8 Tips Email untuk Profesional Muda

Jika Anda baru mengenal dunia kerja, email bisa jadi sulit. Di satu sisi, penting untuk tetap berhubungan dengan rekan kerja dan menyelesaikan sesuatu. Di sisi lain, ada banyak aturan tidak tertulis yang dapat membuat Anda tersandung dan memperlambat Anda.

Faktor-faktor seperti industri Anda, budaya perusahaan, dan bekerja dari rumah memengaruhi cara Anda menggunakan email. Sangat penting untuk melakukannya dengan benar.

“Ini adalah komunikasi bisnis yang mendasar. Begitulah cara orang sering bertemu orang untuk pertama kalinya. . . ini sangat penting, ini adalah salah satu keterampilan terpenting yang dapat Anda kembangkan,” kata Dan Post-Senning, pakar etiket di Emily Post Institute.

Email mungkin terasa seperti fakta dan angka, tetapi sebenarnya, ini tentang membangun hubungan. Tetapi sebagai pekerja baru, ketika berbicara tentang etiket email, Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui. Untuk membantu Anda meningkatkan status karyawan baru Anda (dan mencetak poin dengan manajer Anda), berikut adalah delapan tip email yang harus diikuti:

1 Ketahui apa yang Anda inginkan dan mintalah.

Setiap email yang Anda kirim harus memiliki tujuan yang jelas. Rantai email yang panjang, pertanyaan yang tidak terjawab, dan permintaan yang tidak jelas dapat mengubah email dari alat kerja yang berguna menjadi penghalang produktivitas. Karyawan pertama kali dapat menonjol, dan membuat tugas tetap berjalan, dengan mengakhiri email dengan ajakan bertindak dan tenggat waktu. Semakin spesifik Anda, semakin baik. Misalnya, mengatakan "Saya ingin tanggapan Anda di halaman 16 hingga 20 laporan saya oleh EOD Friday" jauh lebih baik daripada "beri tahu saya pendapat Anda".

2 Baca ruangan.

Mencolok nada kasual sambil tetap profesional bisa jadi rumit. Cara terbaik untuk mengatasi masalah itu adalah dengan mengambil petunjuk dari orang-orang di sekitar Anda. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin terlalu formal jika orang yang Anda ajak bicara adalah rekan kerja—terutama jika Anda bekerja di industri yang lebih kreatif atau santai. Sebagai catatan Post-Senning, itu dapat menimbulkan jarak yang dapat berdampak negatif pada hubungan kerja Anda di kehidupan nyata.

Penting juga untuk mematuhi praktik terbaik khusus perusahaan. Misalnya, jika standar untuk menyertakan kalimat TL;DR (terlalu panjang, tidak dibaca) di bagian atas email yang panjang, lupa menulisnya dapat menyebabkan kebingungan atau waktu respons yang lebih lama. Mintalah saran dari profesional yang lebih berpengalaman atau orang yang telah bekerja di perusahaan selama beberapa tahun yang dapat membantu Anda menyesuaikan diri dengan ruang kerja.

“Kita semua berkomunikasi dengan cara yang berbeda, dan jika Anda hanya memikirkan bagaimana Anda lebih suka berkomunikasi dan bukan bagaimana penerima Anda lebih suka berkomunikasi, Anda mungkin akan melakukan percakapan yang cukup berat sebelah,” kata Kat Boogaard, seorang Wisconsin- penulis lepas berbasis.

3 Dapatkan pendapat kedua.

Anda tidak pernah ingin email Anda memiliki kesalahan ketik atau frasa yang canggung. Hal-hal tersebut tidak hanya dapat menghambat komunikasi, tetapi juga dapat membuat Anda terlihat kurang profesional. Tapi kesalahan kecil bisa sulit dikenali saat Anda mengedit pekerjaan Anda sendiri. Itulah mengapa sangat berguna untuk meminta orang lain membaca draf Anda, terutama untuk email penting, untuk menandai masalah apa pun sebelum Anda menekan kirim. Atau jika Anda mau, ambil halaman dari Kiera Wright-Ruiz, manajer media sosial di Pemandu Lokal Google, dan gunakan pembaca text-to-speech untuk mendengar kesalahan dengan mudah.

4 Periksa hal negatif di pintu.

Komunikasi tertulis bisa menjadi lebih negatif daripada yang Anda inginkan. Dan jika Anda memiliki perasaan negatif tentang email atau Anda sedang membahas topik yang sulit, mencapai keseimbangan yang tepat bisa jadi sulit, terutama sebagai pekerja baru.

"Anda mungkin lebih cenderung secara emosional untuk menanggapi seseorang ketika Anda sedang kesal, atau Anda bahkan tidak tahu bahwa Anda terdengar pasif agresif dalam sebuah email," kata Wright-Ruiz. “[Tanyakan pada diri sendiri] apakah ini dibagikan kepada manajer Anda, apakah ini sesuatu yang Anda rasa sangat keren? Dan jika jawabannya ya, maka Anda baik-baik saja.”

5 Tepat waktu.

Antara orientasi, membiasakan diri dengan kantor, dan mempercepat pertunjukan baru Anda, mungkin tergoda untuk membiarkan email meluncur. Untuk sebagian besar email, cobalah untuk menjaga waktu respons 24 jam. Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, kirimkan ucapan terima kasih singkat dan beri tahu mereka kapan Anda dapat memberikan apa pun yang mereka butuhkan. Karena itu, Anda tidak perlu menanggapi setiap email, terutama jika tidak diminta.

6 Ingatlah visual.

“Tidak ada yang ingin bertemu dengan dinding teks raksasa seperti Perang dan Damai,” kata penulis lepas Boogaard. Tetapi akan ada saatnya email yang lebih panjang tidak dapat dihindari. Anda akan lebih mungkin mendapatkan respons yang Anda cari jika Anda berfokus pada menulis paragraf pendek, menggunakan poin-poin, dan menebalkan informasi penting. Semakin panjang email, semakin penting untuk membuatnya skimmable.

7 Jadilah cerdas tentang tindak lanjut.

Mengirim pengingat cepat saat Anda membutuhkan tanggapan dari seseorang adalah hal yang wajar. Tetapi konteks menentukan berapa lama Anda harus menunggu untuk mengirim email tindak lanjut. Jika Anda menunggu sesuatu dari rekan kerja, masuk akal untuk memiliki waktu 24-48 jam untuk tindak lanjut. Sebaliknya, jika Anda mengirim email kepada seseorang yang kedinginan, sebaiknya tunggu satu atau dua minggu sebelum kembali untuk menghindari mengganggu penerima. Dan beberapa orang tidak menanggapi email sama sekali. Jika memungkinkan, mintalah metode komunikasi yang mereka sukai dan tetapkan harapan di awal.

8 Beri diri Anda istirahat.

Email adalah alat yang hebat untuk komunikasi, tetapi kesempurnaan bukanlah tujuannya. Ini tentang membangun hubungan dan menyelesaikan sesuatu. Ini akan memakan waktu untuk mengembangkan keahlian email Anda. Seperti yang dikatakan penulis lepas Boogaard, “Email mungkin tidak akan membunuh Anda, jadi tarik napas dalam-dalam. Semuanya akan baik-baik saja.”