كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا صحيحًا
نشرت: 2018-10-12سواء كنت شابًا محترفًا صاعدًا أو مديرًا متمرسًا ، تعد كتابة البريد الإلكتروني جانبًا حيويًا من الاتصالات التجارية. وبفضل ما يُنظر إليه غالبًا على أنه ألغاز قواعد اللغة الإنجليزية ودقة الكلمة المكتوبة ، يمكن أن يكون صراعًا يوميًا. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان عليك تحفيز الأشخاص المشغولين للرد أو معالجة موضوع يحتمل أن يكون حساسًا. لكتابة رسالة بريد إلكتروني رائعة ، تحتاج إلى معرفة شيئين: الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها ، واستراتيجيات المستوى التالي للمضي قدمًا.
لكن أول الأشياء أولاً - عليك أن تعرف كيف تبدو رسالة البريد الإلكتروني الرائعة إذا كنت ستكتب واحدة.
تشريح بريد إلكتروني جيد
كل بريد إلكتروني تكتبه له نفس البنية الأساسية: سطر الموضوع ، والترحيب ، ونص البريد الإلكتروني ، والإغلاق. ولكن كما هو الحال مع كل شكل مكتوب من أشكال الاتصال المهني ، هناك طريقة صحيحة للقيام بذلك والمعايير التي يجب اتباعها. إليك كيفية كتابة بريد إلكتروني مناسب:
1 سطر الموضوع
قد يكون سطر الموضوع أهم جزء في البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنه غالبًا ما يتم تجاهله لصالح نص البريد الإلكتروني. ولكن إذا كنت تراسل بريدًا إلكترونيًا باردًا ، أو تقوم فقط بإنشاء علاقة مهنية ، فإن سطر الموضوع الخاص بك يمكن أن يغري الناس بفتح الرسالة بالإضافة إلى تحديد التوقعات حول ما هو مضمن. من ناحية أخرى ، يمكن لسطر موضوع عام أو رديء الصنع (مثل "مرحبًا" أو "لا يفوتك تفويت ذلك") ردع القارئ وينتج عن ذلك وصول بريدك الإلكتروني إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.
يقول كول شيفر ، مؤسس ورئيس قسم النسخ في Honey Copy: "اقضِ ضعف الوقت في صياغة سطر الموضوع الصحيح كما تفعل على [النص] لأنه إذا لم يفتحوا البريد الإلكتروني ، فلا يهم".
2 فتاحات
في معظم حالات كتابة البريد الإلكتروني ، سترغب في تضمين تحية سريعة للإقرار بالقارئ قبل الغوص في رسالتك الرئيسية أو طلبك.
الاستثناء: عندما تكون في سلسلة بريد إلكتروني مع زملاء مقربين ، غالبًا ما يصبح من الطبيعي إسقاط الافتتاحية (بالإضافة إلى الإغلاق). على الرغم من أنه قد يبدو في البداية وكأنه خطأ زائف ، إلا أنه يشير إلى علاقة مهنية أفضل.
3 الجسم
نص الرسالة الإلكترونية هو جوهر رسالتك ، ويجب أن يكون لها هدف واضح ومحدد ، مثل الحصول على تعليقات على عرض تقديمي أو ترتيب لقاء مع عميل جديد. يجب أن تكون موجزة أيضًا. بهذه الطريقة ، سيكون الناس أكثر ميلًا لقراءتها ، بدلاً من سطوتها والمخاطرة بفقدان المعلومات الهامة. إذا استطعت ، اختصرها في بضع جمل اختيارية.
وبالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب مزيدًا من الطول والتفاصيل ، اجعلها مركزة قدر الإمكان. "لا أحد يريد أن يتلقى رواية. تريد الاحتفاظ بها بين ثلاثة أو أربعة أو خمسة أسطر من النص ، "يقول شيفر.
4 عمليات الإغلاق
تمامًا كما تريد أن تبدأ الأمور بالطريقة الصحيحة مع تحياتك ، فأنت تريد أيضًا أن تنفصل جيدًا. هذا يعني كتابة موافقة ودية. وهناك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.
