Comment rédiger un e-mail approprié

Que vous soyez un jeune professionnel prometteur ou un gestionnaire chevronné, la rédaction d'e-mails est un aspect essentiel de la communication d'entreprise. Et grâce à ce qui est souvent considéré comme les mystères de la grammaire anglaise et les subtilités de l'écrit, cela peut être une lutte quotidienne. C'est particulièrement vrai si vous devez motiver des personnes occupées à répondre ou à aborder un sujet potentiellement délicat. Pour rédiger un excellent e-mail, vous devez savoir deux choses : les erreurs courantes à éviter et les stratégies de niveau supérieur pour aller de l'avant.

Mais tout d'abord, vous devez savoir à quoi ressemble un bon e-mail si vous allez en écrire un.

Anatomie d'un bon email

Chaque e-mail que vous écrivez a la même structure de base : ligne d'objet, message d'accueil, corps de l'e-mail et fermeture. Mais comme pour toute forme écrite de communication professionnelle, il existe une bonne façon de procéder et des normes à respecter. Voici comment rédiger un e-mail approprié :

1 ligne d'objet

La ligne d'objet peut être la partie la plus importante de l'e-mail, bien qu'elle soit souvent négligée au profit du corps de l'e-mail. Mais si vous envoyez un e-mail à froid à quelqu'un ou si vous établissez simplement une relation professionnelle, votre ligne d'objet peut inciter les gens à ouvrir le message et à définir des attentes concernant ce qui est joint. D'un autre côté, une ligne d'objet mal conçue ou générique (comme "Salut" ou "Vous ne voulez pas manquer ça") peut dissuader le lecteur et faire atterrir votre e-mail dans le dossier spam.

"Passez deux fois plus de temps à rédiger la bonne ligne d'objet que sur le [corps] parce que s'ils n'ouvrent pas l'e-mail, cela n'a pas d'importance", déclare Cole Schafer, fondateur et chef de la copie de Honey Copy.

2 ouvreurs

Dans la plupart des situations d'écriture d'e-mails, vous souhaiterez inclure une salutation rapide pour remercier le lecteur avant de plonger dans votre message principal ou votre demande.

L'exception : lorsque vous êtes sur une chaîne de messagerie avec des collègues proches, il devient souvent plus naturel de laisser tomber l'ouverture (ainsi que la fermeture). Bien que cela puisse initialement ressembler à un faux pas, cela signale un meilleur rapport professionnel.

3 Corps

Le corps d'un e-mail est l'essentiel de votre message, et il doit avoir un objectif clair et précis, comme obtenir des commentaires sur une présentation ou organiser une réunion avec un nouveau client. Il doit également être concis. De cette façon, les gens seront plus enclins à le lire, plutôt que de le parcourir et de risquer de manquer des informations essentielles. Si vous le pouvez, réduisez-le à quelques phrases de choix.

Et pour les e-mails qui nécessitent plus de longueur et de détails, restez aussi ciblés que possible. « Personne ne veut recevoir un roman. Vous voulez le garder entre trois, quatre ou cinq lignes de texte », explique Schafer.

4 fermetures

Tout comme vous voulez commencer du bon pied avec votre message d'accueil, vous voulez aussi bien vous séparer. Cela signifie rédiger une signature amicale. Et il y a beaucoup d'options à choisir.

Par exemple, voici 12 fermetures courantes et professionnelles que les utilisateurs de Grammarly ont choisies un jour donné :

Vous voudrez choisir une conclusion qui correspond à votre personnalité et l'adapter à la relation pour assurer un niveau de professionnalisme approprié. D'un autre côté, il vaut mieux ne pas utiliser les fermetures courantes telles que "amour", "envoyé depuis l'iphone" ou "merci" dans les e-mails professionnels.

Vous pouvez ajouter n'importe quel mot à votre dictionnaire personnel.

