Как писать профессиональные сообщения в Slack: 8 советов по этикету Slack

Slack широко распространен в профессиональном мире. Его многочисленные функции позволяют командам сотрудничать и обмениваться вложениями, чтобы участники, находящиеся в разных местах, могли работать вместе. Многие компании предпочитают Slack другим каналам, таким как электронная почта, поскольку он позволяет быстрее отвечать и способствует прозрачному обсуждению внутри компании.

В качестве дополнительного бонуса функция чата знакома многим профессионалам, выросшим на AIM и GChat. Помимо печатных сообщений, Slack позволяет использовать смайлы и картинки, которые добавляют элемент веселья к текстовой форме общения. Но Slack — это инструмент на рабочем месте, поэтому важно, чтобы на платформе все было профессионально. Здесь мы объясним, как профессионально использовать Slack.

Что такое сообщение Slack?

Сообщение Slack — это заметка, отправленная через платформу цифровых коммуникаций Slack. Многие компании используют Slack для внутреннего общения. Slack компании обычно делится на множество групп, называемых каналами, которые организованы по темам или проектам. Группы, известные как каналы, могут быть общедоступными, и их может просматривать любой сотрудник организации. Обычно это ключевой канал для стратегии внутренних коммуникаций компании. Частные каналы могут просматривать только те, кого пригласили в группу.

Сотрудники, которые присоединяются или приглашены в группы, могут просматривать обсуждения и участвовать в них. В любой группе все отправленные и обмененные сообщения могут быть просмотрены любым новым участником, который присоединяется к каналу. Нет необходимости пересылать исторические сообщения новым участникам, как это было бы в цепочке электронных писем. Таким образом, сообщения Slack существуют вечно (если только автор их не удалит) и могут служить записью информации.

Помимо каналов, сотрудники также могут отправлять личные сообщения одному или нескольким людям через Slack. Эти сообщения доступны для просмотра только их непосредственным получателям.

Типы сообщений Slack

Существует три основные категории сообщений Slack:

• Объявления, рассылаемые по общедоступным каналам: обычно это сообщения о событиях в компании, например о закрытии офиса или проведении праздничной вечеринки, которые актуальны для всех сотрудников.
• Групповые сообщения: эти заметки отправляются в отдельные общедоступные или частные каналы и обычно относятся к проекту или теме канала.
• Индивидуальные прямые сообщения: эти сообщения отправляются одному или нескольким людям и могут быть просмотрены только получателями (и, возможно, администраторами Slack, в зависимости от того, как компания настроила свою учетную запись Slack).

Как написать сообщение Slack с учетом аудитории

Эффективное сообщение Slack, как и любое хорошее письмо, учитывает аудиторию этого сообщения. Если в аудиторию входят руководители, тон сообщения должен быть сдержанным и профессиональным. Если аудитория — это ваша непосредственная команда, с которой у вас хорошие отношения, сообщение может быть более беззаботным и, возможно, даже содержать отсылки к внутренним шуткам. Вот как написать сообщение Slack с учетом аудитории:

Крупный общественный канал

Напишите целую заметку в одном сообщении, а не несколько однострочных сообщений, чтобы участники группы получали только одно уведомление. Сделайте так, чтобы эти сообщения было легко сканировать, поскольку именно так будет поступать большинство людей. Используйте пункты списка или смайлы, чтобы разделить те моменты, которые вы хотите донести.

Всем привет! Мы очень рады объявить о нашей новой политике возвращения в офис. Благодарим всех, кто принял участие в нашем опросе и оставил отзывы. Вот некоторые выводы:

Мы введем гибридный график: 3 дня в офисе и 2 дня удаленно.

Координируйте свои дни в офисе со своей командой и менеджером.

Каждую среду мы предоставляем обед в офисе.

Главный офис на Уолл-стрит, 55 откроется с понедельника, 3 января.

Вопросы? Пожалуйста, дайте знать мне или @HRteam! Спасибо всем и не могу дождаться скорой встречи с вами лично!

Межфункциональные заинтересованные стороны

Предоставьте заинтересованным сторонам из разных команд контекст вашего сообщения. Если вы находитесь в большой группе с несколькими разными командами, @ команда или человек, внимание которого вы хотите привлечь. Если у вас есть конкретный запрос или соответствующий срок, дайте это понять, возможно, выделив свой вопрос жирным шрифтом. Например:

Привет @productteam. Мы создаем маркетинговую кампанию вокруг новых функций искусственного интеллекта для наших производителей попкорна. Не могли бы вы поделиться любой имеющейся у вас документацией о новых функциях и подтвердить, что мы все еще находимся на пути к их запуску 18 январяв Национальный день попкорна? Спасибо!

Твоя команда

Поскольку это коллеги, с которыми вы часто общаетесь и которые, скорее всего, поймут контекст сообщения, вы можете использовать более прямой и непринужденный тон. Например:

Привет, команда! Дружеское напоминание о нашем завтрашнем выездном мероприятии. Пожалуйста, приходите в удобной одежде. Мы обеспечим завтрак и обед. Увидимся в 9 утра!

