Jak napisać poprawny e-mail?

Opublikowany: 2018-10-12

Piszesz ważną wiadomość e-mail?
Grammarly upewni się, że będzie wyglądać świetnie, zanim naciśniesz Wyślij.
Zdobądź gramatykę

Niezależnie od tego, czy jesteś dobrze zapowiadającym się młodym profesjonalistą, czy doświadczonym menedżerem, pisanie e-maili jest istotnym aspektem komunikacji biznesowej. A dzięki temu, co często uważa się za tajemnice gramatyki angielskiej i subtelności słowa pisanego, może to być codzienna walka. Jest to szczególnie ważne, jeśli musisz zmotywować zapracowanych ludzi do odpowiedzi lub zajęcia się potencjalnie drażliwym tematem. Aby napisać świetnego e-maila, musisz znać dwie rzeczy: typowe błędy, których należy unikać, oraz strategie na wyższym poziomie, aby iść naprzód.

Ale po pierwsze – musisz wiedzieć, jak wygląda świetny e-mail, jeśli zamierzasz go napisać.

Oto wskazówka: bez względu na to, czy piszesz wiadomość e-mail, tworzysz prezentację, czy po prostu wysyłasz krótki tweet, Grammarly może Ci pomóc! Wypróbuj aplikację Grammarly, aby Twoje pisanie było czystsze i bardziej imponujące.
Pisz doskonałe e-maile.
Grammarly może pomóc.
Zdobądź gramatykę

Anatomia dobrego e-maila

Każdy e-mail, który piszesz, ma tę samą podstawową strukturę: wiersz tematu, powitanie, treść wiadomości e-mail i zamknięcie. Ale jak w przypadku każdej pisemnej formy profesjonalnej komunikacji, jest odpowiedni sposób i standardy, których należy przestrzegać. Oto jak napisać poprawny e-mail:

1 wiersz tematu

Wiersz tematu może być najważniejszą częścią e-maila, chociaż często jest pomijany na rzecz treści wiadomości e-mail. Ale jeśli wysyłasz komuś zimne e-maile lub po prostu nawiązujesz profesjonalną relację, Twój temat może zachęcić ludzi do otwarcia wiadomości, a także określić oczekiwania dotyczące tego, co jest w niej zawarte. Z drugiej strony źle spreparowany lub ogólny wiersz tematu (np. „Cześć” lub „Nie chcesz tego przegapić”) może zniechęcić czytelnika i spowodować, że Twoja wiadomość trafi do folderu ze spamem.

„Poświęć dwa razy więcej czasu na tworzenie właściwego tematu niż w [body], ponieważ jeśli nie otworzą e-maila, nie ma to znaczenia” — mówi Cole Schafer, założyciel i szef kopii Honey Copy.

2 otwieracze

W większości sytuacji związanych z pisaniem wiadomości e-mail warto dołączyć krótkie powitanie, aby potwierdzić czytelnika, zanim zagłębimy się w główną wiadomość lub prośbę.

Wyjątek: kiedy jesteś w łańcuchu e-maili z bliskimi współpracownikami, często bardziej naturalne staje się porzucenie otwierającego (jak również zamykającego). Chociaż początkowo może to wydawać się faux pas, sygnalizuje lepsze relacje zawodowe.

3 Ciało

Treść wiadomości e-mail jest treścią Twojej wiadomości i musi mieć jasny i konkretny cel, taki jak uzyskanie informacji zwrotnej na temat prezentacji lub umówienie się na spotkanie z nowym klientem. Powinien też być zwięzły. W ten sposób ludzie będą bardziej skłonni go czytać, niż przeglądać go i ryzykować utratę krytycznych informacji. Jeśli możesz, sprowadź to do kilku wybranych zdań.

A w przypadku e-maili, które wymagają większej długości i szczegółów, staraj się jak najbardziej skoncentrować. „Nikt nie chce otrzymać powieści. Chcesz zachować trzy, cztery lub pięć wierszy tekstu” — mówi Schafer.

4 zamknięcia

Tak jak chcesz zacząć wszystko od razu od powitania, chcesz również dobrze się rozstać. Oznacza to napisanie przyjaznego podpisu. A opcji do wyboru jest wiele.

Na przykład, oto 12 popularnych i profesjonalnych zamknięć, które użytkownicy Grammarly wybrali w danym dniu:

Będziesz chciał wybrać zamknięcie, które wydaje się autentyczne dla Twojej osobowości i dostosować je do relacji, aby zapewnić odpowiedni poziom profesjonalizmu. Z drugiej strony, popularne zamknięcia, takie jak „miłość”, „wysłane z iphone'a” lub „dzięki”, najlepiej pozostawić niewykorzystane w profesjonalnych wiadomościach e-mail.