على سبيل المثال ، يوجد هنا 12 إغلاقًا شائعًا ومهنيًا اختارها مستخدمو Grammarly في يوم معين:
سترغب في اختيار خاتمة تبدو حقيقية لشخصيتك وتكييفها مع العلاقة لضمان مستوى مناسب من الاحتراف. من ناحية أخرى ، قد يكون من الأفضل ترك عمليات الإغلاق الشائعة مثل "الحب" أو "المرسل من iphone" أو "thx" دون استخدام في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية.
يمكنك إضافة أي كلمة إلى قاموسك الشخصي.
ما هي الكلمات التي ستضيفها؟ # تنظيف_حساب https: //t.co/itTRLCarol
- Grammarly (Grammarly) 18 سبتمبر 2018
أخطاء كتابة البريد الإلكتروني الشائعة (وماذا تفعل بدلاً من ذلك)
مثلما يمثل كل بريد إلكتروني فرصة للنمو المهني ، فهناك أيضًا احتمال الوقوع في العادات السيئة الشائعة في كتابة البريد الإلكتروني. فيما يلي ثمانية أخطاء يجب تجنبها:
1 حذف فواصل أكسفورد الضرورية
يمكن أن تكون فاصلة أكسفورد مستقطبة إلى حد ما عند التفكير في كيفية كتابة بريد إلكتروني مناسب ، اعتمادًا على دليل الأسلوب المستخدم للاتصالات المهنية في مجال عملك - وعادة ما يتم تجنبه أو الترحيب به كأداة للتوضيح. في كلتا الحالتين ، لدى الكثير من الناس آراء قوية حول هذا الموضوع. لكن إهمالهم يمكن أن يؤدي إلى الارتباك ، اعتمادًا على الجملة.
تمامًا مثل الزواج الصحي ، يتطلب أسلوب AP اتصالاً واضحًا. نحن نؤمن أيضًا بقيمة التسوية. وللتذكير ، لا يحظر Stylebook جميع فواصل Oxford. إذا كان حذف الفاصلة قد يؤدي إلى الارتباك أو سوء التفسير ، فاستخدم الفاصلة. https://t.co/vGsuRrwpQW
- AP Stylebook (APStylebook) 15 أغسطس 2018
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: على الرغم من أن فاصلة أكسفورد قد لا تكون مناسبة في سياقات معينة ، فمن الأفضل عادةً استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني. هذا لأنه يمكن أن يساعدك على توفير الوقت وتجنب سوء التواصل والارتباك وحتى المشاكل القانونية.
2 التحوط
يعرف مستخدمو Grammarly أنه عندما يتعلق الأمر بالتحوط ، فمن الأفضل حذفه بدلاً من تركه ، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني. وإذا كنت قلقًا بشأن الوقوع في مرتبة غير مهذبة ، فلا تقلق: خلافًا للاعتقاد الشائع ، فإن لغة التحوط تجعلك تبدو أقل ثقة ، مما قد يقوض كتابتك في النهاية.
ماذا تفعل بدلاً من ذلك: اذكر فكرتك أو رأيك ، ثم اشرح "السبب" وراء تفكيرك. بهذه الطريقة ، ستصبح مفهومة بشكل أفضل ويمكن أن يتألق تألقك.
3 نسخة طويلة للغاية و / أو غير واضحة
هل تقرأ بريدًا إلكترونيًا يتكون من 1000 كلمة؟ ربما لا — معظم الناس يتصفحون رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. وإذا أضفت جملًا يصعب متابعتها أو رسائل مختلطة إلى مسودتك ، فمن غير المرجح أن تحصل على استجابة مرضية. (أو أي رد).
"أتلقى عددًا كبيرًا من [رسائل البريد الإلكتروني] هذه مجرد كتل نصية ضخمة. وأنا أفهم سبب قيامهم بذلك - لذلك لديك تفاصيل كافية. تقول كات بوغارد ، كاتبة مستقلة مقيمة في ويسكونسن ، "لكن من الصعب حقًا القراءة ولن أقرأ كل شيء".