Частное один на один

Частные разговоры в Slack предназначены для разговоров, которые, как вы достаточно уверены, не имеют отношения к другим людям или носят частный характер. Если вы впервые общаетесь с кем-то, дайте ему общий контекст того, о чем вы говорите в своем сообщении. Например:

Привет, Энни! Я маркетолог новых продуктов. Я слышал от Хизер, что мы будем тесно сотрудничать, поэтому мне бы хотелось запланировать время, чтобы познакомиться с вами. Могу ли я внести немного времени в ваш календарь на следующую неделю? С нетерпением жду этого!

8 советов по этикету Slack

1 Держите свой тон оптимистичным

Slack — немного более неформальный форум, чем электронная почта, поэтому лучше писать тоном, излучающим дружелюбие, оптимизм и позитив. Вы можете сделать это, используя знаки препинания, такие как восклицательные знаки или даже смайлики. Вы не хотите случайно показаться придурком в Slack, общаясь отрывистым тоном или отправляя сообщения без контекста.

2 Не отправляйте несколько однострочных сообщений

Каждое прямое сообщение отправляет получателю уведомление, которое может отвлечь его от того, что он делает. Вместо того, чтобы отправлять сообщение просто «Привет!» а затем дополнительные последующие сообщения с вашим вопросом, объедините их все в одно сообщение.

3 При обсуждении одной темы используйте треды

В темах хранятся ответы по одной теме, ограниченные одним конкретным сообщением. Чтобы создать его, наведите указатель мыши на одно сообщение в группе и нажмите «Ответить в теме». Благодаря цепочке сообщений вся группа остается относительно чистой от крупных тем для обсуждения. Если кого-то интересует какая-либо тема, они могут нажать на ветку, чтобы углубиться в нее.

4. Проверяйте свои сообщения

Этот старый совет для всех коммуникаций на рабочем месте по-прежнему актуален и для Slack. Тот факт, что вы печатаете быстро, не означает, что ваше сообщение будет изобиловать опечатками. В случае возникновения опечаток Slack позволяет редактировать сообщения после их отправки (после чего они отображаются с пометкой «отредактировано»). Slack также позволяет вам вспоминать сообщения, которые вы отправили случайно. Но лучше всего избегать обеих этих вещей. Grammarly может быстро сканировать ваши сообщения Slack, чтобы избежать орфографических и пунктуационных ошибок.

5. Запланируйте отправку сообщений в нерабочее время.

Когда вы пишете сообщение общедоступному каналу или частному лицу в нерабочее время, обязательно запланируйте отправку сообщений в рабочее время. Это показывает, что вы уважаете баланс между работой и личной жизнью. Это особенно важно, если вы отправляете прямое сообщение, поскольку получатель получит уведомление. Чтобы запланировать отправку сообщения позже, нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом со стрелкой отправки и выберите время и день в рабочее время из раскрывающегося меню. Затем нажмите «Запланировать сообщение», чтобы завершить его.

6. Уменьшите количество отправляемых уведомлений.

Уведомление Slack вызывает у получателя ощущение срочности, поэтому постарайтесь уменьшить количество ненужных уведомлений, которые будут отправляться с прямым сообщением или сообщениями, которые включают «@here » или « @channel» на канал. Используйте эти два символа @ только в том случае, если вам действительно что-то нужно немедленно и вам нужно предупредить об этом всех участников канала. И надо сказать: не используйте @here или @channel в нерабочее время (см. совет №5).

7. Используйте смайлики, чтобы обозначить согласие

Вместо того чтобы писать «Я согласен» в ответ на чье-то сообщение, чтобы выразить свою поддержку, попробуйте поставить большой палец вверх или поставить галочку в смайлах. Это предотвращает появление подобных сообщений «Я согласен», которые засоряют канал. Все участники группы смогут увидеть, кто отправил смайлик, наведя на него курсор.

8 Если позволяет случай, развлекайтесь

Slack может стать форумом, где можно праздновать победы и веселиться. В нем есть библиотека смайлов и картинок, которые можно использовать для выражения разных чувств. Если у вас хорошие отношения с группой и культура компании позволяет это, используйте некоторые из них, чтобы оживить обстановку.

Часто задаваемые вопросы по сообщениям Slack

Что такое сообщение Slack?

Сообщение Slack — это заметка, передаваемая между коллегами через платформу цифровых коммуникаций Slack. Его можно отправить большой группе людей по общекорпоративному каналу, небольшой группе, составляющей команду, работающую над проектом, или отдельным получателям.

Какие существуют типы сообщений Slack?

Сообщения Slack могут представлять собой публичные объявления о компании, заметки о конкретном проекте или просто беседы между коллегами о выходных.

Каковы три совета по написанию сообщений Slack?

Чтобы написать эффективное сообщение Slack, лучше всего отправить одно сообщение, включающее все, что вы хотите сказать, а не просто отправлять «Привет!» сообщение; используйте смайлы, чтобы обозначить согласие, а не отвечать отдельным сообщением; и планируйте отправку сообщений, которые вы пишете в нерабочее время, в рабочее время.