Comment rédiger des messages Slack professionnels, avec 8 conseils d'étiquette Slack

Slack est omniprésent dans le monde professionnel. Ses nombreuses fonctionnalités permettent aux équipes de collaborer et de partager des pièces jointes afin que les membres situés à différents endroits puissent travailler ensemble. De nombreuses entreprises préfèrent Slack à d'autres canaux comme le courrier électronique, car il permet des réponses plus rapides et favorise une discussion transparente au sein d'une entreprise.

En prime, la fonctionnalité de chat est familière à de nombreux professionnels qui ont grandi avec AIM et GChat. Outre les messages tapés, Slack permet l'utilisation d'emoji et de gifs, qui ajoutent un élément amusant à une forme de communication autrement lourde en texte. Mais Slack est un outil de travail, il est donc important de garder les choses professionnelles sur la plateforme. Ici, nous expliquerons comment utiliser Slack comme un pro.

Qu'est-ce qu'un message Slack ?

Un message Slack est une note envoyée via la plateforme de communication numérique Slack. De nombreuses entreprises utilisent Slack pour communiquer en interne. Le Slack d'une entreprise est généralement divisé en plusieurs groupes, appelés canaux, organisés par sujet ou par projet. Les groupes, appelés chaînes, peuvent être publics et visibles par tous les membres d'une organisation. Il s’agit généralement d’un canal clé pour la stratégie de communication interne d’une entreprise. Les chaînes privées ne peuvent être visionnées que par ceux qui ont été invités dans un groupe.

Les employés qui rejoignent ou sont invités à des groupes peuvent consulter et participer aux discussions. Dans n'importe quel groupe, tous les messages envoyés et échangés peuvent être consultés par tout nouveau membre qui rejoint la chaîne. Il n'est pas nécessaire de transmettre les messages historiques aux nouveaux participants, comme ce serait le cas pour un fil de discussion par courrier électronique. En tant que tels, les messages Slack existent pour toujours (à moins que leur auteur ne les supprime) et peuvent servir d'enregistrement d'informations.

Outre les canaux, les employés peuvent également envoyer des messages privés à une ou plusieurs personnes via Slack. Ces messages ne sont visibles que par leurs destinataires directs.

Types de messages Slack

Il existe trois grandes catégories de messages Slack :

• Annonces envoyées aux canaux publics : il s'agit généralement de messages sur les événements de l'entreprise, comme la date de fermeture du bureau ou la date de la fête de fin d'année, qui concernent tous les employés.
• Messages de groupe : ces notes sont envoyées à des chaînes publiques ou privées individuelles et s'appliquent généralement au projet ou au sujet de la chaîne.
• Messages directs individuels : ces messages sont envoyés à une ou plusieurs personnes et ne peuvent être consultés que par les destinataires (et éventuellement les administrateurs Slack, selon la manière dont l'entreprise a configuré son compte Slack).

Comment rédiger un message Slack en fonction de l'audience

Un message Slack efficace, comme tout bon écrit, prend en compte le public cible de ce message. Si le public comprend des cadres, le ton du message doit être ferme et professionnel. Si le public est votre équipe immédiate, avec laquelle vous entretenez de bonnes relations, le message peut être plus léger et peut-être même faire référence à des blagues internes. Voici comment rédiger un message Slack en fonction de l'audience :

Une grande chaîne publique

Écrivez une note entière dans un seul message, par opposition à plusieurs messages d'une seule ligne, afin que les membres du groupe ne reçoivent qu'une seule notification. Gardez ces messages faciles à analyser, car c'est ce que feront la plupart des gens. Utilisez des puces ou des emoji pour diviser les points que vous souhaitez communiquer.

Salut tout le monde! Nous sommes très heureux d'annoncer notre nouvelle politique de retour au bureau. Merci à tous ceux qui ont participé à notre enquête et donné leur avis. Voici quelques points à retenir :

Nous adopterons un horaire hybride de 3 jours au bureau et 2 jours à distance.

Coordonnez vos journées au bureau avec votre équipe et votre responsable.

Chaque mercredi, nous proposerons un déjeuner au bureau.

Le bureau principal situé au 55 Wall Street sera ouvert à partir du lundi 3 janvier.

Des questions? S'il vous plaît, faites-le moi savoir ou à @HRteam ! Merci à tous et j'ai hâte de vous voir bientôt en personne !

Acteurs transversaux

Donnez aux parties prenantes des différentes équipes le contexte de votre message. Si vous êtes dans un grand groupe avec plusieurs équipes différentes, @ l'équipe ou la personne dont vous souhaitez capter l'attention. Si vous avez une demande spécifique ou un délai correspondant, indiquez-le clairement, peut-être en mettant votre demande en gras. Par exemple:

Salut @productteam. Nous créons une campagne marketing autour des nouvelles fonctionnalités d'IA pour nos fabricants de pop-corn. Pourriez-vous s'il vous plaît partager toute documentation dont vous disposez sur les nouvelles fonctionnalités et confirmer que nous sommes toujours sur la bonne voie pour les lancer le 18 janvierpour la Journée nationale du pop-corn ? Merci!

Ton équipe

Étant donné qu'il s'agit de collègues avec lesquels vous interagissez souvent et qu'ils sont susceptibles de comprendre le contexte du message, vous pouvez utiliser un ton plus direct et décontracté. Par exemple:

Salut l'équipe! Un rappel amical concernant notre hors site de demain. Veuillez venir avec des vêtements confortables. Nous fournirons le petit-déjeuner et le déjeuner. Rendez-vous à 9h !