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: اجعله موجزًا وركز على الأمر المطروح. ثم اختتم بدعوة إلى اتخاذ إجراء ، وتاريخ استجابة مطلوب ، ووضح أنك منفتح على الأسئلة والمتابعات (إذا كان هذا هو الحال).
4 أن تكون غير رسمي (أو رسمي)
اعتمادًا على ظروفك ، قد يكون التردد كثيرًا في الجانب غير الرسمي أو الرسمي من الكتابة خطأً. غالبًا ما يُنظر إلى كونك غير رسمي بشكل مفرط على أنه خطأ مبتدئ ، لكن اللغة الرسمية الصارمة يمكن أن تكون ضارة أيضًا برسالتك.
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: لتحقيق التوازن المثالي بين الرسمي وغير الرسمي ، فإن المفتاح هو التفكير في العلاقة بينك وبين المتلقي وأخذ الإشارات الاجتماعية مع تقدم اتصالك.
يقول دان بوست سينينج ، خبير آداب السلوك في معهد إميلي بوست: "تريد نوعًا ما أن ترى ما يفعله شخص آخر والمشاركة ، واللعب على طول ، والاعتراف بالطريقة التي يتطور بها الاتصال والطريقة التي تتطور بها التوقعات في العلاقة".
"كن حذرا في العلاقات الجديدة. يمكن أن يساعدك الاستخدام الذكي للرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني على أن تكون أكثر فهمًا. في الوقت نفسه ، سيقرأها الكثير من الناس على أنها غير مهنية ، لذا حتى تثبت هذه العلاقة ، فأنت تريد أن تكون حريصًا في كيفية استخدامها. يقول Post Senning ، "اعتني بنفسك وفكر في الأمر".
5 مقاطع
ليست كل الكليشيهات في البريد الإلكتروني خطايا أساسية. لا بد أن تكون بعض جوانب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك معادلة إلى حد ما. بعد كل شيء ، تحتوي معظم رسائل البريد الإلكتروني على نفس البنية الأساسية ، وهناك عبارات قد تستخدمها لضمان الوضوح أو تغطية القواعد الخاصة بك. ولكن إذا كنت ستكرر العبارات ، فتأكد من أن لها هدفًا واضحًا.
كما قالت كيرا رايت-رويز ، مديرة وسائل التواصل الاجتماعي في المرشدون المحليون في Google ، "على الرغم من أنني أكرر دائمًا ،" يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة "، فأنا في الواقع أريد أن أعرف ما إذا كانت لديهم أسئلة".
ومع ذلك ، في معظم الأوقات ، سترغب في تعديل الكليشيهات كلما أمكن ذلك لأنها يمكن أن تجعل الناس ينسحبون. فيما يلي أهم سبعة يجب تجنبها:
الطريقة: بحثنا عن المصطلحات التي يستخدمها مستخدمو Grammarly استنادًا إلى مقالات المدونة الأكثر شيوعًا.
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: حاول قراءة المسودة للكلمات والنبرة والصوت لتوصيل رسالتك بشكل أكثر فعالية مع الحفاظ على مشاركة القارئ. اسأل نفسك: إذا قرأ رئيسك (أو والدتك) هذا البريد الإلكتروني ، فهل ستكون سعيدًا به؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فأنت على الطريق الصحيح.
6 التكرار
غالبًا ما يكرر الأشخاص الكلمات في نفس الفقرة ، مرتين في جملتين ، أو قريبين جدًا من بعضهم البعض بحيث لا يلاحظها أحد. على الرغم من أنها ليست أسوأ جريمة ، إلا أنها شيء آخر يمكن أن يجعل القارئ يتجاهل الأمر.
فيما يلي الكلمات الأكثر تكرارًا التي يجب تجنبها:
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: حاول قراءة مسودتك بصوت عالٍ ، باستخدام وظيفة تحويل النص إلى كلام على هاتفك ، أو تشغيلها بواسطة زميل قبل إرسالها. يمكن أن يساعدك Grammarly أيضًا في التعرف على هذه الكلمات المكررة أو المفرطة الاستخدام.
