Cómo escribir un correo electrónico adecuado

Ya sea que sea un joven profesional prometedor o un gerente experimentado, la redacción de correos electrónicos es un aspecto vital de la comunicación empresarial. Y gracias a lo que a menudo se considera los misterios de la gramática inglesa y las sutilezas de la palabra escrita, puede ser una lucha diaria. Eso es especialmente cierto si tiene que motivar a las personas ocupadas para que respondan o aborden un tema potencialmente delicado. Para escribir un excelente correo electrónico, debe saber dos cosas: errores comunes que debe evitar y estrategias de siguiente nivel para salir adelante.

Pero lo primero es lo primero: debe saber cómo se ve un excelente correo electrónico si va a escribir uno.

Anatomía de un buen correo electrónico

Cada correo electrónico que escribe tiene la misma estructura básica: línea de asunto, saludo, cuerpo del correo electrónico y cierre. Pero como con toda forma escrita de comunicación profesional, hay una manera correcta de hacerlo y estándares que deben seguirse. He aquí cómo escribir un correo electrónico adecuado:

1 línea de asunto

La línea de asunto podría ser la parte más importante del correo electrónico, aunque a menudo se pasa por alto en favor del cuerpo del correo electrónico. Pero si está enviando un correo electrónico frío a alguien, o simplemente estableciendo una relación profesional, su línea de asunto puede atraer a las personas para que abran el mensaje, así como establecer expectativas sobre lo que se adjunta. Por otro lado, una línea de asunto genérica o mal elaborada (como "Hola" o "No querrá perderse esto") puede disuadir al lector y hacer que su correo electrónico aterrice en la carpeta de correo no deseado.

“Pase el doble de tiempo elaborando la línea de asunto correcta que en el [cuerpo] porque si no abren el correo electrónico, no importa”, dice Cole Schafer, fundador y jefe de redacción de Honey Copy.

2 abridores

En la mayoría de las situaciones de redacción de correos electrónicos, querrá incluir un saludo rápido para reconocer al lector antes de sumergirse en su mensaje o solicitud principal.

La excepción: cuando está en una cadena de correo electrónico con colegas cercanos, a menudo se vuelve más natural dejar caer el abridor (así como el cierre). Aunque inicialmente puede parecer un paso en falso, indica una mejor relación profesional.

3 Cuerpo

El cuerpo de un correo electrónico es la esencia de su mensaje y debe tener un propósito claro y específico, como recibir comentarios sobre una presentación o concertar una reunión con un nuevo cliente. También debe ser conciso. De esa manera, las personas estarán más inclinadas a leerlo, en lugar de hojearlo y arriesgarse a perder información crítica. Si puede, redúzcalo a unas pocas oraciones de elección.

Y para los correos electrónicos que requieren más longitud y detalles, manténgalo lo más enfocado posible. “Nadie quiere recibir una novela. Desea mantenerlo entre tres, cuatro o cinco líneas de texto”, dice Schafer.

4 Cierres

Así como desea comenzar las cosas con el pie derecho con su saludo, también desea despedirse bien. Eso significa escribir una despedida amistosa. Y hay un montón de opciones para elegir.

Por ejemplo, aquí hay 12 cierres comunes y profesionales que los usuarios de Grammarly eligieron en un día determinado:

Deberá elegir un cierre que se sienta genuino con su personalidad y adaptarlo a la relación para garantizar un nivel adecuado de profesionalismo. Por otro lado, los cierres comunes como "me encanta", "enviado desde el iPhone" o "gracias", es mejor dejarlos sin usar en los correos electrónicos profesionales.

Puede agregar cualquier palabra a su Diccionario personal.

¿Qué palabras agregarás? #escrituralimpiahttps://t.co/itTRLCarol

– Grammarly (@Grammarly) 18 de septiembre de 2018

Errores comunes al escribir correos electrónicos (y qué hacer en su lugar)

Así como cada correo electrónico es una oportunidad para el crecimiento profesional, también existe la posibilidad de caer en los malos hábitos comunes de redacción de correos electrónicos. Aquí hay ocho errores que debe evitar:

1 Omitir las comas de Oxford necesarias

La coma de Oxford puede ser algo polarizante cuando se piensa en cómo escribir un correo electrónico adecuado, según la guía de estilo que se utilice para las comunicaciones profesionales en su industria; por lo general, se evita o se aclama como una herramienta de aclaración. De cualquier manera, mucha gente tiene fuertes opiniones al respecto. Pero omitirlos puede generar confusión, dependiendo de la oración.

Al igual que un matrimonio saludable, el estilo AP exige una comunicación clara. También creemos en el valor del compromiso. Como recordatorio, el Stylebook no prohíbe todas las comas de Oxford. Si la omisión de una coma puede generar confusión o mala interpretación, utilice la coma. https://t.co/vGsuRrwpQW

– Libro de estilo AP (@APStylebook) 15 de agosto de 2018

Qué hacer en su lugar: si bien la coma de Oxford puede no ser adecuada en ciertos contextos, generalmente es una buena idea usarla en los correos electrónicos. Esto se debe a que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y evitar problemas de comunicación, confusión e incluso problemas legales.

