Uygun Bir E-posta Nasıl Yazılır

Yayınlanan: 2018-10-12

Önemli bir e-posta mı yazıyorsunuz?
Grammarly, gönder tuşuna basmadan önce harika görünmesini sağlayacaktır.
Grammarly Alın

Gelecek vadeden genç bir profesyonel veya deneyimli bir yönetici olun, e-posta yazma iş iletişiminin hayati bir yönüdür. Ve genellikle İngilizce dilbilgisinin gizemleri ve yazılı kelimelerin incelikleri olarak görülen şey sayesinde, bu günlük bir mücadele olabilir. Bu, özellikle meşgul insanları potansiyel olarak hassas bir konuyu yanıtlamaya veya ele almaya motive etmeniz gerekiyorsa geçerlidir. Harika bir e-posta yazmak için iki şeyi bilmeniz gerekir: kaçınılması gereken yaygın hatalar ve ilerlemek için bir sonraki düzey stratejiler.

Ama her şeyden önce—bir e-posta yazacaksanız harika bir e-postanın nasıl göründüğünü bilmelisiniz.

İşte size bir ipucu: İster bir e-posta yazarken, ister bir sunum hazırlarken, ister sadece hızlı bir tweet gönderiyor olun, Grammarly size yardımcı olabilir! Yazınızı daha temiz ve etkileyici hale getirmek için Grammarly'nin uygulamasını deneyin.
Mükemmel e-postalar yazın.
Grammarly yardımcı olabilir.
Grammarly Alın

İyi bir e-postanın anatomisi

Yazdığınız her e-posta aynı temel yapıya sahiptir: Konu satırı, selamlama, e-posta gövdesi ve kapanış. Ancak her yazılı profesyonel iletişim biçiminde olduğu gibi, bunu yapmanın doğru bir yolu ve uyulması gereken standartlar vardır. Uygun bir e-postanın nasıl yazılacağı aşağıda açıklanmıştır:

1 Konu satırı

Konu satırı, e-postanın en önemli kısmı olabilir, ancak genellikle e-posta gövdesi lehine gözden kaçırılır. Ancak, birisine soğuk e-posta gönderiyorsanız veya yalnızca profesyonel bir ilişki kuruyorsanız, konu satırınız insanları mesajı açmaya ikna edebilir ve içeriğinde ne olduğuna dair beklentiler belirleyebilir. Öte yandan, kötü hazırlanmış veya genel bir konu satırı ("Merhaba" veya "Bunları kaçırmak istemezsiniz" gibi) okuyucuyu caydırabilir ve e-postanızın spam klasörüne düşmesine neden olabilir.

Honey Copy'nin kurucusu ve kopya şefi Cole Schafer, "Doğru konu satırını oluşturmak için [gövdede] yaptığınızdan iki kat daha fazla zaman harcayın, çünkü e-postayı açmazlarsa önemli değil" diyor.

2 Açıcı

Çoğu e-posta yazma durumunda, ana mesajınıza veya isteğinize dalmadan önce okuyucuyu onaylamak için hızlı bir selamlama eklemek isteyeceksiniz.

İstisna: Yakın meslektaşlarınızla bir e-posta zincirindeyken, açıcıyı (ve kapanışı) bırakmak genellikle daha doğal hale gelir. Başlangıçta sahte bir pas gibi görünse de, daha iyi bir profesyonel ilişkiye işaret ediyor.

3 Gövde

Bir e-postanın gövdesi, mesajınızın özüdür ve bir sunum hakkında geri bildirim almak veya yeni bir müşteriyle toplantı ayarlamak gibi açık ve belirli bir amacı olmalıdır. Ayrıca özlü olmalıdır. Bu şekilde, insanlar onu gözden kaçırmak ve kritik bilgileri kaçırma riskini almak yerine okumaya daha meyilli olacaklardır. Yapabiliyorsanız, birkaç seçim cümlesine kadar kaynatın.

Daha fazla uzunluk ve ayrıntı gerektiren e-postalar için, olabildiğince odaklanmış halde tutun. “Kimse bir roman almak istemez. Üç, dört veya beş satırlık metin arasında tutmak istersiniz” diyor Schafer.

4 Kapanış

Nasıl selamlaşmanla işe iyi bir başlangıç ​​yapmak istiyorsan, aynı zamanda iyi bir şekilde ayrılmak da istiyorsun. Bu, dostane bir imza atmak anlamına gelir. Ve aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var.

Örneğin, Grammarly kullanıcılarının belirli bir günde seçtiği 12 yaygın ve profesyonel kapanış:

Kişiliğinize özgün hissettiren bir kapanış seçmek ve uygun bir profesyonellik düzeyi sağlamak için bunu ilişkiye uyarlamak isteyeceksiniz. Öte yandan, "aşk", "iphone'dan gönderildi" veya "thx" gibi genel kapanışlar, profesyonel e-postalarda kullanılmadan bırakılabilir.