7 لغة روبوتية
قد يكون البريد الإلكتروني سليلاً للبريد العادي ، لكن هذا لا يعني أن رسائلك يجب أن تبدو وكأنها نسخة قديمة من نفسك. في الواقع ، يجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني مثل الشخص الذي يكتبها. لذا فإن استخدام عبارات تبدو وكأنها شيء من رواية فيكتورية ليس أفضل خطوة إذا كنت تريد التواصل مع القارئ.
دعونا نواجه الأمر: لا أحد يريد قراءة كتاب جامعي. تريد قراءة مدونة أو مقال أو محادثة حقيقية. إنهم أشخاص وليسوا روبوتًا. لذا استخدم اللغة التي تبدو وكأنها شيء قد تقوله إذا كنت جالسًا في المقهى ، "كما يقول مدير النسخ" شافر ".
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: يمكنك الحصول على تأثير طبيعي أكثر من خلال التظاهر بأنك تكتب إلى صديق أو تجري محادثة مع أحد معارفك الودودين. على سبيل المثال ، ربما لن تقول شيئًا مثل ، "تحياتي" و "أتمنى أن يكون الطقس لطيفًا في مكانك الحالي" إذا كنت تقابل شخصًا لتناول القهوة. ستقول شيئًا مثل ، "مرحبًا" و "شكرًا مرة أخرى على وقتك".
8 الإفراط في استخدام علامات التعجب!
الحماس عظيم. ولكن في سياقات معينة ، يمكن أن يضر الإفراط في استخدام علامات التعجب أكثر مما ينفع. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تقيم علاقة جديدة أو تتصل بشخص خارج شركتك. أنت ، بعد كل شيء ، ممثل لعملك عندما تستخدم عنوان بريد إلكتروني للشركة. لكن الناس يحبون علامات التعجب ، ولا تزال شيئًا يعتمد عليه الكثير من الناس للتعبير عن لهجة إيجابية.
على سبيل المثال ، فيما يلي الجمل والكلمات الأكثر شيوعًا التي يستخدمها الأشخاص مع علامات التعجب في رسائل البريد الإلكتروني:
ما يجب فعله بدلاً من ذلك: بعد كتابة مسودتك ، قم بإجراء بحث سريع عن علامات التعجب واستخدم حكمك لتحديد أيها (إن وجد) يجب أن تبقيه بناءً على علاقتك بالمستلم. كقاعدة عامة ، حاول أن تجعله واحدًا أو اثنين لكل بريد إلكتروني مع الزملاء.
نشعر بالامتنان اليوم.
ممتن لأن نجم محتوى مثلMarketingProfs يستخدم Grammarly. #fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv
- Grammarly (Grammarly) 28 سبتمبر 2018
تحركات كتابة البريد الإلكتروني من المستوى التالي
بمجرد حصولك على تنسيق البريد الإلكتروني المناسب ومعرفة الأخطاء التي يجب تجنبها ، فقد حان الوقت للتركيز على جعل مسوداتك تبرز من رسائل البريد الإلكتروني التي لا تعد ولا تحصى التي يتلقاها معظم الأشخاص كل يوم. فيما يلي أربع استراتيجيات للانتقال بك إلى المستوى التالي:
فكر بإيجابية
يمكن أن يؤدي إرسال رسالة بريد إلكتروني تكون سلبية عن بُعد ، أو حتى محايدة ، إلى وضعك في موقف صعب. وكما هو الحال مع أي اتصال مكتوب ، قد يكون هناك مجال لسوء التفسير.