Typowe błędy w pisaniu e-maili (i co zrobić zamiast tego)

Tak jak każdy e-mail jest szansą na rozwój zawodowy, istnieje również możliwość popadnięcia w powszechne złe nawyki związane z pisaniem e-maili. Oto osiem błędów, których należy unikać:

1 Pomijając niezbędne przecinki oksfordzkie

Przecinek oksfordzki może być nieco polaryzujący, gdy myślisz o tym, jak napisać poprawną wiadomość e-mail, w zależności od tego, który przewodnik stylistyczny jest używany w profesjonalnej komunikacji w Twojej branży — zwykle jest on odrzucany lub wychwalany jako narzędzie wyjaśniające. Tak czy inaczej, wiele osób ma na ten temat silne opinie. Ale pominięcie ich może prowadzić do zamieszania, w zależności od zdania.

Co zamiast tego zrobić: chociaż przecinek Oxford może nie być odpowiedni w niektórych kontekstach, zwykle dobrym pomysłem jest użycie go w wiadomościach e-mail. Dzieje się tak, ponieważ może pomóc Ci zaoszczędzić czas i uniknąć nieporozumień, zamieszania, a nawet problemów prawnych.

2 Hedging

Użytkownicy Grammarly wiedzą, że jeśli chodzi o hedging, lepiej go pominąć niż pozostawić, zwłaszcza w wiadomościach e-mail. A jeśli martwisz się, że wypadniesz jako niegrzeczny, nie przejmuj się: wbrew powszechnemu przekonaniu język hedgingowy sprawia, że ​​brzmisz mniej pewnie, co może ostatecznie podważyć twoje pisanie.

Co zrobić zamiast tego: przedstaw swój pomysł lub opinię, a następnie wyjaśnij „dlaczego” stojące za twoim rozumowaniem. W ten sposób będziesz lepiej zrozumiany, a Twój błyskotliwość będzie mogła błyszczeć.

3 Bardzo długa i/lub niejasna kopia

Czy przeczytałbyś e-mail, który miał 1000 słów? Prawdopodobnie nie — większość ludzi przegląda e-maile, które są zbyt długie. A jeśli dodasz do wersji roboczej zdania trudne do naśladowania lub mieszane wiadomości, jest jeszcze mniej prawdopodobne, że otrzymasz satysfakcjonującą odpowiedź. (Lub dowolna odpowiedź.)

„Dostaję mnóstwo [e-maili], które są po prostu ogromnymi blokami tekstu. I rozumiem, dlaczego to robią, więc masz wystarczająco dużo szczegółów. Ale to naprawdę trudne do przeczytania i nie zamierzam czytać w całości” – mówi Kat Boogaard, niezależna pisarka z Wisconsin.

Co zrobić zamiast tego: Zachowaj zwięzłość i skup się na aktualnej sprawie. Następnie zakończ wezwaniem do działania, żądanym terminem odpowiedzi i wyraźnie zaznacz, że jesteś otwarty na pytania i dalsze działania (jeśli tak jest).

4 Bycie zbyt swobodnym (lub formalnym)

W zależności od okoliczności, zbytnie wahanie się w stosunku do zwykłej lub formalnej strony pisania może być błędem. Bycie zbyt swobodnym jest często postrzegane jako błąd nowicjusza, ale sztywny, formalny język może również zaszkodzić Twojemu przekazowi.

Co zrobić zamiast tego: w osiągnięciu idealnej równowagi między formalnością a swobodnym, kluczem jest myślenie o relacji między tobą a odbiorcą i branie wskazówek społecznych w miarę postępu komunikacji.

„Chcesz zobaczyć, co robi ktoś inny i uczestniczyć, grać razem, w pewnym sensie docenić sposób, w jaki rozwija się komunikacja i sposób, w jaki rozwijają się oczekiwania w związku” – mówi Dan Post Senning, ekspert ds. etykiety w Emily Post Institute.

Oto wskazówka: chociaż GIF-y i emotikony mogą być świetne do tworzenia poczucia koleżeństwa między współpracownikami, mogą być postrzegane jako zbyt swobodne w wielu kontekstach.

„Bądź ostrożny w nowych związkach. Inteligentne wykorzystanie emotikonów w wiadomościach e-mail może pomóc Ci być lepiej zrozumianym. W tym samym czasie wiele osób przeczyta to jako nieprofesjonalne, więc dopóki nie nawiążesz tej relacji, chcesz uważać na to, jak z niej korzystasz. Uważaj i pomyśl o tym” – mówi Post Senning.