Yaygın e-posta yazma hataları (ve bunun yerine ne yapılması gerektiği)

Her e-posta profesyonel gelişim için bir fırsat olduğu gibi, kötü alışkanlıklar yazmak için yaygın e-postalara düşme potansiyeli de vardır. İşte kaçınılması gereken sekiz hata:

1 Gerekli Oxford virgüllerinin atlanması

Oxford virgülü, sektörünüzde profesyonel iletişim için hangi stil kılavuzunun kullanıldığına bağlı olarak, uygun bir e-postanın nasıl yazılacağını düşünürken biraz kutuplaştırıcı olabilir - genellikle ya kaçınılır ya da açıklama için bir araç olarak selamlanır. Her iki durumda da, birçok insanın bu konuda güçlü görüşleri var. Ancak bunları dışarıda bırakmak, cümleye bağlı olarak kafa karışıklığına neden olabilir.

Bunun yerine ne yapılmalı: Oxford virgülü belirli bağlamlarda uygun olmasa da, bunları e-postalarda kullanmak genellikle iyi bir fikirdir. Bunun nedeni, zamandan tasarruf etmenize ve yanlış iletişim, kafa karışıklığı ve hatta yasal sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olabilmesidir.

2 Riskten Korunma

Dilbilgisi kullanıcıları, riskten korunma söz konusu olduğunda, özellikle e-postalarda, onu bırakmaktan daha iyi olduğunu bilirler. Ve kaba görünmekten endişeleniyorsanız, olmayın: Yaygın inanışın aksine, riskten korunma dili sizi daha az güvende hissettirir ve bu da nihayetinde yazınızı baltalayabilir.

Bunun yerine ne yapmalı: Fikrinizi veya düşüncenizi belirtin, ardından akıl yürütmenizin arkasındaki “neden”i açıklayın. Bu şekilde, daha iyi anlaşılırsınız ve parlaklığınız parlayabilir.

3 Son derece uzun ve/veya net olmayan kopya

1.000 kelime uzunluğunda bir e-posta okur musunuz? Muhtemelen hayır - çoğu insan uzun tarafta olan e-postaları gözden geçirir. Ve taslağınıza takip etmesi zor cümleler veya karışık mesajlar eklerseniz, tatmin edici bir yanıt alma olasılığınız daha da azalır. (Ya da herhangi bir yanıt.)

“Yalnızca bu büyük metin blokları olan bir ton [e-posta] alıyorum. Ve bunu neden yaptıklarını anlıyorum - bu yüzden yeterli ayrıntıya sahipsiniz. Ama okuması gerçekten zor ve tamamını okumayacağım” diyor Wisconsin'de yerleşik bir serbest yazar olan Kat Boogaard.

Bunun yerine ne yapılmalı: Kısa ve öz tutun ve eldeki konuya odaklanın. Ardından, bir harekete geçirici mesaj, istenen bir yanıt tarihi ile bitirin ve sorulara ve takiplere açık olduğunuzu açıkça belirtin (eğer durum buysa).

4 Fazla gündelik (veya resmi) olmak

Koşullarınıza bağlı olarak, yazmanın gündelik veya resmi tarafında çok fazla tereddüt etmek yanlış bir adım olabilir. Aşırı rahat olmak genellikle acemi bir hata olarak görülür, ancak katı, resmi bir dil de mesajınız için zararlı olabilir.

Bunun yerine ne yapmalı: Resmi ve gündelik arasındaki mükemmel dengeyi sağlamada anahtar, kendiniz ve alıcı arasındaki ilişkiyi düşünmek ve iletişiminiz ilerledikçe sosyal ipuçlarını almaktır.

Emily Post Enstitüsü'nde görgü kuralları uzmanı olan Dan Post Senning, "Başka birinin ne yaptığını görmek ve katılmak, birlikte oynamak, iletişimin nasıl geliştiğini ve bir ilişkideki beklentilerin nasıl geliştiğini kabul etmek istersiniz" diyor.

İşte bir ipucu: GIF'ler ve emoji'ler, iş arkadaşları arasında bir yoldaşlık duygusu yaratmak için harika olsa da, bunlar birçok bağlamda aşırı derecede sıradan görünebilir.

“Yeni ilişkilerde dikkatli olun. E-postalarda ifadelerin akıllıca kullanılması, daha iyi anlaşılmanıza yardımcı olabilir. Aynı zamanda, pek çok insan onu profesyonel olmayan olarak okuyacaktır, bu yüzden bu ilişkiyi kurana kadar onu nasıl kullandığınıza dikkat etmek istersiniz. Kendine iyi bak ve bunu düşün,” diyor Post Senning.