2 Cobertura

Los usuarios gramaticales saben que cuando se trata de cobertura, es mejor omitirla que dejarla, especialmente en los correos electrónicos. Y si te preocupa parecer descortés, no lo hagas: contrariamente a la creencia popular, el lenguaje de evasivas te hace sonar menos seguro, lo que en última instancia puede socavar tu escritura.

Qué hacer en su lugar: Exprese su idea u opinión, luego explique el "por qué" detrás de su razonamiento. De esa manera, se le entenderá mejor y su brillantez podrá brillar.

3 Copia extremadamente larga y/o poco clara

¿Leerías un correo electrónico de 1000 palabras? Probablemente no, la mayoría de las personas hojean los correos electrónicos que son largos. Y si agrega oraciones difíciles de seguir o mensajes mixtos a su borrador, es aún menos probable que obtenga una respuesta satisfactoria. (O cualquier respuesta.)

“Recibo un montón de [correos electrónicos] que son solo estos enormes bloques de texto. Y entiendo por qué hacen eso, así que tienes suficientes detalles. Pero es realmente difícil de leer y no voy a leerlo todo”, dice Kat Boogaard, una escritora independiente que vive en Wisconsin.

Qué hacer en su lugar: manténgalo conciso y concéntrese en el asunto en cuestión. Luego termine con un llamado a la acción, una fecha de respuesta solicitada y deje en claro que está abierto a preguntas y seguimientos (si ese es el caso).

4 Ser demasiado informal (o formal)

Dependiendo de sus circunstancias, vacilar demasiado en el lado informal o formal de la escritura puede ser un paso en falso. Ser demasiado casual a menudo se considera un error de principiante, pero el lenguaje formal y rígido también puede ser perjudicial para su mensaje.

Qué hacer en su lugar: para lograr el equilibrio perfecto entre formal e informal, la clave es pensar en la relación entre usted y el destinatario y tomar señales sociales a medida que avanza su comunicación.

“Uno quiere ver lo que otra persona está haciendo y participar, seguirle el juego, reconocer la forma en que se desarrolla la comunicación y las expectativas en una relación”, dice Dan Post Senning, un experto en etiqueta del Instituto Emily Post.

5 clichés

No todos los clichés de correo electrónico son pecados capitales. Ciertos aspectos de sus correos electrónicos están obligados a ser un poco formulados. Después de todo, la mayoría de los correos electrónicos tienen la misma estructura básica y hay frases que puede usar para garantizar la claridad o cubrir sus bases. Pero si vas a repetir frases, asegúrate de que tengan un propósito claro.

Como dice Kiera Wright-Ruiz, administradora de medios sociales de Local Guides de Google: "Aunque siempre repito, 'por favor, avíseme si tiene alguna pregunta', en realidad quiero saber si tienen preguntas".

Sin embargo, la mayoría de las veces querrá eliminar los clichés siempre que sea posible, ya que pueden hacer que las personas se desconecten. Aquí están los siete primeros para evitar:

Método: buscamos los términos utilizados por los usuarios de Grammarly en función de nuestros artículos de blog más populares.

Qué hacer en su lugar: intente leer el borrador en busca de clichés, tono y voz para comunicar su mensaje de manera más efectiva y mantener al lector interesado. Pregúntese: si su jefe (o mamá) leyera este correo electrónico, ¿estaría feliz con él? Si la respuesta es sí, entonces estás en el camino correcto.

6 Repetición

Las personas a menudo repiten palabras dentro del mismo párrafo, dos veces en dos oraciones, o simplemente demasiado juntas para pasar desapercibidas. Si bien no es la peor ofensa, es otra cosa que puede hacer que un lector se desconecte.

Estas son las palabras más repetidas que se deben evitar:

Qué hacer en su lugar: intente leer su borrador en voz alta, usar la función de texto a voz en su teléfono o ejecutarlo con un colega antes de enviarlo. Grammarly también puede ayudarlo a detectar estas palabras repetidas o usadas en exceso.

7 lenguaje robótico

El correo electrónico puede ser un descendiente del correo postal, pero eso no significa que sus mensajes deban sonar como una versión antigua de usted mismo. De hecho, los correos electrónicos deben sonar como la persona que los está escribiendo. Por lo tanto, usar frases que suenen como sacadas de una novela victoriana no es el mejor movimiento si desea conectarse con el lector.

“Seamos realistas: nadie quiere leer un libro de texto universitario. Quieres leer un blog o un artículo o una conversación real. Son una persona, no son un robot. Así que use un lenguaje que suene como algo que diría si estuviera sentado en una cafetería”, dice el jefe de redacción Schafer.

Qué hacer en su lugar: puede obtener un efecto más natural si finge que le escribe a un amigo o que tiene una conversación con un conocido amistoso. Por ejemplo, probablemente no dirías algo como “Saludos” y “Espero que haga buen tiempo donde estás” si te encontraras con alguien para tomar un café. Dirías algo como "Hola" y "Gracias de nuevo por tu tiempo".

