8 sfaturi pentru e-mail pentru tinerii profesioniști

Dacă sunteți nou în forța de muncă, e-mailul poate fi dificil. Pe de o parte, este necesar să păstrați legătura cu colegii și să faceți lucrurile. Pe de altă parte, există o mulțime de reguli nescrise care te pot împiedica și te pot încetini.

Factori precum industria dvs., cultura companiei și lucrul de acasă influențează astfel încât să utilizați e-mailul. Este important să o faci corect.

„Este comunicarea fundamentală în afaceri. Acesta este modul în care oamenii întâlnesc oamenii pentru prima dată. . . este absolut esențial, este una dintre cele mai importante abilități pe care le poți cultiva”, spune Dan Post-Senning, expert în etichetă la Institutul Emily Post.

E-mailul poate să pară doar fapte și cifre, dar într-adevăr, este vorba despre construirea de relații. Dar, în calitate de muncitor nou, când vine vorba de eticheta prin e-mail, nu știi ce nu știi. Pentru a vă ajuta să obțineți un avans în ceea ce privește statutul de nou angajat (și să câștigați puncte cu managerul dvs.), iată opt sfaturi prin e-mail pe care să le folosiți:

1 Află ce vrei și cere-l.

Fiecare e-mail pe care îl trimiteți ar trebui să aibă un scop clar definit. Lanțurile lungi de e-mail, întrebările fără răspuns și solicitările neclare pot transforma e-mailul dintr-un instrument de lucru util într-un impediment de productivitate. Angajații pentru prima dată pot ieși în evidență și pot continua sarcinile în mișcare, încheind e-mailurile cu un îndemn și un termen limită. Cu cât poți fi mai specific, cu atât mai bine. De exemplu, să spui „Mi-ar plăcea feedback-ul tău de la paginile 16 până la 20 din raportul meu de vineri EOD” este mult mai bine decât „să-mi spui ce crezi”.

2 Citiți camera.

A atinge un ton casual, menținându-l profesional, poate fi dificil. Cel mai bun mod de a aborda această problemă este să iei indiciile de la oamenii din jurul tău. De exemplu, probabil că nu doriți să fiți prea formal dacă persoana cu care vorbiți este un coleg, mai ales dacă lucrați într-o industrie mai creativă sau mai relaxată. După cum notează Post-Senning, acest lucru poate introduce distanța, care poate avea un impact negativ asupra relației dvs. de lucru în viața reală.

De asemenea, este important să respectați cele mai bune practici specifice companiei. De exemplu, dacă este standard să includeți o propoziție TL;DR (prea lungă, nu a citit) în partea de sus a e-mailurilor lungi, uitarea de a scrie una poate duce la confuzie sau la timpi de răspuns mai lungi. Solicitați sfaturi de la profesioniști mai experimentați sau de la persoane care au lucrat în companie de câțiva ani, care vă pot ajuta să vă integrați în spațiul de lucru.

„Cu toții comunicăm în moduri diferite și dacă te gândești doar la modul în care preferi să comunici și nu la modul în care preferă să comunice destinatarul tău, probabil vei avea o conversație destul de unilaterală”, spune Kat Boogaard, o persoană din Wisconsin. scriitor independent bazat.

3 Obțineți o a doua opinie.

Nu vrei niciodată ca e-mailurile tale să aibă greșeli de scriere sau fraze incomode. Acestea nu numai că pot împiedica comunicarea, dar te pot face și să arăți mai puțin profesionist. Dar erorile mici pot fi greu de identificat atunci când vă editați propria lucrare. De aceea, este util să convingi pe altcineva să-ți citească schița, în special pentru e-mailurile importante, pentru a semnala orice problemă înainte de a apăsa pe trimitere. Sau, dacă preferați, luați o pagină de la Kiera Wright-Ruiz, managerul rețelelor sociale la Local Guides de la Google și folosiți un cititor text-to-speech pentru a auzi cu ușurință greșelile.

4 Verificați negativitatea la ușă.

Comunicarea scrisă poate fi mai negativă decât ți-ai dori. Și dacă aveți sentimente negative cu privire la e-mail sau abordați un subiect dificil, atingerea echilibrului potrivit poate fi dificilă, mai ales ca un nou lucrător.

„S-ar putea să fii mai înclinat din punct de vedere emoțional să răspunzi cuiva atunci când ești supărat sau nici măcar nu știi că arăți să pari agresiv pasiv într-un e-mail”, spune Wright-Ruiz. „[Întrebați-vă] dacă acest lucru a fost împărtășit managerului dvs., este ceva cu care vă simțiți foarte bine? Și dacă răspunsul este da, atunci te descurci bine.”

5 Fii oportun.

Între orientare, familiarizarea cu biroul și trecerea la curent cu noul tău concert, poate fi tentant să lași e-mailurile să alunece. Pentru majoritatea e-mailurilor, încercați să păstrați un timp de răspuns de 24 de ore. Dacă aveți nevoie de mai mult timp, trimiteți o scrisoare rapidă de mulțumire și spuneți-le când le veți putea oferi tot ce au nevoie. Acestea fiind spuse, nu trebuie să răspundeți la fiecare e-mail, mai ales dacă sunt nesolicitate.

6 Ține cont de elementele vizuale.

„Nimeni nu vrea să fie întâlnit cu un zid de text uriaș, asemănător Războiului și Pacii”, spune scriitorul independent Boogaard. Dar vor exista momente în care e-mailurile mai lungi sunt inevitabile. Veți avea mai multe șanse să obțineți răspunsul pe care îl căutați dacă vă concentrați pe scrierea unor paragrafe scurte, folosind punctele marcante și informațiile cheie îndrăznețe. Cu cât e-mailul este mai lung, cu atât mai important este să îl faci skimmable.

7 Fii inteligent cu privire la urmăriri.

Este perfect acceptabil să trimiteți un memento rapid atunci când aveți nevoie de un răspuns de la cineva. Dar contextul determină cât timp ar trebui să aștepți pentru a trimite un e-mail de urmărire. Dacă așteptați ceva de la un coleg, este rezonabil să aveți o fereastră de 24 până la 48 de ore pentru urmăriri. În schimb, dacă trimiteți un e-mail cuiva rece, cel mai bine este să așteptați o săptămână sau două înainte de a vă întoarce, pentru a evita enervantul destinatarului. Și unii oameni nu răspund deloc la e-mail. Dacă este posibil, cereți metoda preferată de comunicare și stabiliți așteptările în avans.

8 Oferă-ți o pauză.

E-mailul este un instrument excelent de comunicare, dar perfecțiunea nu este scopul. Este vorba despre construirea de relații și realizarea lucrurilor. Va dura timp pentru a vă dezvolta setul de e-mail. După cum spune scriitorul independent Boogaard, „E-mailul probabil nu te va ucide, așa că respiră adânc. Totul va fi bine.”