Как написать правильное электронное письмо

Независимо от того, являетесь ли вы подающим надежды молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. И благодаря тому, что часто называют тайнами английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной борьбой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или затронуть потенциально щекотливую тему. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: распространенные ошибки, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы двигаться вперед.

Но обо всем по порядку: вы должны знать, как выглядит отличное электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Анатомия хорошего письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: строка темы, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Тема письма

Строка темы может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма. Но если вы отправляете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что вложено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше электронное письмо попадет в папку со спамом.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной темы письма, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 открывалки

В большинстве ситуаций, когда вы пишете электронное письмо, вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем углубляться в свое основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы переписываетесь по электронной почте с близкими коллегами, часто становится более естественным отказаться от начала (а также закрытия). Хотя поначалу это может показаться бестактностью, это сигнализирует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Тело

Основная часть электронного письма — это основная часть вашего сообщения, и у него должна быть четкая и конкретная цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом. Он также должен быть кратким. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не пролистывать его и рисковать упустить важную информацию. Если можете, сведите его к нескольким предложениям с выбором.

А для электронных писем, требующих большей длины и подробностей, делайте их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вам нужно уложиться в три, четыре или пять строк текста», — говорит Шафер.

4 закрытия

Точно так же, как вы хотите начать все правильно с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться. Это означает написать дружеское приветствие. И есть много вариантов на выбор.

Например, вот 12 общих и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вы должны выбрать завершение, которое кажется искренним для вашей личности, и адаптировать его к отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, общие окончания, такие как «с любовью», «отправлено с айфона» или «спасибо», лучше не использовать в профессиональных электронных письмах.

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? #чистое письмоhttps://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Точно так же, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует также вероятность того, что вы впадете в распространенную вредную привычку писать электронные письма. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Опущение необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько противоречивой, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения. В любом случае, у многих людей есть твердое мнение по этому поводу. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и в здоровом браке, стиль AP требует четкого общения. Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— Книга стилей AP (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать ее в электронных письмах. Это потому, что это может помочь вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Грамматические пользователи знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше пропустить его, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы боитесь показаться невежливым, не волнуйтесь: вопреки распространенному мнению, уклончивая лексика заставляет вас звучать менее уверенно, что в конечном итоге может подорвать ваш писательский опыт.

Что делать вместо этого: изложите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», стоящее за вашими рассуждениями. Таким образом, вас лучше поймут, и ваше великолепие проявится.

3 Чрезвычайно длинный и/или нечеткий текст

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные предложения или смешанные сообщения, шансы получить удовлетворительный ответ будут еще меньше. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонны [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают, так что у вас достаточно подробностей. Но это очень тяжело читать, и я не собираюсь читать все целиком», — говорит Кэт Бугаард, внештатный писатель из Висконсина.

Что делать вместо этого: будьте краткими и сосредоточьтесь на обсуждаемом вопросе. Затем завершите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком случайным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств слишком много колебаний в сторону непринужденной или формальной стороны письма может быть ошибкой. Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткий, формальный язык также может нанести ущерб вашему сообщению.

Что делать вместо этого: в достижении идеального баланса между формальным и случайным ключом является размышление об отношениях между вами и получателем и использование социальных сигналов по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что делает кто-то другой, и участвовать, подыгрывать, признавать, как развивается общение и как развиваются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 клише

Не все клише в электронной почте являются смертными грехами. Некоторые аспекты ваших электронных писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или прикрыть свои основания. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как говорит Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю: «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы», я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы».

Тем не менее, в большинстве случаев вы захотите отредактировать клише, когда это возможно, поскольку они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод: мы искали термины, используемые пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: попробуйте прочитать черновик на наличие клише, тона и голоса, чтобы более эффективно донести свое сообщение, сохраняя при этом заинтересованность читателя. Спросите себя: если ваш босс (или мама) прочтет это письмо, вы будете им довольны? Если ответ да, то вы на правильном пути.

6 повторений

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не худшее оскорбление, это еще одна вещь, которая может заставить читателя отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: попробуйте прочитать свой черновик вслух, воспользовавшись функцией преобразования текста в речь на телефоне или прогоняя его с коллегой перед отправкой. Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или злоупотребляющие слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старомодная версия вас самих. На самом деле, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший ход, если вы хотите установить контакт с читателем.

«Давайте посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебник для колледжа. Вы хотите прочитать блог, статью или реальный разговор. Это человек, а не робот. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе», — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Что делать вместо этого: вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» и «Я надеюсь, что погода хорошая там, где вы находитесь», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе. Вы бы сказали что-то вроде «Привет» и «Еще раз спасибо за ваше время».

8 Злоупотребление восклицательными знаками!

Энтузиазм велик. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете адрес электронной почты компании. Но люди любят восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать положительный тон.

Например, вот самые распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: после того, как вы написали свой черновик, выполните быстрый поиск восклицательных знаков и по своему усмотрению определите, какой (если есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиться одним-двумя сообщениями на электронное письмо с коллегами.

Мы чувствуем благодарность сегодня.

Благодарен тому, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly. #fridayfeeling #нашгеройhttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Написание электронных писем следующего уровня

После того, как у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, пришло время сосредоточиться на том, чтобы ваши черновики выделялись из множества электронных писем, которые большинство людей получают каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам выйти на новый уровень:

Мыслить позитивно

Отправка отдаленно негативного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение. И, как и в случае любого письменного сообщения, может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию дает отрицательный результат», — объясняет эксперт по коммуникативному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, то есть тон голоса, мерцание в ваших глазах, хорошее настроение, с которым вы что-то намереваетесь, или даже подлинную заботу или заботу, с которой вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны. Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным».

Ударь правильный тон

Вы не хотели бы получать электронное письмо, которое гласит: «Уважаемый [клиент]» или которое ссылается на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово отправляет вам электронное письмо, либо они не провели надлежащего исследования и не нашли правильный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое отправляемое вами электронное письмо имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже если использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать его и помнить о стиле общения получателя, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание письма. И если вам трудно понять собственный тон в электронной почте, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, вы, вероятно, ожидаете своевременного ответа. Но из-за большого количества электронных писем, которые большинство людей сортируют каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не будьте человеком, который отправляет дополнительный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже привести к блокировке. «Когда вы тратите больше времени и на самом деле заботитесь о человеке на другой стороне электронной почты, вы сразу же увидите гораздо более высокий уровень ответов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте», — говорит шеф копирайтеров Шафер.

Сделайте его легким для глаз

Большинство сообщений, которые вы отправляете, скорее всего, будут короткими, что отлично подходит для быстрых ответов и выполнения задач. Но для более длинных электронных писем сканируемость — это название игры. Вот когда пригодятся такие вещи, как жирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

Есть много факторов, которые следует учитывать при составлении электронного письма, и существует большая погрешность. Но после того, как все сказано и сделано, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют это давление, что вам нужно быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и этими идеально структурированными предложениями. И я не уверен, что это всегда так, потому что вы просто общаетесь между двумя людьми», — говорит писатель-фрилансер Бугаард.

Еще от Grammarly:

• Как работает грамматика?
• Как грамматика помогает вам учиться
• Познакомьтесь с детектором тона Grammarly