5 Klişe

Tüm e-posta klişeleri büyük günahlar değildir. E-postalarınızın belirli yönleri biraz kalıplaşmış olabilir. Sonuçta, çoğu e-posta aynı temel yapıya sahiptir ve netliği sağlamak veya temellerinizi kapatmak için kullanabileceğiniz ifadeler vardır. Ancak ifadeleri tekrar edecekseniz, bunların net bir amacı olduğundan emin olun.

Google Yerel Rehberler'de sosyal medya yöneticisi olan Kiera Wright-Ruiz'in dediği gibi, "Her ne kadar 'sorunuz olursa lütfen bana bildirin,' diye tekrar etsem de, aslında soruları olup olmadığını bilmek istiyorum."

Bununla birlikte, çoğu zaman, klişeleri mümkün olduğunca düzenlemek isteyeceksiniz, çünkü bunlar insanları ayarlayabilir. İşte kaçınılması gereken ilk yedi:

Yöntem: En popüler blog makalelerimize dayanarak Grammarly kullanıcıları tarafından kullanılan terimleri aradık.

Bunun yerine ne yapmalı: Okuyucuyu meşgul ederken mesajınızı daha etkili bir şekilde iletmek için klişeler, ton ve ses taslağını okumayı deneyin. Kendinize sorun: Patronunuz (veya anneniz) bu e-postayı okursa, bundan memnun olur muydunuz? Cevabınız evet ise doğru yoldasınız.

6 Tekrar

İnsanlar genellikle kelimeleri aynı paragrafta, iki cümlede iki kez veya fark edilmeyecek kadar birbirine çok yakın olarak tekrarlarlar. Bu en kötü suç olmasa da, okuyucunun dikkatini dağıtabilecek başka bir şey.

Kaçınılması gereken en sık tekrarlanan kelimeler şunlardır:

Bunun yerine ne yapmalı: Taslağınızı yüksek sesle okumayı, telefonunuzdaki metinden konuşmaya işlevini kullanmayı veya göndermeden önce bir meslektaşınız tarafından çalıştırmayı deneyin. Grammarly, tekrarlanan veya aşırı kullanılan bu kelimeleri yakalamanıza da yardımcı olabilir.

7 Robotik dil

E-posta, salyangoz postasının soyundan gelebilir, ancak bu, mesajlarınızın eski zamanlardaki bir sürümünüz gibi görünmesi gerektiği anlamına gelmez. Aslında, e-postalar, onu yazan kişi gibi ses çıkarmalıdır. Bu nedenle, okuyucuyla bağlantı kurmak istiyorsanız, kulağa Viktorya dönemine ait bir romandan fırlamış gibi gelen ifadeler kullanmak en iyi hareket değildir.

“Kabul edelim: Hiç kimse bir üniversite ders kitabını okumak istemez. Bir blog, makale veya gerçek bir sohbet okumak istiyorsunuz. Onlar bir insan, onlar bir robot değil. Bu nedenle, kulağa sadece bir kafede oturuyorsanız söyleyeceğiniz bir şeye benzeyen bir dil kullanın” diyor kopya şefi Schafer.

Bunun yerine ne yapmalı: Bir arkadaşınıza yazıyormuş veya arkadaş canlısı bir tanıdıkla sohbet ediyormuş gibi yaparak daha doğal bir etki elde edebilirsiniz. Örneğin, birisiyle kahve içmek için buluşuyor olsaydınız, muhtemelen “Selamlar” ve “Umarım bulunduğunuz yerde hava güzeldir” gibi bir şey söylemezsiniz. “Merhaba” ve “Zaman ayırdığınız için tekrar teşekkürler” gibi bir şey söylersiniz.

8 Ünlem işaretlerinin aşırı kullanımı!

Coşku harika. Ancak bazı bağlamlarda, ünlem işaretlerinin aşırı kullanımı yarardan çok zarar verebilir. Bu, özellikle yeni bir ilişki kuruyorsanız veya şirketinizin dışından biriyle iletişim kuruyorsanız geçerlidir. Sonuçta, bir şirket e-posta adresi kullandığınızda işinizin bir temsilcisi olursunuz. Ancak insanlar ünlem işaretlerini severler ve hala birçok insanın olumlu bir ton ifade etmek için güvendiği bir şeydir.

Örneğin, insanların e-postalarda ünlem işaretiyle birlikte kullandığı en yaygın cümleler ve kelimeler şunlardır:

Bunun yerine ne yapmalı: Taslağınızı yazdıktan sonra, ünlem işaretleri için hızlı bir arama yapın ve alıcıyla olan ilişkinize göre hangisini (varsa) tutacağınızı belirlemek için muhakemenizi kullanın. Genel bir kural olarak, meslektaşlarınızla e-posta başına bir veya iki tane tutmaya çalışın.

