如何写一封正确的电子邮件

无论您是崭露头角的年轻专业人士还是经验丰富的经理，电子邮件写作都是商务沟通的重要方面。 由于通常被视为英语语法的奥秘和书面文字的微妙之处，这可能是每天的斗争。 如果你必须激励忙碌的人回应或解决一个潜在的敏感话题，那就更是如此。 要写一封出色的电子邮件，您需要知道两件事：要避免的常见错误，以及获得成功的下一级策略。

但首先要做的是——如果你要写一封好邮件，你必须知道一封好邮件是什么样子的。

一封好邮件的剖析

你写的每封电子邮件都有相同的基本结构：主题行、问候语、电子邮件正文和结尾。 但与每一种书面形式的专业交流一样，都有正确的方法和应该遵循的标准。 以下是如何写一封正确的电子邮件：

1主题行

主题行可能是电子邮件中最重要的部分，尽管它经常被忽略而有利于电子邮件正文。 但是，如果您正在向某人发送冷电子邮件，或者只是建立专业关系，您的主题行可以吸引人们打开邮件并设定对所附内容的期望。 另一方面，设计不当或通用的主题行（如“嗨”或“您不想错过这些”）会阻止读者并导致您的电子邮件进入垃圾邮件文件夹。

Honey Copy 的创始人兼文案主管 Cole Schafer 说：“花两倍的时间来制作正确的主题行，就像在 [body] 上所做的那样，因为如果他们不打开电子邮件，那也没关系。”

2个开瓶器

在大多数电子邮件写作情况下，您需要在深入了解您的主要信息或请求之前添加一个快速问候语以向读者致谢。

例外情况：当您与亲密同事在电子邮件链上时，通常会更自然地放弃开场白（以及收场白）。 尽管最初可能感觉像是失礼，但它标志着更好的专业关系。

3身体

电子邮件的正文是信息的主体，它必须有明确而具体的目的，例如获得关于演示文稿的反馈或安排与新客户的会面。 它也应该简洁。 这样，人们将更倾向于阅读它，而不是略读它并冒着错过关键信息的风险。 如果可以的话，把它归结为几个选择句。

对于需要更多长度和细节的电子邮件，请尽可能保持重点。 “没有人想收到一本小说。 您希望将其保持在三、四或五行文本之间，”Schafer 说。

4结束

就像你想用你的问候从右脚开始事情一样，你也想好好分手。 这意味着要写一个友好的签字。 并且有很多选择可供选择。

例如，以下是 Grammarly 用户在特定日期选择的 12 个常见且专业的结束语：

你会想要选择一个对你的个性感觉真实的结束，并根据关系进行调整，以确保适当的专业水平。 另一方面，“love”、“sent from iphone”或“thx”等常见的结束语最好不要在专业电子邮件中使用。

您可以将任何单词添加到您的个人词典。

你会添加哪些词？ #cleanwritinghttps://t.co/itTRLCarol

- 语法（@Grammarly）2018 年 9 月 18 日

常见的电子邮件写作错误（以及该怎么做）

正如每封电子邮件都是职业发展的机会一样，也有可能养成常见的电子邮件写作坏习惯。 以下是要避免的八个错误：

1省略必要的牛津逗号

在考虑如何写一封正确的电子邮件时，牛津逗号可能会有些两极分化，这取决于您所在行业的专业交流使用哪种风格指南——它通常被回避或被誉为澄清工具。 无论哪种方式，很多人对此都有强烈的看法。 但是将它们排除在外可能会导致混淆，具体取决于句子。

就像健康的婚姻一样，AP 风格需要清晰的沟通。 我们也相信妥协的价值。 所以提醒一下，样式手册并不禁止所有牛津逗号。 如果省略逗号可能导致混淆或误解，请使用逗号。 https://t.co/vGsuRrwpQW

