Come scrivere messaggi Slack professionali, con 8 suggerimenti sull'etichetta Slack

Slack è onnipresente nel mondo professionale. Le sue numerose funzionalità consentono ai team di collaborare e condividere allegati in modo che i membri in luoghi diversi possano lavorare insieme. Molte aziende preferiscono Slack rispetto ad altri canali come la posta elettronica perché consente risposte più rapide e promuove discussioni trasparenti all'interno dell'azienda.

Come vantaggio aggiuntivo, la funzionalità di chat è familiare a molti professionisti cresciuti utilizzando AIM e GChat. Oltre ai messaggi digitati, Slack consente l'uso di emoji e gif, che aggiungono un elemento di divertimento a una forma di comunicazione altrimenti ricca di testo. Ma Slack è uno strumento sul posto di lavoro, quindi è importante mantenere le cose professionali sulla piattaforma. Qui spiegheremo come utilizzare Slack come un professionista.

Cos'è un messaggio Slack?

Un messaggio Slack è una nota inviata tramite la piattaforma di comunicazione digitale, Slack. Molte aziende utilizzano Slack per comunicare internamente. Lo Slack di un'azienda è solitamente diviso in molti gruppi, chiamati canali, organizzati per argomento o progetto. I gruppi, noti come canali, possono essere pubblici e possono essere visualizzati da chiunque all'interno di un'organizzazione. Questi sono solitamente un canale chiave per la strategia di comunicazione interna di un'azienda. I canali privati ​​possono essere visualizzati solo da coloro che sono stati invitati a far parte di un gruppo.

I dipendenti che partecipano o sono invitati a gruppi possono visualizzare e partecipare alle discussioni. In qualsiasi gruppo, tutti i messaggi che sono stati inviati e scambiati possono essere visualizzati da qualsiasi nuovo membro che si unisce al canale. Non è necessario inoltrare messaggi storici ai nuovi partecipanti, come avverrebbe per un thread di posta elettronica. In quanto tali, i messaggi Slack esistono per sempre (a meno che lo scrittore non li elimini) e possono fungere da registrazione di informazioni.

Oltre ai canali, i dipendenti possono anche inviare messaggi privati ​​a una o più persone tramite Slack. Questi messaggi sono visualizzabili solo dai destinatari diretti.

Tipi di messaggi Slack

Esistono tre categorie principali di messaggi Slack:

• Annunci inviati ai canali pubblici: si tratta in genere di messaggi relativi ad eventi aziendali, ad esempio quando l'ufficio sarà chiuso o quando si terrà una festa, che riguardano tutti i dipendenti.
• Messaggi di gruppo: queste note vengono inviate a singoli canali pubblici o privati ​​e solitamente si applicano al progetto o all'argomento del canale.
• Messaggi diretti individuali: questi messaggi vengono inviati a una o più persone e possono essere visualizzati solo dai destinatari (e forse dagli amministratori Slack, a seconda di come l'azienda ha impostato il proprio account Slack).

Come scrivere un messaggio Slack in base al pubblico

Un messaggio Slack efficace, come tutta la buona scrittura, tiene conto del pubblico di quel messaggio. Se il pubblico include dirigenti, il tono del messaggio dovrebbe essere pacato e professionale. Se il pubblico è il tuo team più vicino, con il quale hai un buon rapporto, il messaggio può essere più spensierato e forse anche fare riferimento a battute. Ecco come scrivere un messaggio Slack in base al pubblico:

Un grande canale pubblico

Scrivi un'intera nota in un unico messaggio, invece di diversi messaggi di una riga, in modo che i membri del gruppo ricevano solo una notifica. Mantieni questi messaggi facili da scansionare poiché è ciò che farà la maggior parte delle persone. Utilizza elenchi puntati o emoji per suddividere i punti che desideri comunicare.

Ciao a tutti! Siamo così entusiasti di annunciare la nostra nuova politica di ritorno in ufficio. Grazie a tutti coloro che hanno partecipato al nostro sondaggio e hanno fornito feedback. Ecco alcuni suggerimenti:

Attueremo un programma ibrido di 3 giorni in ufficio, 2 giorni in remoto.

Coordina le tue giornate in ufficio con il tuo team e il tuo manager.

Ogni mercoledì forniremo il pranzo in ufficio.

L'ufficio principale al 55 di Wall Street sarà aperto da lunedì 3 gennaio.

Domande? Per favore fatelo sapere a me o a @HRteam! Grazie a tutti e non vedo l'ora di vedervi presto di persona!

Stakeholder interfunzionali

Fornisci alle parti interessate di team diversi il contesto per il tuo messaggio. Se fai parte di un gruppo numeroso con diverse squadre, @ la squadra o la persona di cui vuoi catturare l'attenzione. Se hai una richiesta specifica o una scadenza corrispondente, chiariscilo, magari mettendo in grassetto la tua richiesta. Per esempio:

Ciao @productteam. Stiamo creando una campagna di marketing sulle nuove funzionalità dell'intelligenza artificiale per i nostri produttori di popcorn. Potresti condividere la documentazione in tuo possesso sulle nuove funzionalità e confermare che siamo ancora sulla buona strada per lanciarle il 18 gennaioper il National Popcorn Day? Grazie!

La tua squadra

Poiché si tratta di colleghi con cui interagisci spesso e che probabilmente capiranno il contesto del messaggio, puoi utilizzare un tono più diretto e casuale. Per esempio:

Ciao gruppo! Un amichevole promemoria sul nostro fuori sede di domani. Per favore, vieni indossando abiti comodi. Forniremo colazione e pranzo. Ci vediamo alle 9!