يشرح خبير آداب الاتصال Post Senning: "في غياب المعلومات الأخرى ، غالبًا ما يتحول تفسيرنا إلى السلبية". "عندما تتحدث عن التواصل السلبي ، فأنت [تفتقد] المعلومات التي تتعلق بنبرة الصوت ، وميض عينك ، والفكاهة الجيدة التي تنوي شيئًا ما بها أو حتى الاهتمام الحقيقي أو القلق الذي تشعر به يقدم النقد. لذا كن حذرًا حقًا. عندما يقرأ شيء ما على أنه سلبي بالنسبة لك ، فمن المحتمل أن يظهر على أنه أكثر سلبية بالنسبة لشخص آخر ".
استخدم النغمة الصحيحة
لن ترغب في الحصول على بريد إلكتروني يقرأ ، "عزيزي [العميل] ،" أو يشير إلى عملك في العلاقات العامة عندما تكون في الواقع في المبيعات ، لأنه سيُظهر على الفور أن المرسل يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا جماعيًا ، أو لم يجروا البحث المناسب ووجدوا جهة الاتصال الصحيحة. وبالمثل ، سترغب في التأكد من أن كل رسالة بريد إلكتروني ترسلها لها نغمة مصممة خصيصًا للمتلقي ، وأنك ترسلها إلى الشخص المناسب.
لذلك على الرغم من أنه قد يكون من المغري استخدام القوالب ، فمن المهم تخصيصها وتذكر أسلوب الاتصال الخاص بالمستلم قبل الضغط على إرسال. لتحقيق ذلك ، يمكن لبحث سريع في Google أو إلقاء نظرة خاطفة على خلاصة LinkedIn أو Twitter الخاصة بالمستلم أن تفعل المعجزات.
قبل الإرسال ، حاول أن تضع نفسك في مكان المستلم للتحقق من النغمة والمحتوى. وإذا كنت تواجه صعوبة في قراءة النغمة الخاصة بك في البريد الإلكتروني ، فيمكن أن يساعدك برنامج Grammarly للكشف عن النغمات في تحديد كيف يبدو صوتك لمتلقيك.
متابعة - في الوقت المناسب
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فمن المحتمل أنك تبحث عن الرد في الوقت المناسب. ولكن مع وجود كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني التي يقوم معظم الأشخاص بفرزها كل يوم ، فقد ينتهي الأمر بضياع الأشياء. كقاعدة عامة ، يجب ألا تأتي رسالة المتابعة بعد أقل من أربع وعشرين ساعة من إرسال البريد الإلكتروني الأولي.
بمعنى آخر: لا تكن الشخص الذي يرسل طلب متابعة بعد ساعتين من الإرسال. في الحالات القصوى ، يمكن لهذا النوع من السلوك أن يمنعك. "عندما تأخذ المزيد من الوقت وتهتم حقًا بالشخص الموجود على الجانب الآخر من البريد الإلكتروني ، سترى على الفور معدل استجابة أعلى بكثير. كان علي أن أتعلم ذلك بالطريقة الصعبة "، كما يقول رئيس النسخ شافر.
اجعلها مريحة للعينين
من المحتمل أن تكون معظم الرسائل التي ترسلها على الجانب الأقصر ، وهو أمر رائع للاستجابات السريعة وإنجاز المهام. ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الأطول ، فإن إمكانية البحث هي اسم اللعبة. هذا عندما تكون أشياء مثل الخط الغامق والنقاط النقطية والجمل التي تحتها خط و TL ؛ قسم DR (طويل جدًا ، لم يقرأ) في متناول يدي.
هناك الكثير من العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، وهناك هامش خطأ واسع. لكن بعد كل ما قيل وفعل ، لا يتعلق الأمر بالكمال. يتعلق الأمر بالتواصل الفعال.
"أعتقد أن الناس يشعرون بهذا الضغط لأنك بحاجة إلى أن تكون هذا التواصل المثالي مع هذه المفردات الضخمة وهذه الجمل المنظمة بشكل مثالي. لا أعلم أن هذا هو الحال دائمًا لأنكما شخصان فقط تتواصلان ، "هذا ما قاله الكاتب المستقل بوجارد.
المزيد من Grammarly:
- كيف يعمل النحو؟
- كيف تساعدك القواعد النحوية على التعلم
- تعرف على Grammarly's Tone Detector
![]()