Quels mots allez-vous ajouter ? #cleanwritinghttps://t.co/itTRLCarol

– Grammaire (@Grammarly) 18 septembre 2018

Erreurs courantes d'écriture d'e-mails (et que faire à la place)

Tout comme chaque e-mail est une opportunité de croissance professionnelle, il est également possible de tomber dans de mauvaises habitudes courantes d'écriture d'e-mails. Voici huit erreurs à éviter :

1 Omettre les virgules Oxford nécessaires

La virgule d'Oxford peut être quelque peu polarisante lorsque vous réfléchissez à la façon d'écrire un e-mail approprié, selon le guide de style utilisé pour les communications professionnelles dans votre secteur. Elle est généralement soit évitée, soit saluée comme un outil de clarification. Quoi qu'il en soit, beaucoup de gens ont des opinions bien arrêtées à ce sujet. Mais les laisser de côté peut prêter à confusion, selon la phrase.

Tout comme un mariage sain, le style AP appelle à une communication claire. Nous croyons également à la valeur du compromis. Alors pour rappel, le Stylebook n'interdit pas toutes les virgules Oxford. Si l'omission d'une virgule peut entraîner une confusion ou une mauvaise interprétation, utilisez la virgule. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 août 2018

Que faire à la place : Bien que la virgule Oxford puisse ne pas convenir dans certains contextes, il est généralement judicieux de les utiliser dans les e-mails. En effet, cela peut vous aider à gagner du temps et à éviter les malentendus, la confusion et même les problèmes juridiques.

2 Couverture

Les utilisateurs de grammaire savent qu'en matière de couverture, il vaut mieux l'omettre que de le laisser, en particulier dans les e-mails. Et si vous craignez de paraître impoli, ne le soyez pas : contrairement à la croyance populaire, le langage de couverture vous rend moins confiant, ce qui peut finalement saper votre écriture.

Que faire à la place : énoncez votre idée ou votre opinion, puis expliquez le « pourquoi » derrière votre raisonnement. De cette façon, vous serez mieux compris et votre éclat pourra transparaître.

3 Copie extrêmement longue et/ou peu claire

Liriez-vous un e-mail de 1 000 mots ? Probablement pas, la plupart des gens parcourent les e-mails longs. Et si vous ajoutez des phrases difficiles à suivre ou des messages contradictoires à votre brouillon, vous avez encore moins de chances d'obtenir une réponse satisfaisante. (Ou n'importe quelle réponse.)

"Je reçois une tonne de [emails] qui ne sont que ces énormes blocs de texte. Et je comprends pourquoi ils font cela - vous avez donc suffisamment de détails. Mais c'est vraiment difficile à lire et je ne vais pas tout lire », déclare Kat Boogaard, une rédactrice indépendante basée au Wisconsin.

Que faire à la place : restez concis et concentrez-vous sur le sujet en question. Terminez ensuite par un appel à l'action, une date de réponse demandée et indiquez clairement que vous êtes ouvert aux questions et aux suivis (si tel est le cas).

4 Être trop décontracté (ou formel)

Selon votre situation, trop hésiter au côté décontracté ou formel de l'écriture peut être un faux pas. Être trop décontracté est souvent considéré comme une erreur de débutant, mais un langage rigide et formel peut également nuire à votre message.

Que faire à la place : Pour trouver l'équilibre parfait entre formel et décontracté, la clé est de penser à la relation entre vous et le destinataire et de prendre des repères sociaux au fur et à mesure que votre communication progresse.

"Vous voulez en quelque sorte voir ce que fait quelqu'un d'autre et participer, jouer le jeu, en quelque sorte reconnaître la façon dont la communication se développe et la façon dont les attentes dans une relation se développent", explique Dan Post Senning, expert en étiquette à l'Emily Post Institute.

5 clichés

Tous les clichés sur les e-mails ne sont pas des péchés capitaux. Certains aspects de vos e-mails sont forcément un peu stéréotypés. Après tout, la plupart des e-mails ont la même structure de base, et il existe des phrases que vous pouvez utiliser pour assurer la clarté ou couvrir vos bases. Mais si vous allez répéter des phrases, assurez-vous qu'elles ont un objectif clair.