— 美联社样式书 (@APStylebook) 2018 年 8 月 15 日

该怎么做：虽然牛津逗号在某些情况下可能不适合，但在电子邮件中使用它们通常是个好主意。 那是因为它可以帮助您节省时间并避免沟通不畅、混乱甚至法律问题。

2对冲

Grammarly 用户知道，当涉及到对冲时，最好省略它而不是保留它，尤其是在电子邮件中。 如果你担心会显得不礼貌，请不要这样做：与流行的看法相反，对冲语言会让你听起来不那么自信，这最终会破坏你的写作。

该怎么做：陈述你的想法或意见，然后解释你的推理背后的“原因”。 这样，你会被更好地理解，你的才华就会闪耀。

3非常长和/或不清晰的副本

你会阅读一封 1000 字长的电子邮件吗？ 可能不会——大多数人都会浏览长篇大论的电子邮件。 而且，如果您在草稿中添加难以理解的句子或混合信息，您获得满意回复的可能性就更小了。 （或任何回应。）

“我收到了大量的 [电子邮件]，它们只是这些巨大的文本块。 我理解他们为什么这样做——所以你有足够的细节。 但它真的很难阅读，我不会通读整本书，”威斯康星州的自由撰稿人 Kat Boogaard 说。

该怎么做：保持简洁并专注于手头的事情。 然后以号召性用语、要求的回复日期结束，并明确表示您愿意接受问题和跟进（如果是这样的话）。

4过于随意（或正式）

根据您的情况，在写作的随意或正式方面摇摆不定可能是一个失误。 过于随意通常被视为新手错误，但僵硬、正式的语言也可能对您的信息有害。

该怎么做：要在正式和休闲之间取得完美平衡，关键是要考虑自己与接受者之间的关系，并在沟通过程中采取社交线索。

Emily Post Institute 的礼仪专家 Dan Post Senning 说：“你有点想看看别人在做什么，参与其中，一起玩，有点承认沟通的发展方式以及关系中期望的发展方式。”

5陈词滥调

并非所有的电子邮件陈词滥调都是大罪。 您的电子邮件的某些方面必然会有些公式化。 毕竟，大多数电子邮件具有相同的基本结构，并且您可以使用一些短语来确保清晰或涵盖您的基础。 但是，如果您要重复短语，请确保它们有明确的目的。

正如 Google 本地向导的社交媒体经理 Kiera Wright-Ruiz 所说，“尽管我总是重复，‘如果您有任何问题，请告诉我，’但我真的很想知道他们是否有问题。”

但是，大多数情况下，您会希望尽可能地编辑陈词滥调，因为它们会使人们调出声音。 以下是要避免的前七项：

方法：我们根据我们最受欢迎的博客文章搜索 Grammarly 用户使用的术语。

该怎么做：尝试阅读草稿中的陈词滥调、语气和声音，以更有效地传达您的信息，同时保持读者的参与。 问问自己：如果你的老板（或妈妈）看到这封邮件，你会满意吗？ 如果答案是肯定的，那么你就在正确的轨道上。

6重复

人们经常在同一段落中重复单词，在两个句子中重复两次，或者因为靠得太近而被忽视。 虽然这不是最严重的冒犯，但它是另一件可以让读者不感兴趣的事情。

以下是要避免的最常见的重复词：

该怎么做：尝试大声朗读你的草稿，使用手机上的文字转语音功能，或者在发送之前由同事运行它。 Grammarly 还可以帮助您捕捉这些重复或过度使用的单词。

7机器人语言

电子邮件可能是蜗牛邮件的后代，但这并不意味着您的消息听起来应该像您自己的旧版本。 事实上，电子邮件应该听起来像写它的人。 因此，如果您想与读者建立联系，使用听起来像维多利亚时代小说中的短语并不是最好的选择。

“让我们面对现实吧：没有人愿意阅读大学教科书。 您想阅读博客、文章或真实对话。 他们是人，他们不是机器人。 因此，请使用听起来像是你坐在咖啡店里会说的话的语言，”文案主管 Schafer 说。