Privato uno a uno

Le conversazioni private su Slack riguardano conversazioni che sei ragionevolmente sicuro non siano rilevanti per altre persone o che siano di natura privata. Se è la prima volta che contatti qualcuno, forniscigli il contesto generale di ciò di cui stai parlando nel tuo messaggio. Per esempio:

Ciao Annie! Sono un commerciante di nuovi prodotti. Ho sentito da Heather che lavoreremo a stretto contatto insieme, quindi mi piacerebbe programmare un po' di tempo per conoscerti. Posso segnarti un po' di tempo in agenda per la prossima settimana? Non vedere l'ora di!

8 consigli di etichetta rilassati

1 Mantieni un tono ottimista

Slack è un forum leggermente più informale della posta elettronica, quindi è meglio scrivere con un tono che trasmetta cordialità, ottimismo e positività. Puoi farlo utilizzando la punteggiatura come i punti esclamativi o anche le emoji con faccine sorridenti. Non vuoi sembrare inavvertitamente un idiota su Slack comunicando con un tono brusco o inviando messaggi senza contesto.

2 Non inviare più messaggi di una riga

Ogni messaggio diretto invia al destinatario una notifica, che potrebbe distrarlo da qualunque cosa stia facendo. Invece di inviare un messaggio semplicemente con “Ciao!” e poi ulteriori messaggi di follow-up con la tua richiesta, combinali tutti in un unico messaggio.

3 Quando si discute di un argomento, utilizzare i thread

I thread mantengono le risposte su un argomento limitate a un messaggio specifico. Per crearne uno, passa il mouse sopra un messaggio in un gruppo e fai clic su "Rispondi nella discussione". Il threading dei messaggi mantiene il gruppo complessivo relativamente pulito da argomenti di discussione di grandi dimensioni. Se qualcuno è interessato a un argomento qualsiasi, può fare clic sul thread per approfondire.

4 Correggi i tuoi messaggi

Questo antico consiglio per tutte le comunicazioni sul posto di lavoro si applica ancora a Slack. Solo perché stai digitando velocemente non significa che sia giusto che il tuo messaggio sia pieno di errori di battitura. Nel caso in cui si verifichino errori di battitura, Slack consente di modificare i messaggi dopo che sono stati inviati (dopodiché vengono visualizzati con un timbro "modificato"). Slack ti consente anche di richiamare i messaggi inviati accidentalmente. Ma è meglio evitare entrambe le cose in primo luogo. Grammarly può scansionare rapidamente i tuoi messaggi Slack per aiutarti a evitare errori di ortografia ed errori di punteggiatura.

5 Pianifica i messaggi da inviare durante gli orari non lavorativi

Quando scrivi un messaggio a un canale pubblico o a un individuo durante gli orari non lavorativi, assicurati di programmare l'invio dei messaggi durante l'orario lavorativo. Dimostra che rispetti l'equilibrio tra lavoro e vita privata degli altri. Ciò è particolarmente importante se stai inviando un messaggio diretto perché il destinatario riceverà una notifica. Per pianificare un messaggio da inviare in un secondo momento, fai clic sul pulsante freccia giù accanto alla freccia di invio e seleziona un'ora e un giorno durante l'orario lavorativo dal menu a discesa. Quindi, fai clic su "Pianifica messaggio" per finalizzarlo.

6 Riduci la quantità di notifiche che stai inviando

Una notifica Slack suggerisce un senso di urgenza al destinatario, quindi cerca di ridurre le notifiche non necessarie che verranno inviate con un messaggio diretto o messaggi che includono "@here " o " @channel" a un canale. Usa queste due @ solo se hai veramente bisogno di qualcosa immediatamente e devi avvisare tutti in un canale a riguardo. E va detto: non utilizzare @here o @channel al di fuori dell'orario di lavoro (vedi suggerimento n. 5).

7 Usa le emoji per indicare un accordo

Invece di scrivere "Accetto" in risposta al messaggio di qualcuno per mostrare il tuo sostegno, prova un pollice in su o un emoji con un segno di spunta. Ciò impedisce messaggi simili "Accetto", che tendono a ingombrare un canale. Tutti i membri del gruppo potranno vedere chi ha inviato l'emoji passandoci sopra il mouse.

8 Se l'occasione lo consente, divertiti

Slack può essere un forum per celebrare le vittorie e divertirsi. Ha una libreria di emoji e gif che puoi utilizzare per esprimere sentimenti diversi. Se hai un buon rapporto con un gruppo e la cultura aziendale lo consente, usane alcuni per ravvivare le cose.

Domande frequenti sui messaggi Slack

Cos'è un messaggio Slack?

Un messaggio Slack è una nota inviata tra colleghi tramite la piattaforma di comunicazione digitale Slack. Può essere inviato a un gruppo numeroso di persone in un canale tutto aziendale, a un piccolo gruppo che costituisce un team che lavora su un progetto, oppure a singoli destinatari.

Quali sono i diversi tipi di messaggi Slack?

I messaggi Slack possono essere annunci pubblici sull'azienda, note su un progetto specifico o semplicemente chat tra colleghi sui loro fine settimana.

Quali sono i tre suggerimenti per scrivere messaggi Slack?

Per scrivere un messaggio Slack efficace, è meglio inviare un messaggio che includa tutto ciò che vuoi dire anziché inviare solo un messaggio "Ciao!" Messaggio; utilizzare emoji per indicare accordo anziché rispondere con un messaggio separato; e pianificare i messaggi che scrivi durante gli orari non lavorativi da inviare durante l'orario lavorativo.