En tête-à-tête privé

Les conversations privées sur Slack sont destinées aux conversations dont vous êtes raisonnablement sûr qu'elles ne sont pas pertinentes pour d'autres personnes ou sont de nature privée. Si c'est la première fois que vous contactez quelqu'un, donnez-lui le contexte général de ce dont vous parlez dans votre message. Par exemple:

Salut Annie! Je suis un spécialiste du marketing de nouveaux produits. Heather m'a dit que nous travaillerions en étroite collaboration, j'aimerais donc prévoir du temps pour faire votre connaissance. Puis-je mettre du temps sur votre calendrier pour la semaine prochaine ? J'ai hâte d'y être !

8 conseils d'étiquette Slack

1 Gardez votre ton optimiste

Slack est un forum légèrement plus informel que le courrier électronique, il est donc préférable d'écrire sur un ton qui respire la convivialité, l'optimisme et la positivité. Vous pouvez le faire en utilisant des signes de ponctuation comme des points d'exclamation ou même des emoji souriants. Vous ne voulez pas passer par inadvertance pour un imbécile sur Slack en communiquant sur un ton sec ou en envoyant des messages sans contexte.

2 N'envoyez pas plusieurs messages sur une seule ligne

Chaque message direct envoie une notification au destinataire, ce qui pourrait le distraire de ce qu'il fait. Plutôt que d’envoyer un message avec simplement « Bonjour ! » puis des messages de suivi supplémentaires avec votre demande, combinez-les tous en un seul message.

3 Lorsque vous discutez d'un sujet, utilisez les fils de discussion

Les fils de discussion conservent les réponses sur un sujet confinées à un message spécifique. Pour en former un, survolez un message dans un groupe et cliquez sur « Répondre dans le fil de discussion ». Les messages en fil de discussion maintiennent le groupe global relativement propre des grands sujets de discussion. Si quelqu'un est intéressé par un sujet, il peut cliquer sur le fil de discussion pour approfondir ses connaissances.

4 Relisez vos messages

Ce conseil séculaire pour toutes les communications sur le lieu de travail s’applique toujours à Slack. Ce n’est pas parce que vous tapez rapidement que votre message est criblé de fautes de frappe. En cas de fautes de frappe, Slack permet de modifier les messages après leur envoi (après quoi ils sont affichés avec un tampon « modifié »). Slack vous permet également de rappeler les messages que vous avez envoyés accidentellement. Mais il est préférable d’éviter ces deux choses en premier lieu. Grammarly peut analyser rapidement vos messages Slack pour vous aider à éviter les fautes d'orthographe et de ponctuation.

5 Planifiez les messages que vous envoyez en dehors des heures d'ouverture

Lorsque vous écrivez un message sur une chaîne publique ou à un individu en dehors des heures d'ouverture, assurez-vous de planifier l'envoi de vos messages pendant les heures de bureau. Cela montre que vous respectez l’équilibre travail-vie personnelle des autres. Ceci est particulièrement important si vous envoyez un message direct, car le destinataire recevra une notification. Pour planifier l'envoi d'un message plus tard, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la flèche d'envoi et sélectionnez une heure et un jour pendant les heures de travail dans le menu déroulant. Ensuite, cliquez sur « Planifier un message » pour le finaliser.

6 Réduisez le nombre de notifications que vous envoyez

Une notification Slack suggère un sentiment d'urgence chez le destinataire, alors essayez de réduire les notifications inutiles qui seront envoyées avec un message direct ou des messages incluant «@here » ou « @channel» à une chaîne. Utilisez ces deux @ uniquement si vous avez vraiment besoin de quelque chose immédiatement et que vous devez en alerter tout le monde sur une chaîne. Et il faut le dire : n'utilisez pas @here ou @channel en dehors des heures de travail (voir conseil n°5).

7 Utilisez des emoji pour signifier un accord

Plutôt que d'écrire « J'accepte » en réponse au message de quelqu'un pour montrer votre soutien, essayez un emoji de pouce levé ou de coche. Cela évite les messages similaires « J’accepte », qui ont tendance à encombrer une chaîne. Tous les membres du groupe pourront voir qui a envoyé l’emoji en le survolant.

8 Si l'occasion le permet, amusez-vous

Slack peut être un forum pour célébrer les victoires et s'amuser. Il dispose d'une bibliothèque d'emojis et de gifs que vous pouvez utiliser pour exprimer différents sentiments. Si vous entretenez de bonnes relations avec un groupe et que la culture d’entreprise le permet, utilisez-en quelques-unes pour animer les choses.

FAQ sur les messages Slack

Qu'est-ce qu'un message Slack ?

Un message Slack est une note envoyée entre collègues via la plateforme de communication numérique Slack. Il peut être envoyé à un grand groupe de personnes via un canal à l'échelle de l'entreprise, à un petit groupe qui constitue une équipe travaillant sur un projet ou à des destinataires individuels.

Quels sont les différents types de messages Slack ?

Les messages Slack peuvent être des annonces publiques sur l'entreprise, des notes sur un projet spécifique ou simplement des discussions entre collègues au sujet de leurs week-ends.

Quels sont les trois conseils pour rédiger des messages Slack ?

Pour rédiger un message Slack efficace, il est préférable d'envoyer un seul message comprenant tout ce que vous voulez dire plutôt que d'envoyer simplement un « Bonjour ! » message; utilisez des emoji pour signifier votre accord plutôt que de répondre par un message séparé ; et planifiez l'envoi des messages que vous écrivez en dehors des heures d'ouverture pendant les heures de bureau.