怎么做：假装你正在给朋友写信或与友好的熟人交谈，你可以获得更自然的效果。 例如，如果你和某人一起喝咖啡，你可能不会说“问候”和“我希望你所在的地方天气晴朗”之类的话。 你会说“嗨”和“再次感谢您的时间”。

8过度使用感叹号！

热情是伟大的。 但在某些情况下，过度使用感叹号弊大于利。 如果您正在建立新的关系或联系公司以外的人，则尤其如此。 毕竟，当您使用公司电子邮件地址时，您就是您工作的代表。 但是人们喜欢感叹号，并且仍然是许多人用来传达积极语气的东西。

例如，以下是人们在电子邮件中最常使用感叹号的句子和单词：

该怎么做：写完草稿后，快速搜索感叹号，并根据您与收件人的关系使用您的判断来确定保留哪个（如果有）。 作为一般规则，请尽量将与同事的每封电子邮件保持在一到两封。

今天我们心存感激。

感谢像 @MarketingProfs 这样的内容超级明星使用 Grammarly。 #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

- 语法（@Grammarly）2018 年 9 月 28 日

下一级电子邮件写作动作

一旦您掌握了正确的电子邮件格式并且知道要避免哪些错误，就该专注于让您的草稿从大多数人每天收到的无数电子邮件中脱颖而出。 这里有四种策略可以让你更上一层楼：

往正面想

发送远程负面甚至中立的电子邮件可能会使您陷入困境。 与任何书面交流一样，可能存在误解的余地。

“在没有其他信息的情况下，我们的解释通常会默认为否定，”沟通礼仪专家 Post Senning 解释道。 “当你谈论负面沟通时，你[缺少]语气、你眼中闪烁的光芒、你打算做某事的幽默感，甚至是你真正关心或关心的信息。提供批评。 所以要非常小心。 当某件事对你来说是负面的，它可能会给其他人带来更负面的印象。”

敲出正确的音调

您不希望收到一封写着“亲爱的 [客户]”的电子邮件，或者在您实际从事销售工作时提及您在公共关系方面的工作，因为它会立即表明发件人正在向您发送大量电子邮件，或者他们没有进行适当的研究并找到合适的联系人。 同样，您需要确保您发送的每封电子邮件都具有专门为收件人设计的语气，并且您将其发送给正确的人。

因此，即使使用模板可能很诱人，但在点击发送之前对其进行个性化并记住收件人的沟通方式也很重要。 要做到这一点，快速的谷歌搜索或查看收件人的 LinkedIn 或 Twitter 提要可以创造奇迹。

在发送之前，试着设身处地为收件人着想，对语气和内容进行直觉检查。 如果您很难在电子邮件中阅读自己的语气，Grammarly 的语气检测器可以帮助您确定您对收件人的声音。

跟进——及时

如果您要发送电子邮件，您可能希望得到及时的回复。 但是，由于大多数人每天都会整理大量电子邮件，事情最终可能会丢失。 作为一般规则，后续消息不应在发送初始电子邮件后的 24 小时内收到。

换句话说：不要成为发送后两小时发送后续请求的人。 在极端情况下，这种行为甚至会让你被屏蔽。 “当您花更多时间并真正关心电子邮件另一端的人时，您会立即看到更高的回复率。 我必须以艰难的方式学习这一点，”复制主管 Schafer 说。

让眼睛轻松

您发送的大多数消息可能都比较短，这对于快速响应和完成任务非常有用。 但是对于更长的电子邮件，可扫描性是游戏的名称。 这时，像粗体字、项目符号点、带下划线的句子和 TL;DR（太长，没看懂）部分就派上用场了。

撰写电子邮件时需要牢记许多因素，并且存在很大的误差。 但归根结底，这与完美无关。 这是关于有效的沟通。

“我认为人们会感到压力，你需要成为一个完美的沟通者，拥有如此庞大的词汇量和这些结构完美的句子。 我不知道情况总是如此，因为你只是两个人，在交流，”自由作家布加德说。

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