Comme le dit Kiera Wright-Ruiz, responsable des médias sociaux chez Google Local Guides : "Même si je répète toujours : "Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me le faire savoir", je veux en fait savoir s'ils ont des questions."

Cependant, la plupart du temps, vous souhaiterez supprimer les clichés dans la mesure du possible, car ils peuvent faire en sorte que les gens se déconnectent. Voici les sept principaux à éviter :

Méthode : Nous avons recherché les termes utilisés par les utilisateurs de Grammarly sur la base de nos articles de blog les plus populaires.

Que faire à la place : Essayez de lire le brouillon pour les clichés, le ton et la voix afin de communiquer plus efficacement votre message tout en gardant le lecteur engagé. Demandez-vous : si votre patron (ou votre mère) lisait cet e-mail, en seriez-vous satisfait ? Si la réponse est oui, alors vous êtes sur la bonne voie.

6 Répétition

Les gens répètent souvent des mots dans le même paragraphe, deux fois dans deux phrases, ou tout simplement trop rapprochés pour passer inaperçus. Bien que ce ne soit pas la pire infraction, c'est une autre chose qui peut faire en sorte qu'un lecteur se déconnecte.

Voici les mots les plus fréquemment répétés à éviter :

Que faire à la place : essayez de lire votre brouillon à haute voix, d'utiliser la fonction de synthèse vocale de votre téléphone ou de le faire exécuter par un collègue avant de l'envoyer. La grammaire peut également vous aider à détecter ces mots répétés ou surutilisés.

7 Langage robotique

Le courrier électronique peut être un descendant du courrier postal, mais cela ne signifie pas que vos messages doivent ressembler à une version ancienne de vous-même. En fait, les e-mails doivent ressembler à la personne qui les écrit. Donc, utiliser des phrases qui ressemblent à quelque chose d'un roman victorien n'est pas la meilleure chose à faire si vous voulez vous connecter avec le lecteur.

« Avouons-le : personne ne veut lire un manuel universitaire. Vous voulez lire un blog ou un article ou une vraie conversation. C'est une personne, ce n'est pas un robot. Utilisez donc un langage qui ressemble à quelque chose que vous diriez si vous étiez simplement assis dans un café », explique le chef de la copie Schafer.

Que faire à la place : Vous pouvez obtenir un effet plus naturel en faisant semblant d'écrire à un ami ou d'avoir une conversation avec une connaissance amicale. Par exemple, vous ne diriez probablement pas quelque chose comme « Salutations » et « J'espère qu'il fait beau là où vous êtes » si vous rencontriez quelqu'un pour prendre un café. Vous diriez quelque chose comme "Bonjour" et "Merci encore pour votre temps".

8 Utilisation abusive des points d'exclamation !

L'enthousiasme est grand. Mais dans certains contextes, la surutilisation des points d'exclamation peut faire plus de mal que de bien. Cela est particulièrement vrai si vous établissez une nouvelle relation ou si vous contactez une personne extérieure à votre entreprise. Vous êtes, après tout, un représentant de votre travail lorsque vous utilisez une adresse e-mail d'entreprise. Mais les gens adorent les points d'exclamation, et ils sont toujours quelque chose sur lequel beaucoup de gens comptent pour transmettre un ton positif.

Par exemple, voici les phrases et les mots les plus courants que les gens utilisent avec des points d'exclamation dans les e-mails :

Que faire à la place : après avoir rédigé votre brouillon, faites une recherche rapide des points d'exclamation et utilisez votre jugement pour déterminer lequel (le cas échéant) conserver en fonction de votre relation avec le destinataire. En règle générale, essayez de vous en tenir à un ou deux par e-mail avec des collègues.

Nous nous sentons reconnaissants aujourd'hui.