5 klisz

Nie wszystkie frazesy e-mailowe są grzechami głównymi. Pewne aspekty twoich e-maili muszą być trochę schematyczne. W końcu większość e-maili ma tę samą podstawową strukturę i istnieją wyrażenia, których możesz użyć, aby zapewnić przejrzystość lub ukryć swoje podstawy. Ale jeśli masz zamiar powtarzać frazy, upewnij się, że mają jasny cel.

Jak mówi Kiera Wright-Ruiz, menedżer ds. mediów społecznościowych w Lokalnych przewodnikach Google: „Chociaż zawsze powtarzam:„ daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania ”, naprawdę chcę wiedzieć, jeśli mają pytania”.

Jednak przez większość czasu będziesz chciał edytować klisze, gdy tylko jest to możliwe, ponieważ mogą one sprawić, że ludzie się wyłączą. Oto siedem najlepszych, których należy unikać:

Metoda: szukaliśmy terminów używanych przez użytkowników Grammarly na podstawie naszych najpopularniejszych artykułów na blogu.

Co zamiast tego: spróbuj przeczytać wersję roboczą pod kątem klisz, tonu i głosu, aby skuteczniej komunikować swoją wiadomość, jednocześnie utrzymując zaangażowanie czytelnika. Zadaj sobie pytanie: czy byłbyś z tego zadowolony, gdyby Twój szef (lub mama) przeczytał ten e-mail? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to jesteś na dobrej drodze.

6 Powtórzenie

Ludzie często powtarzają słowa w tym samym akapicie, dwa razy w dwóch zdaniach lub po prostu zbyt blisko siebie, aby pozostać niezauważonym. Chociaż nie jest to najgorsze przewinienie, to kolejna rzecz, która może sprawić, że czytelnik się wyłączy.

Oto najczęściej powtarzane słowa, których należy unikać:

Co zamiast tego: spróbuj przeczytać na głos wersję roboczą, korzystając z funkcji zamiany tekstu na mowę w telefonie lub uruchom ją przez współpracownika przed wysłaniem. Grammarly może również pomóc w wychwyceniu tych powtarzających się lub nadużywanych słów.

7 Język robota

E-mail może być potomkiem ślimaczej poczty, ale to nie znaczy, że Twoje wiadomości powinny brzmieć jak Twoja przestarzała wersja. W rzeczywistości e-maile powinny brzmieć jak osoba, która je pisze. Tak więc używanie fraz, które brzmią jak z wiktoriańskiej powieści, nie jest najlepszym posunięciem, jeśli chcesz nawiązać kontakt z czytelnikiem.

„Spójrzmy prawdzie w oczy: nikt nie chce czytać podręczników do college'u. Chcesz przeczytać bloga, artykuł lub prawdziwą rozmowę. Są osobą, a nie robotem. Dlatego używaj języka, który brzmi jak coś, co powiedziałbyś, siedząc po prostu w kawiarni” – mówi szef kopii Schafer.

Co zrobić zamiast tego: Możesz uzyskać bardziej naturalny efekt, udając, że piszesz do przyjaciela lub rozmawiasz z przyjaznym znajomym. Na przykład, prawdopodobnie nie powiedziałbyś czegoś takiego jak „Pozdrowienia” i „Mam nadzieję, że tam, gdzie jesteś, pogoda jest ładna”, gdybyś spotykał się z kimś na kawę. Powiesz coś w stylu „Cześć” i „Jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas”.

8 Nadużywanie wykrzykników!

Entuzjazm jest wielki. Ale w niektórych kontekstach nadużywanie wykrzykników może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Jest to szczególnie ważne, jeśli nawiązujesz nową relację lub kontaktujesz się z kimś spoza Twojej firmy. W końcu jesteś przedstawicielem swojej pracy, kiedy używasz firmowego adresu e-mail. Ale ludzie uwielbiają wykrzykniki i nadal są czymś, na czym wielu ludzi polega, aby przekazać pozytywny ton.

Oto na przykład najpopularniejsze zdania i słowa, których ludzie używają z wykrzyknikami w e-mailach:

Co zrobić zamiast tego: Po napisaniu wersji roboczej szybko wyszukaj wykrzykniki i użyj własnej oceny, aby określić, który (jeśli w ogóle) zachować na podstawie relacji z odbiorcą. Zasadniczo staraj się ograniczyć liczbę do jednego lub dwóch na e-mail ze współpracownikami.

