8 consejos de correo electrónico para jóvenes profesionales

Si es nuevo en la fuerza laboral, el correo electrónico puede ser difícil. Por un lado, es necesario mantenerse en contacto con los compañeros de trabajo y hacer las cosas. Por otro lado, hay muchas reglas no escritas que pueden hacerte tropezar y ralentizarte.

Factores como su industria, la cultura de la empresa y el trabajo desde casa impactan en la forma en que usa el correo electrónico. Es importante hacerlo bien.

“Es la comunicación empresarial fundamental. Es la forma en que las personas a menudo conocen a otras personas por primera vez. . . es absolutamente crítico, es una de las habilidades más importantes que puedes cultivar”, dice Dan Post-Senning, un experto en etiqueta del Instituto Emily Post.

El correo electrónico puede parecer solo hechos y cifras, pero en realidad se trata de construir relaciones. Pero como nuevo trabajador, cuando se trata de etiqueta de correo electrónico, no sabes lo que no sabes. Para ayudarlo a obtener una ventaja sobre su estado de nuevo empleado (y sumar puntos con su gerente), aquí hay ocho consejos de correo electrónico para vivir:

1 Sepa lo que quiere y pídalo.

Cada correo electrónico que envíe debe tener un propósito claramente definido. Las largas cadenas de correo electrónico, las preguntas sin respuesta y las solicitudes poco claras pueden convertir el correo electrónico de una herramienta de trabajo útil en un impedimento para la productividad. Los empleados primerizos pueden destacarse y mantener las asignaciones en movimiento al finalizar los correos electrónicos con una llamada a la acción y una fecha límite. Cuanto más específico puedas ser, mejor. Por ejemplo, decir "Me encantaría recibir sus comentarios sobre las páginas 16 a 20 de mi informe para el viernes de EOD" es mucho mejor que "déjeme saber lo que piensa".

2 Leer la habitación.

Lograr un tono casual y mantenerlo profesional puede ser complicado. La mejor manera de abordar ese problema es seguir las señales de las personas que te rodean. Por ejemplo, probablemente no quieras ser demasiado formal si la persona con la que estás hablando es un compañero de trabajo, especialmente si trabajas en una industria más creativa o relajada. Como señala Post-Senning, eso puede introducir una distancia que puede afectar negativamente su relación laboral en la vida real.

También es importante adherirse a las mejores prácticas específicas de la empresa. Por ejemplo, si es estándar incluir una oración TL;DR (demasiado larga, no se leyó) en la parte superior de los correos electrónicos largos, olvidar escribir una puede generar confusión o tiempos de respuesta más prolongados. Pide consejo a profesionales más experimentados o personas con algunos años de trabajo en la empresa que puedan ayudarte a encajar en el espacio de trabajo.

“Todos nos comunicamos de diferentes maneras, y si piensas solo en cómo prefieres comunicarte y no en cómo prefiere comunicarse tu destinatario, probablemente tendrás una conversación bastante unilateral”, dice Kat Boogaard, una estudiante de Wisconsin. escritor independiente basado.

3 Obtenga una segunda opinión.

Nunca querrá que sus correos electrónicos tengan errores tipográficos o frases incómodas. No solo pueden impedir la comunicación, sino que también pueden hacerte lucir menos profesional. Pero los errores pequeños pueden ser difíciles de detectar cuando edita su propio trabajo. Por eso es útil que otra persona lea el borrador, especialmente en el caso de correos electrónicos importantes, para señalar cualquier problema antes de presionar enviar. O, si lo prefiere, tome una página de Kiera Wright-Ruiz, administradora de redes sociales en Local Guides de Google, y use un lector de texto a voz para escuchar fácilmente los errores.

4 Compruebe la negatividad en la puerta.

La comunicación escrita puede resultar más negativa de lo que pretendes. Y si tiene sentimientos negativos sobre el correo electrónico o está abordando un tema difícil, lograr el equilibrio adecuado puede ser difícil, especialmente como trabajador nuevo.

“Es posible que esté más inclinado emocionalmente a responder a alguien cuando está molesto, o ni siquiera sabe que está sonando pasivo agresivo en un correo electrónico”, dice Wright-Ruiz. “[Pregúntese] si esto fue compartido con su gerente, ¿es algo con lo que se siente totalmente bien? Y si la respuesta es sí, entonces lo estás haciendo bien”.

5 Sea oportuno.

Entre la orientación, familiarizarse con la oficina y ponerse al día con su nuevo trabajo, puede ser tentador dejar pasar los correos electrónicos. Para la mayoría de los correos electrónicos, intente mantener un tiempo de respuesta de 24 horas. Si necesita más tiempo, envíe una nota de agradecimiento rápida e infórmeles cuándo podrá proporcionarles lo que necesiten. Dicho esto, no es necesario que responda a todos los correos electrónicos, especialmente si no los solicitó.

6 Tenga en cuenta las imágenes.

“Nadie quiere encontrarse con un muro gigante de texto similar a Guerra y paz”, dice el escritor independiente Boogaard. Pero habrá momentos en que los correos electrónicos más largos serán inevitables. Es más probable que obtenga la respuesta que está buscando si se enfoca en escribir párrafos cortos, usar viñetas y poner en negrita la información clave. Cuanto más largo sea el correo electrónico, más importante es hacerlo fácil de leer.

7 Sea inteligente con respecto a los seguimientos.

Es perfectamente aceptable enviar un recordatorio rápido cuando necesita una respuesta de alguien. Pero el contexto determina cuánto tiempo debe esperar para enviar un correo electrónico de seguimiento. Si está esperando algo de un colega, es razonable tener una ventana de 24 a 48 horas para seguimientos. Por el contrario, si le estás enviando un correo electrónico a alguien, es mejor esperar una o dos semanas antes de regresar para evitar molestar al destinatario. Y algunas personas no responden al correo electrónico en absoluto. Si es posible, pregunte por su método de comunicación preferido y establezca expectativas por adelantado.

8 Date un respiro.

El correo electrónico es una gran herramienta para la comunicación, pero la perfección no es el objetivo. Se trata de construir relaciones y hacer las cosas. Tomará tiempo desarrollar su conjunto de habilidades de correo electrónico. Como dice el escritor independiente Boogaard: “El correo electrónico probablemente no lo matará, así que respire hondo. Todo va a estar bien."