Sonraki seviye e-posta yazma hamleleri

Uygun e-posta biçimine sahip olduğunuzda ve hangi hatalardan kaçınmanız gerektiğini öğrendikten sonra, taslaklarınızı çoğu insanın her gün aldığı sayısız e-postadan farklı kılmaya odaklanmanın zamanı geldi. Kendinizinkini bir sonraki seviyeye taşımak için dört strateji:

Olumlu düşün

Uzaktan olumsuz, hatta tarafsız bir e-posta göndermek sizi zor bir duruma sokabilir. Ve herhangi bir yazılı iletişimde olduğu gibi, yanlış yorumlamaya yer olabilir.

İletişim görgü kuralları uzmanı Post Senning, "Başka bilgilerin yokluğunda, yorumumuz genellikle olumsuza döner" diye açıklıyor. “Olumsuz iletişimden bahsederken, ses tonu, gözlerinizdeki pırıltı, bir şeye niyet ettiğiniz iyi mizah, hatta gerçek özen veya ilgi gibi bilgileri kaçırıyorsunuz. eleştiri sunuyor. Bu yüzden gerçekten dikkatli olun. Bir şey size olumsuz geliyorsa, muhtemelen başka birine daha da olumsuz geliyor.”

Doğru tonu vur

"Sevgili [müşteri]" yazan veya gerçekten satıştayken halkla ilişkilerdeki çalışmanıza atıfta bulunan bir e-posta almak istemezsiniz, çünkü gönderenin size toplu e-posta gönderdiğini veya doğru araştırmayı yapmadılar ve doğru kişiyi bulamadılar. Benzer şekilde, gönderdiğiniz her e-postanın alıcı için özel olarak hazırlanmış bir tonu olduğundan ve onu doğru kişiye gönderdiğinizden emin olmak isteyeceksiniz.

Bu nedenle, şablon kullanmak cazip gelse de, onu kişiselleştirmek ve gönder'e basmadan önce alıcının iletişim tarzını akılda tutmak önemlidir. Bunu başarmak için, hızlı bir Google araması veya alıcının LinkedIn veya Twitter beslemesine bir göz atmak harikalar yaratabilir.

Göndermeden önce, ton ve içerik konusunda içgüdüsel bir kontrol için kendinizi alıcının yerine koymayı deneyin. E-postada kendi tonunuzu okumakta zorlanıyorsanız, Grammarly'nin ton dedektörü, alıcınıza nasıl ses çıkaracağınızı belirlemenize yardımcı olabilir.

Takip edin - zamanında

Bir e-posta gönderiyorsanız, büyük olasılıkla zamanında yanıt arıyorsunuz. Ancak çoğu insanın her gün sıraladığı büyük miktarda e-posta ile işler kaybolabilir. Genel bir kural olarak, ilk e-postayı gönderdikten sonra bir takip mesajı asla yirmi dört saatten daha kısa sürede gelmemelidir.

Başka bir deyişle: Gönderdikten iki saat sonra takip isteği gönderen kişi olmayın. Aşırı durumlarda, bu tür davranışlar sizi bloke bile edebilir. “Daha fazla zaman ayırdığınızda ve e-postanın diğer tarafındaki kişiyle gerçekten ilgilendiğinizde, hemen çok daha yüksek bir yanıt oranı göreceksiniz. Bunu zor yoldan öğrenmek zorunda kaldım,” diyor kopya şefi Schafer.

Göz yormayı kolaylaştırın

Gönderdiğiniz mesajların çoğu büyük olasılıkla kısa tarafta olacaktır, bu da hızlı yanıtlar almak ve işleri halletmek için harikadır. Ancak daha uzun e-postalar için taranabilirlik oyunun adıdır. İşte o zaman kalın yazı tipi, madde işaretleri, altı çizili cümleler ve TL;DR (çok uzun, okunmadı) bölümü gibi şeyler işe yarar.

Bir e-posta oluştururken akılda tutulması gereken birçok faktör vardır ve geniş bir hata payı vardır. Ama her şey söylenip yapıldıktan sonra, bu mükemmellikle ilgili değil. Etkili iletişimle ilgilidir.

“Bence insanlar, bu büyük kelime dağarcığı ve bu mükemmel yapılandırılmış cümlelerle bu mükemmel iletişimci olmanız gerektiği konusunda bu baskıyı hissediyorlar. Ve bunun her zaman böyle olduğunu bilmiyorum çünkü sadece iletişim kuran iki insansınız” diyor serbest yazar Boogaard.

Grammarly'den daha fazlası:

  • Grammarly Nasıl Çalışır?
  • Grammarly Öğrenmenize Nasıl Yardımcı Olur?
  • Grammarly'nin Ton Dedektörü ile Tanışın