Pisanie e-maili na wyższym poziomie

Gdy już masz odpowiedni format wiadomości e-mail i wiesz, jakich błędów należy unikać, nadszedł czas, aby skupić się na tym, aby Twoje wersje robocze wyróżniały się spośród niezliczonych wiadomości e-mail, które większość ludzi otrzymuje każdego dnia. Oto cztery strategie, które pozwolą Ci przejść na wyższy poziom:

Myśl pozytywnie

Wysłanie wiadomości e-mail, która jest zdalnie negatywna, a nawet neutralna, może postawić Cię w trudnym miejscu. I tak jak w przypadku każdej pisemnej komunikacji, może być miejsce na błędną interpretację.

„Ze względu na brak innych informacji nasza interpretacja często jest negatywna”, wyjaśnia ekspert ds. etykiety komunikacji, Post Senning. „Kiedy mówisz o negatywnej komunikacji, [brakuje] informacji, która jest tonem głosu, błyskiem w oku, dobrym humorem, z którym zamierzasz coś zrobić, a nawet szczerą troską lub troską, z jaką jesteś oferowanie krytyki. Więc bądź naprawdę ostrożny. Kiedy coś jest dla ciebie negatywne, prawdopodobnie komuś innemu wydaje się to jeszcze bardziej negatywne”.

Uderz we właściwy ton

Nie chciałbyś otrzymać e-maila, który brzmi „Drogi [kliencie]” lub który odnosi się do Twojej pracy w public relations, gdy faktycznie jesteś w sprzedaży, ponieważ natychmiast pokazałoby to, że nadawca albo masowo wysyła do Ciebie e-maile, albo nie przeprowadzili odpowiednich badań i nie znaleźli właściwego kontaktu. Podobnie, upewnij się, że każda wysyłana wiadomość e-mail ma ton stworzony specjalnie dla adresata i że wysyłasz ją do właściwej osoby.

Dlatego nawet jeśli korzystanie z szablonów może być kuszące, ważne jest, aby je spersonalizować i pamiętać o stylu komunikacji odbiorcy przed wysłaniem. Aby to osiągnąć, szybkie wyszukiwanie w Google lub zajrzenie do kanału odbiorcy na LinkedIn lub Twitterze może zdziałać cuda.

Przed wysłaniem spróbuj postawić się w sytuacji odbiorcy, aby sprawdzić ton i treść. A jeśli masz trudności z odczytaniem własnego tonu w wiadomości e-mail, wykrywacz tonów Grammarly pomoże Ci określić, jak brzmisz dla odbiorcy.

Kontynuacja — w odpowiednim czasie

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, prawdopodobnie szukasz odpowiedzi na czas. Ale przy dużej liczbie e-maili, które większość ludzi przegląda każdego dnia, rzeczy mogą się zgubić. Zgodnie z ogólną zasadą wiadomość uzupełniająca nigdy nie powinna nadejść mniej niż dwadzieścia cztery godziny po wysłaniu początkowej wiadomości e-mail.

Innymi słowy: nie bądź osobą, która wysyła prośbę uzupełniającą dwie godziny po wysłaniu. W skrajnych przypadkach tego rodzaju zachowanie może nawet Cię zablokować. „Kiedy poświęcasz więcej czasu i faktycznie troszczysz się o osobę po drugiej stronie e-maila, od razu zobaczysz znacznie wyższy wskaźnik odpowiedzi. Musiałem się tego nauczyć na własnej skórze”, mówi szef kopii Schafer.

Ułatw oczy

Większość wysyłanych wiadomości będzie prawdopodobnie krótsza, co doskonale nadaje się do szybkich odpowiedzi i załatwiania spraw. Ale w przypadku dłuższych wiadomości e-mail najważniejsza jest możliwość skanowania. Wtedy przydają się takie rzeczy, jak pogrubiona czcionka, wypunktowanie, podkreślone zdania i sekcja TL;DR (zbyt długa, nieczytana).

Podczas redagowania wiadomości e-mail należy wziąć pod uwagę wiele czynników i istnieje duży margines błędu. Ale w końcu nie chodzi o perfekcję. Chodzi o skuteczną komunikację.

„Myślę, że ludzie odczuwają presję, że musisz być tak doskonałym komunikatorem z tak ogromnym słownictwem i tymi doskonale skonstruowanymi zdaniami. I nie wiem, czy zawsze tak jest, ponieważ jesteście tylko dwojgiem ludzi komunikujących się” — mówi niezależny pisarz Boogaard.

Więcej od Grammarly:

  • Jak działa gramatyka?
  • Jak gramatyka pomaga w nauce
  • Poznaj Grammarly's Tone Detector