Je suis reconnaissant qu'une superstar du contenu comme @MarketingProfs utilise Grammarly. #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

– Grammaire (@Grammarly) 28 septembre 2018

Mouvements d'écriture d'e-mails de niveau supérieur

Une fois que vous avez le bon format d'e-mail et que vous savez quelles erreurs éviter, il est temps de vous concentrer sur la différenciation de vos brouillons de la myriade d'e-mails que la plupart des gens reçoivent chaque jour. Voici quatre stratégies pour faire passer la vôtre au niveau supérieur :

Penser positivement

L'envoi d'un e-mail vaguement négatif, voire neutre, peut vous mettre dans une situation délicate. Et comme pour toute communication écrite, il peut y avoir place pour une mauvaise interprétation.

"En l'absence d'autres informations, notre interprétation par défaut est souvent négative", explique l'expert en étiquette de communication Post Senning. «Lorsque vous parlez de communication négative, vous [manquez] l'information qui est le ton de la voix, le scintillement dans vos yeux, la bonne humeur avec laquelle vous avez l'intention de faire quelque chose ou même le véritable soin ou l'inquiétude avec laquelle vous êtes offrir des critiques. Alors soyez vraiment prudent. Quand quelque chose se lit comme négatif pour vous, cela apparaît probablement comme encore plus négatif pour quelqu'un d'autre.

Frappez le bon ton

Vous ne voudriez pas recevoir un e-mail qui dit "Cher [client]", ou qui fait référence à votre travail dans les relations publiques alors que vous êtes en fait dans la vente, car cela montrerait immédiatement que l'expéditeur vous envoie des e-mails en masse, ou ils n'ont pas fait les recherches appropriées et trouvé le bon contact. De même, vous voudrez vous assurer que chaque e-mail que vous envoyez a une tonalité spécialement conçue pour le destinataire et que vous l'envoyez à la bonne personne.

Ainsi, même s'il peut être tentant d'utiliser des modèles, il est important de le personnaliser et de garder à l'esprit le style de communication du destinataire avant d'appuyer sur envoyer. Pour ce faire, une recherche rapide sur Google ou un coup d'œil sur le fil LinkedIn ou Twitter du destinataire peut faire des merveilles.

Avant d'envoyer, essayez de vous mettre à la place du destinataire pour une vérification approfondie du ton et du contenu. Et si vous avez du mal à lire votre propre tonalité dans les e-mails, le détecteur de tonalité de Grammarly peut vous aider à déterminer comment vous parlez à votre destinataire.

Suivi — en temps utile

Si vous envoyez un e-mail, vous recherchez probablement une réponse rapide. Mais avec les grandes quantités d'e-mails que la plupart des gens trient chaque jour, des choses peuvent finir par se perdre. En règle générale, un message de suivi ne doit jamais arriver moins de vingt-quatre heures après l'envoi du premier e-mail.

En d'autres termes : ne soyez pas la personne qui envoie une demande de suivi deux heures après l'envoi. Dans des cas extrêmes, ce genre de comportement peut même vous bloquer. "Lorsque vous prenez plus de temps et que vous vous souciez réellement de la personne de l'autre côté de l'e-mail, vous allez immédiatement voir un taux de réponse beaucoup plus élevé. J'ai dû apprendre cela à la dure », explique le chef de copie Schafer.

Rendez-le facile pour les yeux

La plupart des messages que vous envoyez seront probablement plus courts, ce qui est idéal pour des réponses rapides et faire avancer les choses. Mais pour les e-mails plus longs, la scannabilité est le nom du jeu. C'est alors que des choses comme la police en gras, les puces, les phrases soulignées et une section TL; DR (trop long, n'a pas lu) deviennent utiles.

Il y a beaucoup de facteurs à garder à l'esprit lors de la rédaction d'un e-mail, et il y a une grande marge d'erreur. Mais après tout est dit et fait, il ne s'agit pas de perfection. Il s'agit d'une communication efficace.

«Je pense que les gens ressentent cette pression dont vous avez besoin pour être ce parfait communicateur avec cet énorme vocabulaire et ces phrases parfaitement structurées. Et je ne sais pas si c'est toujours le cas parce que vous n'êtes que deux personnes qui communiquent », explique l'écrivain indépendant Boogaard.

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