8 ¡Uso excesivo de signos de exclamación!

El entusiasmo es genial. Pero en ciertos contextos, el uso excesivo de signos de exclamación puede hacer más daño que bien. Esto es especialmente cierto si está forjando una nueva relación o contactando a alguien fuera de su empresa. Después de todo, usted es un representante de su trabajo cuando utiliza una dirección de correo electrónico de la empresa. Pero a la gente le encantan los signos de exclamación, y todavía son algo en lo que muchas personas confían para transmitir un tono positivo.

Por ejemplo, estas son las oraciones y palabras más comunes que la gente usa con signos de exclamación en los correos electrónicos:

Qué hacer en su lugar: una vez que haya escrito su borrador, realice una búsqueda rápida de signos de exclamación y use su juicio para determinar cuál (si corresponde) conservar en función de su relación con el destinatario. Como regla general, trate de mantener uno o dos por correo electrónico con sus colegas.

Nos sentimos agradecidos hoy.

Agradecido de que una superestrella de contenido como @MarketingProfs use Grammarly. #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

– Grammarly (@Grammarly) 28 de septiembre de 2018

Movimientos de escritura de correo electrónico de siguiente nivel

Una vez que tenga el formato de correo electrónico adecuado y sepa qué errores evitar, es hora de concentrarse en hacer que sus borradores se destaquen de la miríada de correos electrónicos que la mayoría de la gente recibe todos los días. Aquí hay cuatro estrategias para llevar el tuyo al siguiente nivel:

Piensa positivo

Enviar un correo electrónico que sea remotamente negativo, o incluso neutral, puede ponerte en un lugar complicado. Y como con cualquier comunicación escrita, puede haber lugar para malas interpretaciones.

“En ausencia de otra información, nuestra interpretación a menudo es negativa”, explica Post Senning, experto en etiqueta de comunicación. “Cuando hablas de comunicación negativa, estás [perdiendo] la información que es el tono de voz, el brillo en tus ojos, el buen humor con el que intentas algo o incluso el cuidado o la preocupación genuinos con los que estás. ofreciendo crítica. Así que ten mucho cuidado. Cuando algo le parece negativo a usted, probablemente le parezca aún más negativo a otra persona”.

Golpea el tono correcto

No le gustaría recibir un correo electrónico que diga "Estimado [cliente]" o que haga referencia a su trabajo en relaciones públicas cuando en realidad está en ventas, porque mostraría de inmediato que el remitente le está enviando correos electrónicos masivos o no hicieron la investigación adecuada y no encontraron el contacto adecuado. Del mismo modo, querrá asegurarse de que cada correo electrónico que envíe tenga un tono diseñado específicamente para el destinatario y que se lo envíe a la persona adecuada.

Entonces, aunque puede ser tentador usar plantillas, es importante personalizarlo y tener en cuenta el estilo de comunicación del destinatario antes de presionar enviar. Para lograr esto, una búsqueda rápida en Google o un vistazo al feed de LinkedIn o Twitter del destinatario puede hacer maravillas.

Antes de enviar, intente ponerse en el lugar del destinatario para verificar el tono y el contenido. Y si tiene dificultades para leer su propio tono en el correo electrónico, el detector de tonos de Grammarly puede ayudarlo a determinar cómo le suena a su destinatario.

Seguimiento, a tiempo

Si está enviando un correo electrónico, es probable que esté buscando una respuesta oportuna. Pero con la gran cantidad de correos electrónicos que la mayoría de las personas revisa cada día, las cosas pueden terminar perdiéndose. Como regla general, un mensaje de seguimiento nunca debe llegar menos de veinticuatro horas después de enviar el correo electrónico inicial.

En otras palabras: no seas la persona que envía una solicitud de seguimiento dos horas después del envío. En casos extremos, ese tipo de comportamiento puede incluso bloquearte. “Cuando te tomas más tiempo y realmente te preocupas por la persona que está al otro lado del correo electrónico, inmediatamente verás una tasa de respuesta mucho más alta. Tuve que aprender eso de la manera difícil”, dice el jefe de redacción Schafer.

Haz que sea fácil para los ojos

Es probable que la mayoría de los mensajes que envíe sean cortos, lo que es excelente para obtener respuestas rápidas y hacer las cosas. Pero para correos electrónicos más largos, la escaneabilidad es el nombre del juego. Ahí es cuando las cosas como la fuente en negrita, las viñetas, las oraciones subrayadas y una sección TL;DR (demasiado larga, no se leyó) son útiles.

Hay muchos factores a tener en cuenta al redactar un correo electrónico, y hay un amplio margen de error. Pero después de todo lo dicho y hecho, no se trata de la perfección. Se trata de una comunicación efectiva.

“Creo que la gente siente esta presión de que necesitas ser un comunicador perfecto con este enorme vocabulario y estas oraciones perfectamente estructuradas. Y no sé si ese es siempre el caso porque son solo dos personas que se comunican”, dice el escritor independiente Boogaard.

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