาที่กำลังจะมีขึ้น]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

คำเตือนที่เป็นมิตรว่า [เหตุการณ์/กำหนดเวลา] กำลังจะมาถึงใน [วันที่และเวลา]

[รายละเอียดโดยย่อและข้อมูลเพิ่มเติม]

มีคำถามหรือไม่? คุณสามารถติดต่อเราได้ เพียงตอบกลับอีเมลนี้ ตั้งตารอ!

แล้วพบกันใหม่

[ชื่อเต็มของคุณ]

4 ตัวอย่างอีเมลติดตามผล

อีเมลติดตามผลจะถูกส่งหลังจากการโต้ตอบครั้งก่อน (โดยปกติจะอยู่ในชุดข้อความ) เพื่อตรวจสอบความคืบหน้า ขอคำติชม หรือสอบถามเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป

เรื่อง: ติดตามผลใน [หัวข้อ]

[ชื่อผู้รับ]

ฉันหวังว่าคุณจะทำมันได้ดี! ฉันกำลังติดตามการสนทนาล่าสุดของเราเกี่ยวกับ [หัวข้อ]

[สรุปโดยย่อ ข้อมูลเพิ่มเติม และคำถามเฉพาะ]

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้.

ด้วยความชื่นชม

[ชื่อเต็มของคุณ]

5 ตัวอย่างการสมัครงานทางอีเมล์

อีเมลที่ส่งไปสมัครงาน รวมถึงจดหมายสมัครงานและประวัติย่อ

เรื่อง: การสมัครงานของ [ชื่อของคุณ] สำหรับตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน]

เรียน ผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน

ฉันเขียนมาเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] ที่โฆษณาบนเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ โปรดดูจดหมายสมัครงานและประวัติย่อของฉันที่แนบมาด้านล่าง ฉันตื่นเต้นที่จะแบ่งปันทักษะและประสบการณ์ของฉันให้กับทีมของคุณ

[เนื้อหาจดหมายปะหน้าสั้น ๆ เน้นคุณสมบัติที่เกี่ยวข้อง]

ขอบคุณสำหรับการพิจารณาใบสมัครของฉัน ฉันอยากจะพูดคุยกับคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งนี้

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อเต็มของคุณ]

6 ตัวอย่างอีเมลเกี่ยวกับความสนใจทั่วไป

อีเมลที่แสดงความสนใจโดยทั่วไป มักใช้สำหรับการสร้างเครือข่ายหรือค้นหาข้อมูล

เรื่อง: ขอคำแนะนำใน [หัวข้อ]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

ฉันพบโปรไฟล์ของคุณบน [แพลตฟอร์ม] และสังเกตเห็นความเชี่ยวชาญของคุณใน [หัวข้อ] ขณะนี้ฉันกำลัง [อธิบายสถานการณ์หรือความสนใจของคุณโดยย่อ]

[คำถามเฉพาะหรือการร้องขอคำแนะนำ]

ฉันชอบข้อมูลเชิงลึกหรือคำแนะนำที่คุณอาจมีทุกครั้งที่มีเวลาว่าง ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ! หากคุณต้องการ ฉันยินดีที่จะแชทกาแฟเสมือนสั้นๆ โปรดแจ้งให้เราทราบ แล้วเราจะส่งคำเชิญในปฏิทินไปให้คุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อเต็มของคุณ]

7 ตัวอย่างอีเมลตอบกลับทั้งหมด

อีเมลตอบกลับข้อความที่ส่งถึงผู้รับหลายคน โดยผู้รับทุกคนจะมองเห็นได้

เรื่อง: Re: [เรื่องเดิม]

สวัสดีทุกคน,

ขอบคุณสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วของคุณ ฉันเห็นด้วยกับประเด็นที่หยิบยกขึ้นมาและเชื่อว่า [ข้อมูลหรือการดำเนินการเพิ่มเติม]

[เนื้อหาเพิ่มเติมตามความจำเป็น]

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อเต็มของคุณ]

8 อีเมลยืนยัน

อีเมลที่ส่งเพื่อยืนยันรายละเอียด เช่น การนัดหมาย การจอง หรือข้อตกลง

เรื่อง: การยืนยัน [การนัดหมาย/การจอง/ข้อตกลง]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

อีเมลนี้เป็นการยืนยัน [การประชุม/การนัดหมาย/การจอง] ของเราที่กำหนดไว้ใน [วันที่และเวลา]

[รายละเอียดและข้อมูลเพิ่มเติม]

โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีการเปลี่ยนแปลงหรือหากคุณมีคำถามใดๆ รอคอย [การประชุม/การนัดหมาย/การจอง] ของเรา

ดีที่สุด,

[ชื่อเต็มของคุณ]

9 ขอบคุณตัวอย่างอีเมล

อีเมลแสดงความขอบคุณ มักส่งหลังการประชุม การสัมภาษณ์ หรือการช่วยเหลือ

เรื่อง: ขอบคุณสำหรับ [งานเฉพาะ/โอกาส]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณสำหรับ [เหตุผลเฉพาะ] [เวลา/ความช่วยเหลือ/ข้อมูล] ของคุณได้รับการชื่นชมอย่างมาก

[การกล่าวถึงผลกระทบโดยย่อและคำกล่าวปิดท้าย]

ขอขอบคุณอีกครั้ง และฉันหวังว่าจะได้ [การโต้ตอบ/การทำงานร่วมกันในอนาคต]

ดีที่สุด,

[ชื่อเต็มของคุณ]

10 ตัวอย่างอีเมลสรุป

อีเมลสรุปประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ หรือผลลัพธ์ของการประชุมหรือการอภิปราย

เรื่อง: สรุป [การประชุม/งาน]

สวัสดี [ชื่อผู้รับ]

ฉันต้องการส่งสรุป [การประชุม/กิจกรรม] ล่าสุดของเรา เพื่อให้เราเข้าใจตรงกัน

[สรุปโดยย่อเกี่ยวกับประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการดำเนินการ]

โปรดแจ้งให้เราทราบหากฉันต้องเพิ่มความคิดหรือคำชี้แจงเพิ่มเติม ขอบคุณสำหรับเวลาและความร่วมมือของคุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อเต็มของคุณ]

ให้ Grammarly ช่วยคุณเรื่องอีเมลของคุณ

ไวยากรณ์สามารถช่วยได้ทั้งหมดที่กล่าวมา ไม่ว่าจะเป็นการใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม การค้นหาคำที่สมบูรณ์แบบ หรือการกระชับ Grammarly ช่วยให้คุณส่งอีเมลที่สวยงามและเป็นมืออาชีพทุกครั้ง